سارا طاهری، خبرنگار گروه دانشگاه: حرکت به سمت انجام برخط فعالیت‌ها در دنیای امروز برای تسهیل امور، بالا رفتن دقت و همچنین کاهش هزینه‌ها یکی از موضوعات حیاتی به شمار می‌رود. اتفاقی که طی سال‌های اخیر با تاکید بر دولت الکترونیک در کشور ما هم شکل جدی به خود گرفته است. در این میان دانشگاه آزاد هم مدتی است به سمت سامانه‌سپاری حرکت کرده و مسئولان دانشگاه تلاش دارند تا امور دانشگاه را در بستر سامانه‌ها انجام دهند. دکتر طهرانچی نیز چندی پیش اعلام کرده بود که دانشگاه آزاد در حال تبدیل شدن به «شبکه‌ دانشگاهی» است. در دانشگاه آزاد سامانه‌های زیادی وجود دارد. به‌طور مثال در سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد، شبکه‌ای از پژوهش‌های علمی مانند شبکه پژوهش‌های موضوع با نگاه حل مساله شکل گرفته است. سامانه ساجد، کاتب و آموزشیار نیز از دیگر سامانه‌های دانشگاه آزاد هستند. دیروز هم دکتر طهرانچی از سه سامانه جدید رونمایی کرد. سامانه‌های «سرویس رایانامه دانشگاه آزاد»، «سامانه جامع مدیریت قراردادها» و سامانه «سکوی نشر دانش» دانشگاه آزاد که در این گزارش به جزئیات و اهداف این سه سامانه پرداخته‌ایم که در ادامه می‌خوانید.

رسیدگی به درخواست‌های دانشگاهی در بستر ایمیل

در «دانشگاه پاسخگو» دانشجو حرف اول را می‌زند؛ رئیس دانشگاه آزاد صراحتا اعلام کرده است که دانشجو باید سریعا بتواند درخواست خود را بر مبنای «ایمیل» ارسال و پاسخ دریافت کند. اتفاقی که پیش از این در دانشگاه وجود نداشت و دانشجو باید برای هر سوال و جوابی به واحد دانشگاهی خود مراجعه می‌کرد. سامانه «سرویس رایانامه دانشگاه آزاد اسلامی» این مشکل را حل کرده و دانشجویان در کمترین زمان می‌توانند بدون مراجعه به واحد دانشگاهی درخواست خود را ارائه داده و پاسخ را سریعا دریافت کنند. دانشگاه آزاد در طی 40 و چند سال فعالیت خود برای اساتید و بعضا دانشجویان و کارکنان غیرهیات‌علمی خود، خدمات ایمیل را تامین کرده و هویت سازمانی را با ارائه ایمیل با وابستگی واحد دانشگاهی، عرضه کرده است. در حال حاضر، سامانه‌های متعدد ایمیل با نشانی‌های مختلف و کارایی‌های متفاوت در این دانشگاه در حال کار هستند. درحالی‌که خانواده دانشگاه آزاد با بیش از یک و نیم میلیون نفر عضو فعال دانشگاهی و بیش از شش میلیون دانش‌آموخته نیازمند هویت مشترک دانشگاهی از طریق ایمیل متحدالشکل است که نخ تسبیح هویتی و ابزار تحقق و جلوه استقرار یک سازمان منسجم در تعاملات رسمی در ساحت فضای مجازی است.
آن طور که حامد حسن‌پور، رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان به «فرهیختگان» گفته است بر همین اساس با دستور رئیس دانشگاه آزاد و با محوریت باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه و مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه راه‌اندازی ایمیل یکپارچه دانشگاه آزاد و ارائه خدمات ارزش افزوده مبتنی‌بر آن در دستور کار قرار گرفت که دیروز از این سامانه تحت عنوان «سرویس رایانامه دانشگاه آزاد اسلامی» رونمایی شد؛ با این سامانه از رفت و آمد دانشجویان به واحد دانشگاهی کاسته شده و در وقت او صرفه‌جویی می‌شود. در واقع این سامانه ابزاری است که باعث می‌شود دانشجو بدون اتلاف وقت و نیاز به مراجعه حضوری مساله دانشجو به مسئول مربوطه در واحد دانشگاهی انتقال داده شود. در این سامانه تمام دانشجویان، اساتید و کارکنان دارای یک ایمیل بر پایه iau. ir خواهند بود و در یک فضای ایمیل‌پایه، امور اداری دانشگاه در زمانی کوتاه انجام خواهد شد. در آینده، سامانه «سرویس رایانامه دانشگاه آزاد اسلامی» با استفاده از هوش مصنوعی پاسخ سوالات دانشجویان را خواهد داد.
