سارا طاهری، خبرنگار گروه دانشگاه: امروزه فناوری‌های دیجیتال، زندگی را به طور چشمگیری تحت‌تأثیر قرار داده‌اند. از اینترنت اشیا تا هوش مصنوعی، این ابزارها توانسته‌اند ارتباطات، کسب‌وکارها و حتی آموزش را بهبود بخشند. تحولات دیجیتال البته شیوه آموزش را نیز دستخوش تغییراتی کرده و دانشگاه‌ها نیز از این تغییرات مستثنی نیستند. این روزها مفهوم «دانشگاه دیجیتال» یکی از ایده‌های اساسی برای ارتقای نظام آموزشی است و با سرعت گرفتن تحولات فناوری، وقت آن رسیده است که سیستم آموزش عالی، خود را با نیازهای عصر دیجیتال هماهنگ کند. بسیاری از کارشناسان آموزش عالی بر این باورند که فناوری‌های دیجیتال تحول‌آفرین می‌توانند کیفیت آموزش را افزایش داده و نیازهای شغلی آینده را پاسخ دهند. بنابراین، تحول به سمت دانشگاه دیجیتال ضروری است و بسیاری از دانشگاه‌ها تلاش دارند تا به این سمت حرکت کنند. اتفاقی که در دانشگاه آزاد نیز رخ داده و در آستانه یک تحول دیجیتال بنیادین قرار گرفته است.
ایمان عطارزاده که در سال‌های اخیر مسئولیت توسعه شبکه علمی هوشمند را برعهده داشت، از آذرماه امسال با حکم رئیس دانشگاه آزاد، مسئولیت مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه آزاد را نیز برعهده گرفت تا برای اعتلای حوزه فناوری اطلاعات دانشگاه تلاش کند. سوابق اجرایی عطارزاده البته فقط به همین دو مسئولیت خلاصه نمی‌شود؛ او دارای مدرک مهندسی نرم‌افزار کامپیوتر و عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد واحد تهران مرکزی با مرتبه دانشیاری است که پیش از این مدیرکل فنی و آمار معاونت سنجش و پذیرش دانشگاه آزاد، مدیرکل دفتر سیاست‌گذاری علم و فناوری پژوهشگاه مرکزی دانشگاه آزاد، مدیرکل دفتر پایش، نظارت و آمار و اطلاعات پژوهشگاه و شبکه آزمایشگاهی دانشگاه آزاد نیز بوده است.
تحولات فناورانه دانشگاه در حوزه دیجیتال، بررسی رویداد عصر امید اقتصاد دیجیتال و بررسی چالش‌ها و مشکلات سامانه آموزشیار، مهم‌ترین محورهای گفت‌وگوی ما با عطارزاده است. او می‌گوید ۲۴۰ سامانه و ماژول فعال در مجموعه دانشگاه آزاد، در حال سرویس‌دهی‌اند. او سامانه «آموزشیار» را یک «مگاپروژه» معرفی می‌کند و معتقد است ایجاد هیچ سامانه‌ای به معنای پایان توسعه آن نیست و آموزشیار نیز همچنان در مسیر تکامل و بهبود قرار دارد. به گفته او، تیم فنی تمامی موارد را به صورت لحظه‌ای رصد کرده و نسبت به رفع آن‌ها اقدام کرده است. مشروح این گفتوگو را در ادامه از نظر می‌گذرانید.
شما یکی از افراد مطلع و فعال در حوزه دیجیتالی شدن دانشگاه محسوب می‌شوید. قبلاً مسئولیت توسعه شبکه علمی هوشمند را برعهده داشته‌اید و حالا نیز رئیس مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاهید. روند حرکت دانشگاه آزاد و همراهی با تحولات فناورانه به‌ویژه در حوزه تحولات دیجیتال را چطور می‌بینید؟
دانشگاه آزاد اسلامی در سال‌های اخیر تحولات گسترده‌ای را در حوزه دیجیتالی شدن تجربه کرده است. در این راستا، با حضور دکتر طهرانچی، طرح تحولی در دانشگاه شکل گرفت که منتج به تدوین سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد شد. این سند به عنوان یک سند بالادستی برای تمامی ارکان دانشگاه مورد بررسی، رسیدگی و اجرا قرار گرفته است و مأموریت‌های دانشگاه نیز در همه حوزه‌ها در همین راستا انجام می‌شود.
