سارا طاهری، خبرنگار گروه دانشگاه:«شفافیت و انضباط مالی» کلیدواژه مسئولان دانشگاه آزاد در دوره رشد و تحول است. موضوعی که با رونمایی از سامانه «حسابیار» شکل جدیتری بهخود میگیرد. امروز قرار است در دانشگاه آزاد از سامانهای رونمایی شود که اطلاعات مالی تمام واحدها را بهصورت یکپارچه تجمیع و اطلاعات مالی دانشگاه آزاد را شفاف میکند.
بحث «شفافیت در امور مختلف» بحثی است که مسئولان دانشگاه آزاد در دوره رشد و تحول بهعنوان یکی از رویکردهای اساسی خود مدنظر قرار دادند، زیرا معتقدند دانشگاه آزاد ملک خصوصی کسی نیست، بلکه متعلق به خود مردم است پس باید شفافیت در امور مالی در راس فعالیتهای آن باشد تا مردم بدانند در دانشگاه آزاد چه میگذرد و نقطه ابهامی در اذهان آنها باقی نماند.
به همین دلیل است که شفافیت و انضباط مالی مدتی است در برنامههای دانشگاه شکل جدیتری به خود گرفته تا جایی که حتی در سند تحول و تعالی دانشگاه نیز بر این مهم تاکید شد.
سامانه «حسابیار» هم امروز 29 مردادماه در راستای تاکیدات ریاست دانشگاه و اجرای سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد به نشانی hesabyar.iau.ir در راستای اجرای راه کنش «سامانهسپاری، چابکسازی و هوشمندسازی ساختار تشکیلاتی، فرآیندها و نظامهای مدیریتی با رویکرد افزایش یکپارچگی، بهرهوری و قابلیت یادگیری» سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد وارد فاز عملیاتی خود میشود.
چرا حسابیار؟
امور مالی واحدها و مراکز آموزشی دانشگاه تا پیش از این، از طریق نرمافزارهای حسابداری (ACCOUNT) و دریافت و پرداخت (Casher) انجام میشد اما از آنجایی که در این نرمافزارها اطلاعات مالی هر واحد بهصورت غیرمتمرکز ثبت و نگهداری میشد و درنهایت اطلاعات بهصورت دورهای با بازه زمانی به سازمان مرکزی ارسال و تجمیع میشد، مشکلاتی را ایجاد کرده بود. تکنولوژی بهکار گرفته شده در برنامهنویسی برنامه قبلی، قدیمی بود. به غیر از برنامهنویسی قدیمی، برنامه حسابداری بهصورت جزیرهای در واحدها مورد استفاده قرار میگرفت. جزیرهای بودن باعث میشد اطلاعات بهروز نباشند و قطعا بهروز نبودن اطلاعات مشکلات عدیده را برای سازمان مرکزی دانشگاه ایجاد میکرد. برنامه قبلی تحت وب هم نبود و بهصورت غیرمتمرکز عمل میکرد. بهنگام نبودن اطلاعات، عدمنظارت برخط اطلاعات مالی واحدها، مجزا بودن سرور و... ازجمله معضلات دیگری بود که دانشگاه را با چالشهایی مواجه کرده بود. بخش کوچکی از این ایرادات کافی بود تا مسئولان دانشگاه به فکر ایجاد سامانهای بیفتند که نهتنها این مشکلات را ندارد، بلکه مزایایی را نیز بهدنبال دارد. بر همین اساس سامانه حسابیار ایجاد و فروردین امسال از آن رونمایی شد و امروز نیز با حضور مسئولان دانشگاه وارد فاز عملیاتی میشود. حسابیار بهصورت بومی و توسط کارشناسان خبره اداره کل امور مالی و با همکاری کارشناسان و برنامهنویسان متبحر مرکز فناوری و اطلاعات دانشگاه طراحی و بارگذاری شد. نظاممند و بهنگام بودن، متمرکز شدن، یکپارچگی اطلاعات، نظارت بر خط، اعمال کنترلهای بودجهای، دسترسی لحظهای عاملان خزانهداری جهت اعمال کنترلهای لازم قبل از خرج و... از مهمترین مزایای این سامانه است. همچنین از آنجا که این سامانه تنها نیاز به چند سرور در مرکز دارد، هزینه دانشگاه را از لحاظ سختافزاری و امنیتی کاهش میدهد.
