منشیگری یکی از موقعیتهای شغلی پرتقاضا است. شرکتهای خصوصی، ادارات و سازمانهای دولتی، کلینیکهای زیبایی و مطبهای پزشکی تنها تعدادی از مکانهایی هستند که به منشی نیاز دارند. برای اینکه یک فرد در کار خود به عنوان منشی موفق باشد، باید مهارتها و ویژگیهای متفاوتی داشته باشد. در ادامه ضمن آشنایی با وظایف یک منشی، به معرفی مهارت های لازم برای منشی گری میپردازیم.
شرح وظایف منشی
حضور منشی برای منظم انجام شدن امور یک سازمان ضروری است. یک منشی به کارهای دفتری رسیدگی میکند و امور مختلف مرتبط به یک مجموعه را سازماندهی میکند. وظایف منشی با توجه به نوع سازمان یا مجموعهای که در آن کار میکند، متفاوت است. در ادامه لیستی از وظایف یک منشی آورده شده است. همچنین، برای مشاهده آگهیهای استخدام منشی جوابگوی تلفن میتوانید به لینک مربوطه مراجعه کنید.
- پاسخ به تماسها، ثبت پیامها و رسیدگی به نامههای اداری و ایمیلها
- تنظیم قرارهای ملاقات
- تایپ و آمادهسازی گزارشهای مختلف
- سازماندهی پروندهها
- تنظیم و رسیدگی به امور جلسات (تهیه صورتجلسه)
- اولویتبندی امور
- برقراری ارتباط با سازمانهای دیگر و مشتریان
- هماهنگی امور تبلیغاتی
- استقبال از مراجعین
- شرایط لازم برای منشیگری
معمولا هنگام استخدام منشی، رشته تحصیلی خاصی را مد نظر قرار نمیدهند. با این حال، داشتن حداقل مدرک کارشناسی، ضروری است. بسیاری از کارفرمایان به دنبال استخدام منشیهایی هستند که سابقه کار داشته باشند. همچنین، گذراندن دورههای آموزش منشی میتواند شانس استخدام افراد را بالا ببرد. برای مثال، جهاد دانشگاهی دوره آموزش منشی مطب برگزار میکند که ممکن است برای کارجویان مفید باشد.
برای شغل منشی دفتر، کارفرماها به دنبال افرادی هستند که توانایی تایپ سریع را داشته باشند. گاهی اوقات در دوره منشی گری، نحوه تایپ سریع نیز به متقاضیان آموزش داده میشود.
مهارتهای کلیدی برای یک منشی موفق
شغل منشیگری متقاضیان زیادی دارد و کارجویان این حوزه رقابت زیادی را تجربه میکنند. داشتن برخی مهارتها شانس استخدام شدن افراد را بالا میبرد. همچنین، این مهارتها باعث میشوند منشی وظایف خود را به درستی انجام بدهد و امور مربوط به یک سازمان یا مجموعه به بهترین شکل ممکن پیش بروند. در ادامه مهمترین مهارتهای یک منشی موفق مورد بررسی قرار گرفتهاند.
فن بیان
یک منشی برای انجام بسیاری از امور دفتری، از جمله ارسال ایمیل به مشتریان و کارمندان، پاسخگویی به تماسها و استقبال از مراجعین، به مهارتهای ارتباطی گفتاری و نوشتاری نیاز دارد. فردی که فن بیان خوبی دارد، میتواند به خوبی پیامهای مهم را به مخاطبان مورد نظر منتقل کرده و از بروز هرگونه سوء تفاهم جلوگیری کند.
مهارتهای فنی و کامپیوتری
امروزه، بسیاری از امور دفتری توسط کامپیوتر انجام میشوند. دانش کافی برای استفاده از دستگاههای الکترونیکی مختلف مانند کامپیوتر، لپتاپ، تبلت و نرمافزارهای آفیس مانند Word و Excel برای یک منشی ضروری است. همچنین، یک منشی باید توانایی کار کردن با ابزاری مانند پرینتر، اسکنر و... را داشته باشد.
تایپ سریع و یادداشتبرداری
بعضی از منشیها وظیفه دارند از جلسات برگزار شده گزارش تهیه کنند. بنابراین یک منشی باید توانایی یادداشتبرداری سریع را داشته باشد تا بتواند نکات مهمی که در طول جلسه بیان شد را ثبت کند.