یکی از مهم‌ترین کارهایی که ریاست دانشگاه به حوزه‌ها، به‌ویژه حوزه فناوری، ابلاغ کرده‌اند، بحث تحولات دیجیتال در دانشگاه آزاد است. این تحولات دیجیتال در قالب سامانه‌سپاری مطرح شده و اگر عزیزان دقت کرده باشند، می‌بینند طی چند سال اخیر، سامانه‌های گوناگونی در حوزه‌های مختلف راه‌اندازی شده‌اند. از جمله این سامانه‌ها می‌توان به آموزشیار (سامانه یکپارچه آموزشی)، پژوهشیار، اموال، املاک، سامانه مربوط به قراردادها و سایر سامانه‌های پژوهشی اشاره کرد که نمود طرح تحول دیجیتال در دانشگاه است.
در واقع، این طرح تحول دیجیتال علاوه بر سامانه‌سپاری، اصلاح فرایندهای سازمانی را نیز در بر می‌گیرد. دانشگاه آزاد با داشتن حدود ۵۰۰ واحد و مرکز دانشگاهی در سراسر کشور، پیش از این با تنوع سامانه‌ها و ابزارهای مختلف در واحدهای خود مواجه بود که باعث تنوع و حتی تفاوت در فرایندهای اجرایی می‌شد، اما در مسیر یکپارچه‌سازی سامانه‌ها در حوزه‌های مختلف، این چالش برطرف شده و کنترل فرایندها و انضباط‌بخشی سازمانی به شکلی منسجم‌تر امکان‌پذیر شده است. در نتیجه، اکنون دانشجویان و سایر مخاطبان دانشگاه به راحتی می‌دانند برای امور آموزشی باید به سامانه «آموزشیار» و برای امور پژوهشی به سامانه «پژوهشیار» مراجعه کنند. این اقدام، از پراکندگی و تنوع سامانه‌ها در واحدهای مختلف جلوگیری کرده و مدل‌های اجرایی را به شکل یکپارچه و هماهنگ در سراسر دانشگاه آزاد سامان داده است.
از منظر حاکمیتی و حکمرانی سازمانی، این رویکرد موجب شده دانشگاه آزاد در فرایندهای اجرایی، تمامی واحدها و فعالیت‌های خود را به‌صورت یکپارچه مدیریت کرده و انضباط‌بخشی فرایندی، نظارت و پایش دقیق امور را امکان‌پذیر سازد. از همه مهم‌تر، این روند رصدپذیری و نظارت بر انجام امور را بهبود بخشیده و کنترل بر اجرای فعالیت‌ها را تسهیل کرده است.
خوشبختانه ریاست دانشگاه با نگاه باز و رویکردی پیشرو در حوزه خدمات دیجیتال، در همین یک سال اخیر، مأموریت جدیدی را به حوزه فناوری اطلاعات محول کرده‌اند که شامل اقتصاد دیجیتال و هوش مصنوعی نیز می‌شود و به‌جد از ما مطالبه کرده‌اند. در همین راستا، ما موظفیم در سامانه‌های ارائه‌دهنده خدمات به مخاطبان، فناوری هوش مصنوعی را به‌کار بگیریم. اگرچه در گذشته چنین نیازی مطرح نبوده و زیرساخت‌های لازم نیز فراهم نشده بود، اما اکنون باید بهبود سامانه‌های موجود و بهره‌گیری از روش‌های تسهیل‌گری مبتنی بر هوش مصنوعی را در اولویت قرار دهیم.
حضور ما در رویداد تخصصی «اقتصاد دیجیتال و هوش مصنوعی» که در اصفهان برگزار شد، نشان‌دهنده اهمیت این موضوع است. بر اساس اطلاعات ارائه‌شده، بیش از ۱۲۰ شرکت در این رویداد حضور داشتند که افتخار ما این است که بخش قابل توجهی از این شرکت‌ها از سوی دانشجویان، اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه آزاد تأسیس و زاییده شده‌اند. در گفتوگو با برخی از نمایندگان این مجموعه‌ها، مشخص شد بسیاری از آن‌ها در نقاط مختلف کشور، به عنوان نمایندگان واحدهای دانشگاهی خود، دستاوردهای ارزشمندی را در این حوزه ارائه کرده‌اند.