حسابیار چگونه کار میکند؟
داده نما
پنلی مدیریتی است که نسبتهای مالی و اهرمهای مالی متناسب با نیاز مدیریت را بهصورت نمودار گرافیکی نمایش میدهد. در این پنل نسبتهای نقدینگی، نسبتهای فعالیت، نسبتهای اهرمی و... بنا بر انتخاب کاربر نمایش داده میشود.
در این نمودار میتوان با کلیک روی آن به جزئیات و محاسبات عدد ارائه شده دست پیدا کرد.
حسابداری
حسابداری یکی دیگر از بخشهای این سمانه است که در آن رویدادهای مالی واحدها ثبت و طبقهبندی میشود. از ویژگیهای این منو شناسایی هوشمند آرتیکلهای ثبت سند شده بانک است. درصورتیکه آرتیکل ثبت شده در گروه حسابهای بانکی باشد سیستم عملیات ثبت سند را به منوی دریافت و پرداخت انتقال میدهد و کاربر باید در آن منو طبق الگوی طراحی شده نسبت به تکمیل اطلاعات و صدور چک اقدام کند. به عبارت دیگر این سامانه طوری طراحی شده که کاربران را به موارد استانداردی که نیاز است تکمیل و انجام شود هدایت میکند.
دریافت و پرداخت
در این منو عملیات صدور چک و صدور اسناد واریز به بانک انجام میشود. واریزیها در زیر منوی بدهکار بانک بهصورت دستی یا دریافت فایل از سامانه بانکی ثبت میشوند. هدف نهایی از طراحی این منو ایجاد سازوکار مغایرتگیری از حسابهای بانکی و آنچه کاربر در سامانه حسابیار ثبت شده خواهد بود. همچنین زیر منوی بستانکار بانک بهجهت صدور چک و بهمنظور کنترل خزانهداری طوری طراحی شده است که هر گونه صدور چک بدون تایید اولیه خزانهدار امکانپذیر نیست و بهواسطه همین مکانیسم کنترل بودجهای نیز در خلال این فرآیند صورت میپذیرد، این قسمت از گزارشات متنوعی در سطوح کاربران تا مدیران برخوردار است.
اطلاعات پایه
مانند تمام سامانههای حسابداری رایج، سامانه حسابیار نیز در قسمت اطلاعات پایه از آیتمهایی مانند تعاریف شعب بانکی و حسابهای بانکی و ثبت دسته چک برخوردار است منتها در راستای شفافیت مالی و کنترل سازمان بر واحدهای دانشگاهی این قسمت میتواند کمکهای موثری به مدیران عالی سازمان درخصوص افتتاح حساب جدید بانکی توسط واحدها یا تغییر بانک عامل کند.
تنظیمات
منوی تنظیم تاریخ سند که فقط توسط سازمان قابل انجام است و بیشتر بهمنظور عملیات بستن حسابها یا اصلاح تاریخ توسط سازمان پیشبینی شده است. همچنین در این منو سطوح دسترسی کاربران به این سامانه توسط راهبر اصلی سیستم قابل تعریف است. منوی صرافی ملی جهت ثبت رویدادهای حسابداری ارزی و بهمنظور وحدت رویه واحدها و پیروی از یک نرخ ارز مشخص در ثبت رویدادهای مالی ارزی برای واحدهای دارای دانشجویان بینالملل گنجانده شده است.
