ابوالفضل مظاهری – سارا طاهری، گروه دانشگاه: دوران جدید فعالیت دانشگاه آزاد را می‌توان با چند ویژگی به‌خصوص معرفی کرد. شبکه دانشگاهی یکی از این کلیدواژه‌های جدیدی است که با شکل‌گیری سامانه‌های مختلف و سامان‌دهی اطلاعات واحدهای دانشگاهی در پهنای یک کشور گسترده محقق شده است. آموزشیار، پژوهشیار، وادانا، مشکات و کاتب هرکدام بخشی از روندهای معمول و البته جدید آموزشی و پژوهشی دانشگاه را در خود جای داده‌اند و امروز در دسترس مخاطبان دانشگاه آزاد قرار دارند. در فضای پژوهشی، پژوهشیار محل اصلی انسجام و مدیریت فعالیت‌های پژوهشی دانشجویان تحصیلات تکمیلی است که برنامه‌های علمی دانشگاه یا همان پایش را در خود جای داده است. پایشی که امروز 55 برنامه علمی و بیش از 55 هزار زمینه پژوهشی در اختیار اساتید و دانشجویان گذاشته و قرار است در روزهای آینده به سامانه کاتب اضافه شود. کاتب با هدف ارائه محتوای الکترونیکی در راستای تقویت عدالت آموزشی متولد شد و این روزها درحال به‌روز شدن برای ارائه امکانات جدید در قالب نسخه یا ورژن سوم به مخاطبانش است. کاتب جدید ویژگی‌های مختلف تازه‌ای دارد اما بدون‌شک مهم‌ترین آن را باید اضافه شدن هوش مصنوعی به این سامانه دانست؛ موضوعی که محمدعلی اکبری، معاون علوم، مهندسی و کشاورزی دانشگاه آزاد اسلامی در گفت‌وگو با «فرهیختگان» ابعاد مختلف آن را تشریح کرده است.

سامانه پژوهشیار یکی از مهم‌ترین سامانه‌های دانشگاه آزاد در دوره اخیر به شمار می‌رود. در حوزه پژوهشی دانشگاه سامانه‌ای داشت که محل رجوع اساتید بود؛ چرا راه‌اندازی پژوهشیار تبدیل به یک اولویت شد؟

سال 1397 سامانه‌ای به نام TC در سازمان مرکزی بود که تمام اطلاعات پژوهشی دانشگاه در آن بارگذاری می‌شد. به عنوان مثال عنوان پروپوزال‌ها در آن سامانه ذخیره شده بود. این سامانه ایرادات بسیار زیادی مانند کار نکردن با کد ملی داشت. به عنوان مثال خود من هر بار خود را به نام‌های مختلف مثل محمد علی‌اکبری، آقای علی‌اکبری، محمدآقای علی‌اکبری معرفی می‌کردم و هر کدام از این‌ها یک اسم بود و اگر کسی من را با یکی از این عنوان‌ها تایید می‌کرد من 15 ظرفیت را به دست می‌آوردم. یک فرد نشسته بود و ظرفیت را تایید می‌کرد و این دیگر اشکالی بود که این سامانه داشت. در این اشکال ممکن بود فرد مسئول به هر فردی تعداد نامشخصی ظرفیت بدهد. به عنوان مثال به یک نفر 18 ظرفیت و به نفر دیگر 40 ظرفیت بدهد. البته باید در اینجا ذکر کرد که در آن زمان دانشگاه آزاد به این میزان نیز رشد نکرده نبود و قرار هم نبود تا آن سامانه همه دانشگاه را حمایت کند. اما کم‌کم کل دانشگاه را پوشش داد و انواع و اقسام تخلفات در آن وجود داشت. همین امر عاملی شد تا برای ایجاد سامانه‌ای دیگر مصمم شویم.