این رویداد، علاوه بر نمایش پیشرفت‌های دانشگاه در زمینه هوش مصنوعی و تحول دیجیتال، فرصتی برای درک بهتر تنوع فعالیت‌های دانشگاه در این حوزه‌ها فراهم کرده است. در بازدیدهای پراکنده از واحدهای دانشگاهی، ممکن است تنها چند نمونه از این محصولات مشاهده شود، اما گردهمایی تخصصی شرکت‌های مرتبط، نشان‌دهنده گستردگی، تنوع و کیفیت بالای فعالیت‌های دانشگاه در این زمینه است.
علاوه بر این، بررسی دستاوردهای ارائه‌شده در این نمایشگاه نشان می‌دهد واحدهای دانشگاهی توانسته‌اند پاسخگوی نیازهای جامعه، صنعت و حوزه‌های تخصصی مانند «پزشکی» و «فنی و مهندسی» باشند. این پیشرفت‌ها نشان‌دهنده نقش کلیدی دانشگاه آزاد اسلامی در توسعه فناوری‌های نوین است که جای بسی خرسندی دارد.
مهم‌ترین نکته یا موردی که در این رویداد مورد توجه‌تان قرار گرفت چه بود؟
نکته‌ای که در این رویداد توجه من را جلب کرد و می‌تواند در دستورکار اصلی ما قرار گیرد، شبکه‌سازی این مجموعه‌ها است. این موضوع، گامی مهم در راستای تقویت تعاملات علمی و فناوری میان واحدهای دانشگاهی و شرکت‌های فعال در حوزه اقتصاد دیجیتال و هوش مصنوعی خواهد بود. هنگامی که یک واحد دانشگاهی محصولی را در یکی از نقاط کشور ارائه می‌کند، نباید از ظرفیت گسترده شبکه دانشگاه آزاد غافل شد. این محصول باید در تمامی واحدهای دانشگاهی معرفی و ارائه شود تا در سراسر کشور به صورت شبکه‌ای گسترش یابد. یکی از نقص‌هایی که مشاهده شد، این بود که برخی واحدها تنها به بازارهای محلی خود محدود مانده‌اند. برای مثال، یکی از شرکت‌کنندگان در این رویداد عنوان کرد که محصولش را در تیراژ هزار نسخه، فقط در استان خود ارائه داده و در پاسخ به پرسش درباره عرضه آن در سایر استان‌ها، اظهار کرد که ارتباطی با دیگر واحدهای دانشگاهی نداشته است.
پس یکی از مزایای رویدادهای تخصصی را همین برقراری ارتباط با شبکه سراسری دانشگاه می‌دانید؟
بله؛ یکی از مزایای برگزاری رویدادهای تخصصی همین موضوع است؛ استان‌های مختلف با یکدیگر آشنا شده، ارتباط برقرار می‌کنند و می‌توانند محصولات خود را در سایر واحدهای دانشگاهی، صنایع و حتی جامعه در نقاط دیگر کشور عرضه کنند. این مدل شبکه‌ای به دانشگاه آزاد این امکان را می‌دهد که یک محصول تولیدشده در یک واحد دانشگاهی را به سراسر کشور عرضه کند؛ حتی شرکت‌هایی که خارج از مجموعه دانشگاه آزاد فعالیت می‌کنند نیز می‌توانند از این شبکه بهره‌مند شوند و محصولات خود را در این بستر به مناطق مختلف کشور ارائه کنند؛ نه فقط مجموعه دانشگاه آزاد، بلکه برای مجموعه‌های بیرونی نیز بسیار جذاب باشد. این یک ظرفیت مهم است که باید برای آن راهکارهای اجرایی مؤثر، تدوین و پیاده‌سازی شود. این موارد بسیار مهم است و ما باید در مجموعه دانشگاه آزاد به آن‌ها فکر کنیم و برایشان راهکاری بیندیشیم.