خزانهداری
از دیرباز نگرانی تمامی مسئولان دانشگاه روی کنترل نقدینگی و هزینه واحد متمرکز بود. این مهم در سامانه حسابیار با نگاه بومی و اعمال نظر کارشناسان مسلط مالی و خزانهداری جامه عمل پوشانیده شد، به این ترتیب که خزانهداری قادر است کنترل قبل از خرج و حین خرج را در این سامانه رصد کرده و اعمال کنترل کند. تایید چکهای صادرشده توسط خزانهدار زین پس از طریق خزانهدار صورت خواهد گرفت تا کار برای خزانهداران که نقش جدیتری در عرصه مالی دانشگاه پیدا کردند تسهیل شود.
گزارشات
همانطورکه میدانیم یکی از پرکاربردترین قسمتهای هر سیستم حسابداری قسمت گزارشات است. هدف از تهیه گزارش از بخشها و عملکردهای مختلف سازمان این است که اطلاعات دقیق و درست درخصوص کارهای جاری و دادههای گذشته جمعآوری شود و در اختیار مدیران قرار گیرد تا آنها بتوانند در فرآیندهای تصمیمگیری از این اطلاعات کمک بگیرند. این گزارشات امکان ارزیابی و اندازهگیری تکتک فعالیتها را ایجاد میکنند و در قالبهای مختلف شفاهی، متنی، اعداد، نمودارها و... بهدست مدیریت میرسند. ازجمله گزارشات میتوان بهصورت وضعیت مالی (ترازنامه) -که در سطوح مختلف کل – معین 1- معین2- و تفصیلی ارائه میشود، اشاره کرد. همچنین دفاتر حسابداری نیز در سطوح مختلف کل – معین 1- معین2- و تفصیلی قابل ارائه هستند. لازم به توضیح است گزارشات طوری طراحی شده است که کاربر در هر سطح کل تا تفصیل را در همان پنجره دسترسی داشته و میتواند بدون خروج از صفحه مشاهده کند.
مدیرکل امور مالی صندوق رفاه و تسهیلات اعتباری دانشگاه آزاد:
کدینگهای حسابداری را لحظهای رصد میکنیم
اداره کل امور مالی معاونت توسعه و منابع دانشگاه آزاد مسئول راهاندازی حسابیار بود و کارشناسان خبره این اداره کل طراحی آن را برعهده گرفتند. ابراهیم گیوکی، مدیرکل امور مالی صندوق رفاه و تسهیلات اعتباری دانشگاه آزاد درخصوص سامانه «حسابیار» و اجزای آن به «فرهیختگان» گفت: «ابتدا باید به این پرسش پاسخ بدهم که چرا به این سمتوسو رفتیم تا برنامه «حسابیار» را طراحی و اجرا کنیم. برنامه مالی پیشین مورد استفاده سازمان و تمام واحدها، برنامهای حسابداری به نام اکانت بود؛ تکنولوژی بهکار گرفته شده در برنامهنویسی اکانت، قدیمی بود. بهغیر از برنامهنویسی قدیمی، برنامه حسابداری به صورت جزیرهای و غیرمتمرکز در واحدها مورد استفاده قرار میگرفت.»
وی افزود: «اگر سازمان میخواست اطلاعاتی از واحدها دریافت کند، باید در انتظار ارسال اطلاعات از سوی واحدها میماند، تا آنها، اطلاعات خود را بهروز کنند و در قالب صورتهای مالی دورهای یا تحت فایلهای بخصوصی که از واحدها میخواستیم، اطلاعات را برای ما ارسال کنند. البته این مشکل را به صورت دریافت اطلاعات تحت وبسرویس تا حدودی برطرف کرده بودیم. ما نیز اطلاعات را تجمیع کرده و برای استفادهکنندگان سطوح مختلف مدیریت، ارسال میکردیم تا بتوانند مبتنیبر این اطلاعات مالی، تصمیماتی برای سازمان اتخاذ کنند.»