این تصمیم برای چه زمانی است؟

در سال 1397 بود. حتی آن زمان که دکتر طهرانچی در استان تهران بودند قصد داشتیم این تصمیم را عملی کنیم. اگر اشتباه نکنم در اواخر همان سال 1397 از واحد تهران شرق پایلوت سامانه پژوهشیار شروع شد. پس از آنکه در این واحد بالا آمد برخی ایرادات آن برطرف و سپس در واحد تهران جنوب و کم‌کم در همه کشور گسترش پیدا کرد. با این اقدام اطلاعات دانشگاه متمرکز شد. پیش از این پروپوزال‌‌ها به‌صورت دستی بود و اگر یک پایان‌نامه خوب به ثمر می‌رسید در کتابخانه نگهداری می‌شد. در اولین اقدام همه کشور به‌صورت واحد پروپوزال یکسان را پر می‌کنند و بانک اطلاعاتی یکدستی دارد. به عبارت ساده‌تر همه کشور را یک‌کاسه کرده و در سامانه پژوهشیار بارگذاری کردیم. این اقدام حدود یک سال زمان‌ برد تا همه واحدها آن را آموخته و از آن استفاده کنند. از دیگر مشکلاتی که در این زمان وجود داشت قطع شدن سامانه TC و محدودیت ظرفیت بود. علت آن هم این بود که با قطع شدن سامانه قبلی باید همه اطلاعات به سامانه جدید منتقل می‌شد. این فرآیند یکی از اقدامات سخت آن روزها بود چون با قطع کردن سامانه TC همان اندک اطلاعات کل کشور نیز از دسترس خارج می‌شد و از بین می‌رفت و معلوم نبود دیگر چه اتفاقی رخ خواهد داد. این فرآیند انتقال نیز فکر می‌کنم در تاریخ اول اردیبهشت 1398 انجام شد و سامانه قبلی به‌صورت کلی از دسترس خارج شد. سپس در مدت حدود شش ماه همه اطلاعات با یک مشقت‌هایی به سامانه جدید منتقل شد. اما به‌صورت تقریبی از اواخر سال 1398 سامانه پژوهشیار درست شد. بعد از آن بود که همه پروپوزال‌ها در آن می‌آمدند و حضور هر فرد با کد ملی انجام می‌شد، حتی همه کدهای ملی با ثبت‌احوال چک می‌شد تا کد ملی تقلبی در آن وجود نداشته باشد و اطلاعات صحیح و حضور فرد درست باشد. از سوی دیگر کنترل سامانه در دست این معاونت قرار گرفته است، یعنی یک نفر در سازمان باز هم بود که آن فرد من بودم ولی کسی دیگر دسترسی به اطلاعات ندارد. به عنوان مثال هیچ‌کس در کشور به غیر از من نمی‌تواند دست به ظرفیت بزند. اگر روزی ظرفیت اشکالی پیدا کند حتما با آی‌دی من این اتفاق افتاده است وگرنه فردی دیگر نمی‌تواند این کار را کند. برخی از اطلاعات متمرکز شد و برخی دیگر غیرمتمرکز شد. مانند تصویب پروپوزال در شورای گروه که اجازه تصویب به دست شورای گروه است. به غیر از شورای گروه، من هم می‌توانم در اینجا آن را تصویب کنم. به بیان دیگر به‌صورت لایه‌ای همگی دسترسی به این بخش داریم. همچنین شفافیت نیز در این سامانه وجود دارد و فردی که تصویب می‌کند؛ اسمش و ساعت، روز، مدت زمانی که در کارتابل خود پروپوزال را نگه داشته مشخص است. برای مثال اگر دانشجویی بگوید چرا استاد 30 روز آن را در دست خود نگه داشته به‌خوبی مشاهده می‌شود و معلوم است و پیگیر شکایت دانشجو خواهیم شد. به بیان دیگر این سامانه نوعی دست ما را در اطلاعات واحدهای دانشگاهی باز کرد که در برخی از موارد به‌صورت واضح و شفاف می‌دانیم که چه اتفاقی رخ می‌دهد. بنابراین این یک بحث فرآیند اداری است.

پیش از این فرآیند هم طراحی و اجرای برنامه‌های علمی آغاز و رونمایی شد.