دانشگاه آزاد خود را به عنوان یک دانشگاه «حل مسئله» و «اجتماعی» معرفی می‌کند که برنامه‌هایی برای پاسخگویی به نیازها و مسائل اجتماعی و صنعت طراحی کرده و در مسیر تحقق این اهداف گام برمی‌دارد. با بهره‌گیری از این روش‌ها و امتیازات شبکه، دانشگاه می‌تواند نقشی کلیدی در پاسخگویی به نیازهای صنعتی و حتی در عرصه بین‌المللی ایفا کند. در نتیجه، این بستر نه‌تنها برای اعضای دانشگاه، بلکه برای مراکز صنعتی و علمی خارج از دانشگاه نیز فرصت‌های ارزشمندی فراهم خواهد کرد.
عملکرد فناوران دانشگاه آزاد را در کدام موارد پیشرو و در کدام موارد نیازمند توسعه بیشتر دیدید؟
بر اساس بازدید از این رویداد و بررسی فعالیت شرکت‌های حاضر، به نظر می‌رسد ایده‌پردازی دانشجویان و اعضای هیئت علمی بسیار خلاقانه بوده و تنوع‌بخشی به حوزه‌های فعالیت نیز قابل توجه است. نمونه‌هایی از پروژه‌های ارائه‌شده شامل خدمات اجتماعی، روان‌شناسی، امور اجتماعی، صنعت و تولید بوردهای مجهز به هوش مصنوعی بود. همچنین، کاربردهای هوش مصنوعی در ارتباطات و فناوری‌های مجازی‌سازی به‌خوبی مورد توجه قرار گرفته است. با این حال، برای رقابت با دیگر دانشگاه‌ها در حوزه دیجیتال، لازم است برنامه‌ریزی منسجم‌تری در زمینه توسعه زیرساخت‌ها، افزایش همکاری‌های بین‌واحدی و ارتقای ارتباط با صنایع و بازارهای بین‌المللی صورت گیرد.
در حوزه اقتصاد دیجیتال، تولید نرم‌افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی (AI) نقش مهمی در پاسخگویی به نیازهای کاربران دارد. در این بازدید، نمونه‌هایی از کاربرد هوش مصنوعی در حوزه سلامت را مشاهده کردم و تنوع گسترده‌ای که در این محصولات وجود داشت، امیدواری زیادی ایجاد کرد. خوشبختانه دانشجویان، اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه آزاد در توسعه محصولات خود، تنها به یک حوزه خاص محدود نمانده‌اند، بلکه طیف وسیعی از زمینه‌ها را پوشش داده‌اند. این تنوع‌گرایی، ارزش بالایی دارد و می‌تواند الگویی مناسب برای گسترش و تعمیق فعالیت‌ها در هر یک از این حوزه‌ها باشد. به نظر می‌رسد دانشگاه آزاد در این مسیر رویکردی پیشرو اتخاذ کرده است.
یکی از مأموریت‌های شما در حکم اخیر رئیس دانشگاه، بازمهندسی فناوری اطلاعات، هوش مصنوعی و اقتصاد دیجیتال دانشگاه بر اساس چرخش تحولی سند تعالی ۵ساله دانشگاه عنوان شده است. جایگاه اقتصاد دیجیتال در فضای دانشگاه آزاد چگونه است؟ آیا می‌توان نمودی از ورود دانشگاه به این حوزه را مشاهده کرد؟ ابعاد و اهداف این بازمهندسی را تشریح کنید.