مدیرکل امور مالی صندوق رفاه دانشجویان و تسهیلات اعتباری دانشگاه آزاد تصریح کرد: «جزیرهای بودن باعث میشد اطلاعات بههنگام و بهموقع نباشند. بهطور مثال اگر امروز به اطلاعاتی از واحدها نیاز داریم، به واسطه وبسرویسها زمانی به طول میانجامید تا اطلاعات به سازمان برسد. با توجه به اینکه تصمیمات مورد نظر باید براساس اطلاعات مبتنیبر روز اتخاذ شود، نیاز به نرمافزاری تحت وب بود که خصوصیت ارسال بههنگام اطلاعات به سازمان را داشته باشد. این نیاز مشهود بود و باید چنین کاری انجام میگرفت.»
گیوکی خاطرنشان کرد: «در واحدها چندین نرمافزار وجود داشت که ارتباط این نرمافزارها همگی از وبسرویسهای طراحی شده به این منظور با سیستم اکانت برقرار میشد. مانند حقوق و دستمزد، انبار، اموال، حقالتدریس، شهریه (آموزشیار)، پژوهشیار و... که همگی اینها باید اطلاعاتشان در سیستم حسابداری پردازش و ثبت و طبقهبندی شود. تمام این نرمافزارها باید تحت وبسرویس به اکانت متصل میشدند که دوباره مشکلاتی را به وجود میآورد.»
مدیرکل امور مالی دانشگاه آزاد اسلامی با اشاره به دیگر معضلات و ایرادات سامانه قبلی با تاکید بر غیرمتمرکز بودن این سامانه عنوان کرد: «جزیرهای بودن سامانه پیشین، مشکلاتی را برای واحدهای دانشگاه آزاد از نظر ثبت رویدادهای حسابداری ایجاد نمیکرد بلکه بیشتر مشکلات، ازجمله تجمیع اطلاعات، متوجه سازمان میشد و اطلاعات به شکلی زمانبر به سازمان ارسال میشد. سازمان نیز کنترلهای برخط برای آن نرمافزاها را نداشت. اگر در حال حاضر بخواهیم مهمترین مشکل را برشمریم، میتوان از نبود کنترل برخط بر نرمافزارهای داخل واحدها نام برد. نیاز بود کارشناس ما در سازمان وارد برنامه شود و اگر برنامه مشکلی دارد، آن را برای هر واحد به صورت مجزا حل کرده یا اطلاعات مورد نیاز ما را استخراج کند.» او اضافه کرد: «بنابراین با توجه به دستور دکتر طهرانچی ریاست محترم دانشگاه آزاد اسلامی و همچنین براساس سند تحول دانشگاه، نیاز بود سیستم یکپارچهای را داشته باشیم که حل مشکلات گذشته را پوشش بدهد و کمک کند اطلاعات بههنگام و مربوط و قابل اتکا به سازمان ارسال شود؛ در نتیجه از سامانه «حسابیار» رونمایی کردیم.»
وی ادامه داد: «قرار است روز بیستونهم مرداد ماه، این سامانه وارد فاز عملیاتی شود. چنانکه گفتم ازجمله مزایای این نرمافزار، یکپارچگی و «ای آر پی» بودن آن است. یکی از مزایای نرمافزار ایآرپی این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه جامعی از اطلاعات است که هر کسبوکاری برای مدیریت فرآیندهای اساسیاش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.»
گیوکی درخصوص مزایای برجسته سامانه «حسابیار» نیز گفت: «از جمله مزایا میتوان به یکپارچگی، کنترلهای آنی و لحظهای روی حسابها از طریق سازمان اشاره کرد. اکنون میتوانیم کدینگهای حسابداری را به صورت لحظهای رصد کنیم. همچنین میتوانیم واحدها را از لحاظ هزینهای و درآمدی کنترل کرده و مشخص کنیم فلان هزینه را انجام بدهند یا ندهند. در واقع کنترلهای بودجهای انجام میدهیم و از این پس هر واحد براساس بودجهای که در اختیار دارد، هزینهکرد خود را براساس آن برنامهریزی میکند.» وی یادآور شد: «این سامانه کاملا بومی بوده و با کمترین هزینه و به دست کارشناسان مالی و آیتی خود دانشگاه آزاد طراحی و اجرایی شده است.»