حسن‌پور توضیح داد: «در بستر ایمیل مشترک می‌توان خدمات ارزش افزوده متعددی تعریف کرد. یکی از خدمات ارزش افزوده مورد نیاز در دانشگاه آزاد، پیاده‌سازی فرآیند رسیدگی به درخواست‌های دانشگاهیان از دانشگاه براساس زنجیره ایمیل‌هاست. در حال حاضر در بسیاری موارد متقاضی و ذی‌نفع دسترسی مستقیم برای ثبت درخواست خود از دانشگاه ندارد و از آن مهم‌تر نمی‌تواند روند پیشرفت تقاضایش را پیگیری کند. ایمیل می‌تواند مدلی عمومی برای تعریف، رسیدگی و مدیریت فرآیندهای اداری دانشگاه محسوب شود که با تعریف خدمات مناسب براساس آن، متقاضی می‌تواند روند پیشرفت اداری درخواستش را پیگیری و رصد کند.» او ادامه داد: «در این میان ابزارهای هوش مصنوعی و داده‌کاوی در پشت صحنه به چابک‌سازی و آسیب‌شناسی فرآیندهای اداری در جریان می‌پردازند و مصداق واقعی یک سازمان یادگیرنده را به منصه ظهور می‌رسانند.» رئیس باشگاه پژوهشگران و نخبگان جوان دانشگاه آزاد با تاکید بر اینکه در سامانه ایمیل دانشگاه«iau. ir» نه‌تنها دانشجویان، اعضای هیات‌علمی و کارکنان دانشگاه صاحب ایمیل با وابستگی دانشگاه آزاد می‌شوند، اضافه کرد: «همچنین می‌توانند با جست‌وجوی هر مسئول و صاحب سمت دانشگاهی، با آنان حتی با رئیس دانشگاه مکاتبه کنند. در این خصوص، به‌عنوان اولین خدمات ارزش افزوده مبتنی‌بر ایمیل، سامانه مدیریت درخواست‌های دانشگاهیان در بستر این ایمیل راه‌اندازی خواهد شد.» او درباره اهداف کلی این سامانه نیز گفت: «تغییر سازوکار رسیدگی به درخواست ذی‌نفعان براساس زنجیره ایمیل‌ها، مشاهده‌پذیری و نظارت بر انباشتگی درخواست‌ها در کارتابل کارگزاران، مشاهده‌پذیری و نظارت بر زمان و کیفیت پاسخگویی به درخواست‌ها، آغاز و اختتام درخواست با متقاضی و نه با کارگزاران اداری و تحول و چابک‌سازی در نظام پیگیری درخواست‌های اداری مبتنی‌بر داده‌کاوی ایمیل‌های اداری از مهم‌ترین اهداف‌مان در این سامانه خواهد بود.»
حسن‌پور با بیان اینکه این تحول در نظام اداری دانشگاه در 9 مرحله دنبال می‌شود، گفت: «تاکنون سه گام اول به انجام رسیده است و گام‌های 4 و 5 و 6 در حال انجام است و انتظار می‌رود که کل عملیات در سال 1403 مستقر و در سطح دانشگاه آزاد در کشور اجرایی شود.» دکتر طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی نیز درباره این سامانه گفته است: «سامانه ایمیل دانشگاه تحولی جدی در دانشگاه محسوب می‌شود. نظام ارتباطی دانشگاه مبتنی‌بر سامانه‌های اداری بود و دانشجو به سامانه‌های اداری دانشگاه به‌صورت مستقیم دسترسی نداشت و سیستم‌های مختلف اتوماسیون اداری در دانشگاه حاکم بود. با سامانه جدید «سرویس رایانامه دانشگاه آزاد اسلامی» که رونمایی شده است همه دانشجویان و اساتید دارای ایمیل جداگانه خواهند بود. به این ترتیب ما در امور اداری دانشگاه دارای فضای ایمیل‌پایه می‌شویم و به این صورت امور اداری دانشگاه سامان می‌یابد.»

نشریات در« سکوی نشر دانش» سرو سامان می‌گیرند

بهمن‌ماه امسال بود که دکتر طهرانچی از راه‌اندازی سامانه‌ای تحت عنوان «سکوی نشر دانش» در دانشگاه آزاد خبر داد. سامانه‌ای که راه‌اندازی آن به‌منظور بهبود شرایط چاپ مقالات دانشجویان در دستور کار قرار گرفت. البته راه‌اندازی این سامانه از مدت‌ها پیش کلید خورده بود اما حالا در کمتر از یک ماه از سامانه‌ای که دکتر طهرانچی نوید آن را داده بود، رونمایی شد. پیش از این دانشجویان در چاپ مقالات علمی پژوهشی مشکلاتی داشتند اما با افتتاح این سامانه یکپارچه، تحت عنوان سامانه «سکوی نشر دانش» به دانشجویان در این زمینه کمک می‌شود. در واقع این سامانه کمک می‌کند تا هم نشریات دانشگاه آزاد مدیریت شود و هم شفافیت در حوزه نشر علم و نظارت‌پذیری در این حوزه افزایش پیدا کند. پیش از این دانشجویان اعتراضاتی داشتند مبنی‌بر اینکه برخی مجلات در این زمینه تخلف می‌کنند و برای چاپ مقالات از دانشجو هزینه زیادی را می‌گیرند. مشکلی که به جز با سامانه‌سپاری یکپارچه حل نمی‌شود.»