بله. به موازات آن برنامه علمی پایش نیز انجام شده است. به بیان دیگر این اقدامات تا اینجا فرآیند اداری است و هیچ کار عجیبی نیست. نکته دیگر آن است که شما این همه تز دارید. به عبارت دیگر در کشور 90 هزار تز ارشد و 10 هزار تز دکتری داریم که دفاع می‌شوند. این همه تز همین‌گونه و بدون نظارت است، حتی الان نیز ما نظارت‌ها را زیاد کرده‌ایم اما 90 هزار تز عددی نیست که بتوان دانه‌دانه آن را چک کرد. به بیان کامل‌تر، یعنی یک بحث نظارت بر این 90 هزار تز است و بحث دیگر برای مثال دانشگاه‌های دیگر در ایران‌داک آن را چک می‌کنند. ما به‌تبع آن در سامانه خود مشابهت‌یابی را نیز راه‌اندازی کردیم، یعنی علاوه بر آنکه ایران‌داک وجود دارد یک فرآیند در نظارت جلو رفتیم و هم‌اکنون در دو سامانه مشابهت‌یابی به‌صورت جداگانه انجام می‌شود. اما یک فرآیند دیگر به نام مدیریت دانش نیز وجود دارد. برای مثال شما 100 هزار تز دارید که اگر از این تعداد تنها 20 هزار عنوان آن را بیاورید و در یک راستای خاص آن قرار دهید یک برد داشته‌اید چون 20 درصد عدد خیلی بزرگی برای این اقدام است. معاونت این کار را نیز کرده است. اینکه شما چگونه یک چالش را به یک مساله دانشگاهی تبدیل کنید این خود یک فرآیند است. برای مثال چالش آلودگی هوا داریم. این مساله چگونه می‌خواهد مساله دانشگاهی شود؟ چالش آلودگی هوا به قدری بزرگ است که شما کلی کار می‌توانید در آن انجام دهید. سوال در اینجا این است که چگونه می‌شود این مساله را به یک مساله دانشگاهی تبدیل کرد؟ برای این اقدام یک الگویی ارائه شده است و این الگو در سامانه بارگذاری شده است. در این الگو اقداماتی که برای رسیدن از یک چالش به یک زمینه دانشگاهی ارائه شده است باید در اینجا ذکر کرد که این اقدام در سامانه پژوهشیار وجود دارد اما کاری به روند اداری ندارد. زمینه‌ها در سامانه بارگذاری شد و در دسترس استاد و دانشجو قرار دارد و می‌توانند بگویند که ما می‌خواهیم در این زمینه کار کنیم و پروپوزال خود را بنویسند. پروپوزال‌ها در دو جا تایید می‌شوند. یکی در گروه تایید ‌می‌شود و پس از آن در گروهی دیگر به نام شورای حوزه دانشی باید تایید شود. در اولین ارائه پروپوزال یکبار خوانده می‌شود و همخوانی آن با موارد داخل برنامه مقایسه شده و همخوانی آنها چک می‌شود. داور نظر خود را نوشته و تایید می‌شود. در این مرحله دیگر کاری با این دانشجوی ارشد نداریم و دانشجو دفاع می‌کند. پس از آنکه دفاع انجام شد پایان‌نامه خود را همراه با یک صفحه توضیح ارائه می‌دهد که آیا این پایان‌نامه به درد برنامه علمی می‌خورد یا خیر. دوباره پس از این مرحله آن تیم یا شورا آن را می‌خواند و اگر آن را تایید کردند؛ پروپوزالی می‌شود که در این حوزه کار شده است. این فرآیند حدود سه سال است که شروع شده و با توجه به آنکه سامانه است هر بار توسعه پیدا کرده و اشکالاتش رفع شده است. الان بیش از شش ماه است که به گام آخر رسیده است. به عبارت دیگر پروپوزال‌هایی را امروز داریم که در ابتدا و انتها آنها را خوانده‌، تایید کرده‌ و شماره زده‌ایم. با این اقدام اگر اشتباه نکنم به‌صورت خالص 16 درصد از تز‌های دانشجویان در سامانه است. البته 32 درصد ادعا دارند که در برنامه علمی هستند که ما نصف آن را رد می‌کنیم. این آمار در مقطع دکتری 11 درصد است.

برای خواندن متن کامل گفت‌وگو، اینجا را بخوانید.