داشتن مهارت تایپ سریع نیز حین یادداشتبرداری در طول جلسات، نوشتن ایمیلها، نامههای رسمی و... اهمیت بالایی دارد.
مهارتهای سازماندهی
منشی باید تمام پروندهها، اطلاعات و اسناد سازمان را به خوبی سازماندهی کند. وقتی تمام این فایلها به درستی سازماندهی شده باشند، در مواقع لزوم میتوان به راحتی آنها را پیدا کرد. همچنین، در چنین شرایطی اسناد مهم در جایی امن قرار میگیرند و احتمال لو رفتن آنها کاهش مییابد.
ممکن است یک منشی، مسئول سازماندهی فایلهای کاغذی یا الکترونیکی باشد. در هر صورت داشتن یک سیستم سازماندهی مشخص میتواند به او کمک کند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام بدهد.
مهارتهای حل مسئله و تفکر انتقادی
گاهی اوقات چالشهایی در محیط کار بهوجود میآید و یک منشی وظیفه دارد در کوتاهترین زمان، بهترین راهحل را برای آن چالشها پیدا کند. در چنین وضعیتی، داشتن مهارتهای حل مسئله و تفکر انتقادی به کمک افراد میآید تا استراتژیهای نوآورانهای را پیدا کنند و شرایط مجموعه را بهبود ببخشند.
دقت به جزئیات
گاهی اوقات مدیران از منشیهای خود میخواهند برخی متون و اسناد را مطالعه کنند تا ایرادهای احتمالی آن را بیابند. بنابراین، یک منشی باید دقت بالا و توجه زیادی به جزئیات داشته باشد تا هرگونه خطا و ایرادی را تشخیص دهد. همچنین، امور دیگری مانند انجام برنامهریزیهای مربوط به سفرهای کاری یا تنظیم قرارهای ملاقات نیز از جمله وظایف منشی هستند که به دقت بالایی نیاز دارند.
مهارت در خدماترسانی به مشتریان
در برخی شرایط مانند تنظیم قرارهای ملاقات، انتقال اخبار مهم و یا پرسیدن سوالهای مرتبط، منشی باید با مراجعین در ارتباط باشد. او باید رفتاری حرفهای و محترمانه از خود نشان بدهد و در ارتباط با مشتریان یا مراجعان صبور باشد تا رابطه مثبتی بین آنها و مجموعه شکل بگیرد.
انعطافپذیری و سازگاری
محیط کاری میتواند چالشهای مختلفی را برای منشی ایجاد کند. او باید بتواند در شرایط استرسزا، آرامش خود را حفظ کند و اوضاع را مدیریت کند. گاهی اوقات کارهایی فوری پیش میآید و یک منشی باید انعطافپذیر باشد و بتواند برنامهی خود را تغییر بدهد تا ابتدا به آن امور فوری رسیدگی کند.
مدیریت زمان و انجام همزمان امور مختلف
منشی ممکن است مجبور باشد به طور همزمان به امور مختلفی رسیدگی کند و کارهای مختلفی را پیش ببرد. داشتن توانایی برنامهریزی صحیح و اولویتبندی کارها بر اساس میزان اهمیت و مهلت تحویل آنها، برای یک منشی ضروری است.
فرصتهای استخدامی منشیگری
بسیاری از شرکتها، سازمانها و مجموعههای مختلف دولتی و خصوصی به منشی نیاز دارند. در ادامه لیست کوتاهی از کارفرمایانی که به استخدام منشی میپردازند، آورده شده است.
- دفتر املاکی
- آموزشگاه زبان
- مطب پزشکی
- کلینیک زیبایی
- باشگاه
- مرکز مشاوره
- شرکتهای خصوصی و دولتی
- مؤسسه حقوقی
- دفتر حسابداری
- جمعبندی
در این مقاله با مهمترین مهارتها و تواناییهای مورد نیاز یک منشی موفق آشنا شدیم. منشیها نقشی کلیدی در هر سازمان و مجموعهای ایفا میکنند. آنها وظایف مختلفی را برعهده میگیرند و در صورتیکه نتوانند وظایف خود را به درستی انجام بدهند، مشکلات متعددی بهوجود میآید. معمولا منشیها افرادی با مهارتهای ارتباطی بالا هستند که میتوانند زمان را به خوبی مدیریت کرده و با کمک تفکر منتقدانه و مهارتهای حل مسئله با چالشهای مختلفی که در محل کار به وجود میآید، مواجه شوند.