این سامانه یک پلتفرم جامع براساس سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد است. در این سامانه نشریات و مجلات دانشگاه به‌صورت یکپارچه قرار خواهد گرفت و باعث یکپارچه‌سازی تمامی مجلات دانشگاه آزاد، ارتقای جایگاه علمی دانشگاه و نشریات در رنکینگ جهانی، شفافیت و حمایت مالی برای نشریات، تقسیم عادلانه مقالات در تمامی مجلات دانشگاه و افزایش عدالت با یکپارچه‌سازی داوران برای کل مجلات خواهد شد. سامانه «سکوی نشر دانش» همچنین باعث ارتقای سرعت رشد مجلات علمی می‌شود و قرار است در گام‌های بعدی کتاب‌ها و رساله‌های دکتری نیز به‌صورت یکپارچه در این سامانه بارگذاری شود. از طریق این سامانه یک پایش مستمر، جدی و یکپارچه روی همه نشریات ایجاد می‌شود و نگرانی از بابت تخلفات احتمالی در مجلات دیگر وجود ندارد. آن طور که حمید افتخاری مدیرکل کتابخانه‌ها، مجلات، انتشارات علمی و علم‌سنجی و رئیس کتابخانه مرکزی دانشگاه آزاد پیش از این به «فرهیختگان» گفته بود هیچ کدام از دانشگاه‌های ایران سیستمی با این وسعت و قدرت برای پایش ندارند. به گفته افتخاری با این سامانه دانشگاه آزاد به‌عنوان یک ناشر بین‌المللی و معتبر شناخته خواهد شد.
حالا سکوی نشر یا همان سامانه مجلات دانشگاه به نشانی
sanad. iau. ir فعال بوده و ابزارهای بسیار خوبی را در اختیار مسئولان دانشگاه قرار خواهد داد تا مدیریت نشریات و بحث کنترل کیفی مجلات دنبال شود. همچنین هم‌افزایی مجلات توسط این سامانه فراهم می‌شود تا از این پس شاهد رشد مجلات دانشگاه آزاد باشیم. در حال حاضر 453 نشریه و 70265 مقاله در این سامانه یکپارچه شده‌اند. از آنجایی که در سامانه سند، مجلات به‌صورت یکپارچه دیده می‌شود طبیعتا مسئولان دانشگاه می‌توانند در سیاستگذاری‌ها هم بهتر اعمال کرده و دیگر هر کدام از مجلات مانند یک جزیره عمل نخواهند کرد. آن طور که افتخاری پیش از این گفته بود یکی از سیاست‌ها در این سامانه، بحث درآمدزایی مجلات است. در واقع با پتانسیل بزرگی که به‌صورت یکپارچه دیده خواهد شد، می‌توان به مجلات از زوایای مختلف درآمد دیده شود، ازجمله اینکه از نویسنده، فروش مجلات، تبلیغات و... کسب درآمد شود، بنابراین این سامانه در حوزه مالی نیز به دانشگاه کمک‌ خواهد کرد.

شفافیت مالی با راه اندازی سامانه جامع مدیریت قراردادها

مدیریت قرارداد یک فرآیند نظارتی پیچیده است که پس از انعقاد قرارداد تا زمان اتمام کار، شامل اجرا، انتخاب فروشنده، شناسایی و کنترل موضوع، ردیابی و پردازش، دنبال می شود. فرآیندهای مدیریت قرارداد در کنار تطبیق بودجه پروژه و توانایی‌ها با اهداف پروژه، هنگامی که به درستی اجرا شود، موفقیت ما را تضمین می‌کنند. سامانه جامع امور «سامانه جامع مدیریت قراردادها» در همین راستا دیروز سومین سامانه‌ای بود که دکتر طهرانچی دیروز از آن رونمایی کرد. این سامانه طبق راه‌کنش‌های سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد اسلامی طراحی شده و در آن، مدیریت قراردادهای دانشگاه آورده شده است.