رئیس دانشگاه مطالبه توسعه اقتصاد دیجیتال را مطرح کرده‌اند. این مسئله، همان چالشی است که در این بازدید به آن اشاره شد. اقتصاد دیجیتال، حوزه‌ای بسیار گسترده است و برخی از نمونه‌های نمود آن را می‌توان در پروژه‌های دانشگاهی مشاهده کرد. اکنون این پرسش مطرح می‌شود که دانشگاه چگونه می‌تواند پاسخگوی نیاز صنعت و جامعه در ارائه خدمات دیجیتالی باشد؟
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره شد، دانشگاه آزاد به سمت سامانه‌سپاری حرکت کرده است. در گذشته، داده‌های دانشگاه به‌صورت جزیره‌ای، تکه‌تکه و گسسته نگهداری می‌شد، اما اکنون با مدل یکپارچه سامانه‌سپاری، اطلاعات ارزشمندی در اختیار دانشگاه قرار گرفته است. بر همین اساس، دانشگاه در حوزه فناوری اطلاعات، مهندسی داده را به‌عنوان یک رویکرد اساسی دنبال می‌کند، زیرا داده‌های ارزشمند، بنیان اصلی تصمیم‌گیری‌های دقیق محسوب می‌شوند.
یکی از بخش‌های کلیدی در این مسیر، داده‌کاوی (Data Mining) است که امکان کشف دانش را فراهم می‌کند. این دانش می‌تواند برای بهبود ارائه خدمات بهتر به مخاطبان مورد استفاده قرار گیرد. خدمات هوشمند مبتنی بر داده، از فرایندهای ساده مانند نظرسنجی‌های عمومی تا فرایندهای پیچیده مدیریتی و تصمیم‌سازی در دانشگاه را شامل می‌شود. دانشگاه آزاد اسلامی، ترکیبی از طیف وسیع فرایندهای گوناگون است و می‌تواند از طریق هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، بازخوردهای دقیقی درباره نقاط قوت و ضعف این فرایندها و میزان رضایت مخاطبان دریافت کند؛ به همین دلیل، مرکز فناوری دانشگاه، بخشی را به مهندسی داده اختصاص داده است تا با تحلیل و پردازش داده‌ها، بنیان لازم برای اقتصاد دیجیتال در دانشگاه ایجاد شود.
در صحبت‌های خود درخصوص رویداد «عصر امید» و پتانسیل‌های دانشگاه آزاد و دانشجویان آن صحبت کردید. چگونه این ظرفیت‌ها می‌توانند در توسعه دانشگاه نقش مهمی ایفا کنند؟ تا چه اندازه می‌توانید از این توان در حوزه کاری خودتان استفاده کنید؟
خیلی خوشحال شدم که دانشجویان، اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه موفق شده‌اند محصولات ارزشمندی ارائه دهند و نشان از توانمندی بالای دانشگاه در این حوزه دارد. این توان باید به‌صورت هدفمند و سازمان‌یافته به کار گرفته شود تا دانشگاه آزاد بتواند از ظرفیت دانشجویان در مسیر توسعه فناوری و دیجیتالی‌سازی خدمات خود استفاده کند.
در دانشگاه آزاد، چندین مسئله اساسی مطرح است؛ از جمله ایده‌پردازی و اجرای پروژه‌ها. در همین رویداد، ایده‌های جدیدی به ذهن خودم رسید که می‌توان از آن‌ها در حوزه فناوری اطلاعات، آموزش و پژوهش بهره برد. این ایده‌ها می‌توانند در اختیار معاونت‌ها و حوزه‌های بهره‌بردار دانشگاه قرار گیرند و خدمات مؤثری ارائه دهند. هدف ما این نیست که چرخ را از ابتدا اختراع کنیم، بلکه زمانی که مشاهده می‌کنیم دانشجویان یا همکاران دانشگاهی خودمان، محصولات باکیفیتی تولید کرده‌اند، نشان‌دهنده آن است که مسئله را به درستی شناسایی کرده و درصدی از مسیر را طی کرده‌اند. در این مرحله، دانشگاه باید نقش حمایتی ایفا کند، این افراد را به همکاری دعوت کرده و از پروژه‌های آنان حمایت کند تا به نتیجه مطلوب دست یابند و دانشگاه نیز بتواند از این محصولات به خوبی بهره‌برداری کند.