این سامانه در مدیریت قراردادهای دانشگاه آزاد اسلامی، فرآیندهای تنظیم، اجرا و ارزیابی قراردادها را برعهده دارد. از مزایای سامانه جامع امور قراردادها می‌توان به شفافیت و انضباط مالی، سامانه‌سپاری، افزایش کارآیی عملیات‌ها، کاهش هزینه‌ها، پیروی از قوانین و مقررات، کاهش ریسک تنظیم قراردادها، نظارت بیشتر بر دعاوی احتمالی، صرفه‌جویی در زمان و... اشاره کرد.جامعه هدف این سامانه در دانشگاه آزاد اسلامی، حوزه توسعه و مدیریت منابع، مرکز حقوقی و مرکز عمران است. این سامانه به تصمیم‌گیری بهتر مدیران سازمانی کمک خواهد کرد؛ چراکه در این سامانه فضایی تعبیه شده تا در بازه زمانی یک تا 45 روز مانده به پایان قراردادها، از طریق هشدار به مدیر مربوطه اطلاع داده شود تا بتوانند تصمیم‌های بهتری برای محافظت از منابع بگیرند. قرار است در این سامانه، تمامی پرداختی‌هایی که در دانشگاه آزاد اسلامی صورت می‌گیرد، ازجمله اجاره املاک و مستغلات، طرح های پژوهشی، ورزشی، عقد قرارداد با اساتید و... درج شود.حسین رستمی، مدیرکل کمیسیون معاملات و پشتیبانی معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد درباره راه‌اندازی این سامانه گفت: «ما بر‌اساس سند تحول دانشگاه آزاد، 2 راه کنش بهره برداری و پایداری اقتصادی و دستیابی به سامانه های یادگیری را در دستور‌کار داشتیم. همچنین در راستای شفافیت و انضباط مالی و سامانه‌سپاری که در این سند آمده، ما راه اندازی سامانه قراردادها را در دستور کار قرار دادیم. یعنی در کنار این سامانه، چندین سامانه هم در حوزه معاونت توسعه داشتیم که از جمله آن می توان به سامانه یکپارچه اموال، یکپارچه اطلاعات، حسابرسی مستقل و ... اشاره کرد.»
او در همین زمینه افزود: «درمجموع برای قراردادهایی که در دانشگاه آزاد رخ می داد، یک فرآیند نظارت پیچیده‌ای داریم که پس از انعقاد قرارداد تا زمان اتمام کار دنبال می‌کنیم. این فرآیند هم شامل اجرا، انتخاب فروشنده، شناسایی و کنترل موضوع، ردیابی و پردازش را داریم که به خاطر ایجاد شفافیت و نظارت کشوری داشته باشیم، این سامانه را برنامه‌ریزی و اجرا کردیم.»مدیرکل کمیسیون معاملات و پشتیبانی معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد درباره مزایای راه اندازی این سامانه تصریح کرد: «این سامانه امکان ارائه اطلاعات برخط برای حسابرس مستقل را فراهم کرده و حسابرس می‌تواند اطلاعات مربوط به همه قراردادها را در اختیار داشته باشد. پشتیبانی از عملیات‌های تجاری، نظارت مراکز حقوقی بر دعواهای حقوقی احتمالی در قراردادها، افزایش کارایی عملیات‌ها، کاهش هزینه‌ها و افزایش میزان پیروی از قوانین و مقررات هم از دیگر مزیت‌های این سامانه است.»
رستمی درباره چرایی حرکت به سمت سامانه سپاری گفت: «با مدیریت قراردادها چند مزیت خواهیم داشت که یکی از انها صرفه‌جویی در زمان است؛ چرا‌که تمام فرآیندها از واحد از شهرستان به استان و سازمان مرکزی به صورت سیستمی انجام می‌شود. یعنی ما برای همه واحدها در این سامانه یوز و پسوردی را تعریف کرده و در اختیارشان قرار می‌دهیم و به صورت پیوسته تمام عملیات اجرایی مربوط به قراردادها در بستر این سامانه رخ می‌دهد.»
او در همین زمینه بیان داشت: «این سامانه فرآیندی که انعقاد قرارداد از واحد شروع می‌شود و بعد باید در استان و درنهایت سازمان دنبال شود که یک برهه زمانی را نیاز دارد، به صورت برخط انجام می‌دهد. مساله بعدی کم کردن ریسک قرارداد است. ما نزدیک به 14 المان نوع قرارداد را از معاونت حقوقی گرفته و در این سامانه بارگذاری کرده‌ایم. هر‌چند در فاز اول اجرای این سامانه بحث اجاره املاک و مستغلات را خواهیم داشت که از تاریخ اول فروردین‌ماه اجرایی شده است. همچنین در فرآیندهای مربوط به قراردادها باید ناظر را به واحد اعزام می‌کردیم که امروز ناظر به‌صورت انلاین در فرآیندها حضور دارد.»
مدیرکل کمیسیون معاملات و پشتیبانی معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد خاطر‌نشان کرد: «در این سامانه بحث کمک کردن به حل اختلافات طرفین، محافظت از منافع سازمان و ایجاد تصویری مثبت و حرفه‌ای در نظر طرف‌های قرارداد را هم خواهیم داشت.»