یکی از برنامه‌های مهم دانشگاه، برگزاری رویدادهایی همچون «صدرا» و «عصر امید» است. این رویدادها فراتر از یک عنوان، درواقع بستری برای نشان دادن این واقعیت است که دانشگاه صرفاً محلی برای آموزش نظری نیست، بلکه مهارت‌آموزی نیز در اولویت قرار دارد. دانشگاه برای توانمندسازی دانشجویان برنامه‌ریزی کرده و برگزاری چنین رویدادهایی، فرصتی است تا دانشجویان از نزدیک ببینند همکلاسی‌ها و فارغ‌التحصیلان رشته‌های مختلف، چگونه در این زمینه‌ها فعالیت کرده‌اند.
این فرایند، انگیزه دانشجویان را برای عملی کردن ایده‌هایشان افزایش می‌دهد و فرصتی فراهم می‌آورد تا آن‌ها نیز بتوانند دستاوردهای خود را در معرض دید عموم قرار دهند. از آنجا که مخاطبان این رویدادها تنها دانشگاهیان نیستند، بلکه نمایندگانی از صنعت و جامعه نیز حضور دارند، این تعامل می‌تواند به شناسایی نیازهای واقعی صنعت و استفاده از محصولات ارائه‌شده در این حوزه منجر شود.
در گفتوگو با دانشجویان دیدم بسیاری از آن‌ها درباره امکان گذراندن دوره‌های کارآموزی در شرکت‌های حاضر در این رویدادها پرس‌وجو می‌کردند. این امر نشان می‌دهد که آن‌ها تمایل دارند مهارت‌های خود را در عمل به‌کار گیرند؛ حتی برخی از دانشجویان که در حوزه‌های تخصصی مرتبط فعالیت دارند، پیشنهاد می‌دادند که بتوانند بخش‌هایی از محصولات موجود را توسعه دهند. این ارتباط میان دانشجویان و شرکت‌ها درنهایت باعث تقویت و توسعه فعالیت‌های این مجموعه‌ها شده و فرصتی برای اشتغال و رشد حرفه‌ای دانشجویان فراهم می‌آورد. درمجموع، می‌توان گفت هدف اصلی چنین رویدادهایی، معرفی مسیرهای شغلی و مهارتی به دانشجویان و فراهم کردن فرصت‌هایی برای ورود آن‌ها به بازار کار است. به دانشجو می‌گوید آموخته‌ها و مهارت‌هایی که کسب کرده‌اید، درنهایت به نتایجی منتهی می‌شود که می‌توان آن‌ها را منتشر کرد. همچنین این امکان وجود دارد که با شرکت‌های مرتبط وارد مذاکره شده و همکاری خود را آغاز کنید.
یکی از مطالبات دیگر رئیس دانشگاه از شما در مسئولیت جدید، اتصال سیستمی و یکپارچه‌سازی سامانه‌های موجود در دانشگاه است. آیا آماری از تعداد سامانه‌های جدیدی که در سال جاری راه‌اندازی شده‌اند، در دست دارید؟ در مسیر یکپارچه‌سازی، چه تغییرات جدیدی را در دانشگاه شاهد خواهیم بود؟
در سازمان مرکزی دانشگاه، سامانه‌هایی طراحی و راه‌اندازی شده‌اند که شامل ماژول‌های متعددی هستند. گاهی یک سامانه از نظر ما به عنوان یک سامانه مستقل محسوب می‌شود، اما کنار آن، ده‌ها ماژول مختلف نیز در نظر گرفته شده است. اگر بخواهم به صورت عددی ارائه کنم، در حال حاضر نزدیک به ۲۴۰ سامانه و ماژول فعال در مجموعه دانشگاه آزاد، حداقل در سازمان مرکزی، در حال سرویس‌دهی هستند. این آمار نشان‌دهنده تمرکز دانشگاه بر توسعه سامانه‌سپاری و دیجیتالی‌سازی فرایندها به منظور بهبود ارائه خدمات به مخاطبان است.
در خصوص بحث یکپارچه‌سازی باید توجه داشت که این فرایند لزوما به معنای تجمیع و یکسان‌سازی همه سامانه‌ها نیست. برای مثال، سامانه یکپارچه «آموزشیار» که تمامی خدمات آموزشی را ارائه می‌دهد یا سامانه «پژوهشیار» که به خدمات پژوهشی اختصاص دارد، هر یک به صورت تخصصی وظایف خود را انجام می‌دهند. بنابراین، هدف از یکپارچه‌سازی این نیست که تمامی سامانه‌ها در یک بستر واحد ادغام شوند، بلکه مهم‌ترین مسئله، ایجاد ارتباط مؤثر میان آن‌هاست. از منظر مهندسی، آنچه اهمیت دارد، ارتباط و تعامل میان سامانه‌هاست، به گونه‌ای که داده‌های موجود در هر سامانه بتوانند به درستی تبادل شده و مورد استفاده قرار گیرند. به این ترتیب، اطلاعات ارزشمندی که در یک سامانه ذخیره شده، قابلیت بهره‌برداری در سایر سامانه‌ها را نیز خواهد داشت.
توجه به «مهندسیِ داده» در دانشگاه آزاد یکی دیگر از مأموریت‌های شماست؛ در این خصوص هم توضیح دهید.
بله، یکی از مأموریت‌های کلیدی که از سوی دکتر طهرانچی به ما محول شده، توجه جدی به «مهندسیِ داده» در دانشگاه آزاد است. این امر موجب بهینه‌سازی فرایندها و ارتقای سطح خدمات ارائه‌شده در حوزه‌های مختلف دانشگاه خواهد شد. هر یک از این سامانه‌ها دارای یک پایگاه داده مستقل هستند که حجم عظیمی از اطلاعات را در خود ذخیره کرده‌اند. نکته مهم این است که بررسی شود این داده‌ها چگونه با سایر سامانه‌ها ارتباط برقرار می‌کنند و چگونه می‌توان از آن‌ها در بسترهای مختلف استفاده کرد. با بهره‌گیری از مدل‌های «مهندسیِ داده» و تحلیل اطلاعات می‌توان اثربخشی بیشتری در فرایندهای مدیریتی ایجاد کرده و تصمیم‌گیری‌های بهتری را برای مدیران دانشگاه فراهم ساخت.
در تعریف هر سامانه، یک مأموریت تخصصی برای آن در نظر گرفته می‌شود، اما نمی‌توان صرفاً به تولید داده از سوی یک سامانه بسنده کرد. از دید مدیران یک مجموعه، آنچه اهمیت دارد، دسترسی به نتایج کلی داده‌ها و تحلیل آن‌ها در قالب گزارش‌های مدیریتی است. یکی از مهم‌ترین وظایف ما، مهندسی و تحلیل داده و همچنین طراحی داشبوردهای مدیریتی است تا بتوانند بازخوردها، نظرات و اطلاعات ارزشمند موجود در سامانه‌های مختلف را در اختیار مدیران دانشگاه قرار دهند.
سامانه جدیدی تا پایان سال در دست راه‌اندازی دارید؟
در رابطه با توسعه سامانه‌های جدید، چند سامانه تا پایان سال در دستورکار قرار دارد، اما در حال حاضر از اعلام جزئیات آن‌ها معذورم.
در چه حوزه‌هایی؟
احتمالاً سامانه‌هایی در حوزه فارغ‌التحصیلان، بازخورد و روابط عمومی راه‌اندازی خواهند شد. این سامانه‌ها در مراحل نهایی مذاکره قرار دارند و محصولات آن‌ها در حال تولید است.
نمی‌توانید به تعدادشان اشاره کنید؟
متنوعند؛ با مجموعه‌هایی وارد مذاکره شده‌ایم و محصولات تولید شده، ولی زمان تحویل مشخص نیست. نکته‌ای که در توسعه هر سامانه باید مورد توجه قرار گیرد، صرفاً طراحی و پیاده‌سازی آن نیست، بلکه مباحثی همچون امنیت، معماری، زیرساخت‌ها و همچنین تأیید نهایی از سوی بهره‌برداران نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. پس از بررسی‌های مرحله به مرحله و تأیید نهایی؛ فرایند رونمایی، بهره‌برداری و آموزش سامانه آغاز می‌شود.
سامانه «آموزشیار» یکی از ابزارهای مهم در حوزه مدیریت آموزشی دانشگاه آزاد محسوب می‌شود و هنوز هم آنگونه که مخاطب دانشجو انتظار دارد، مخاطب‌پسند نیست. علی‌رغم اهمیت و ارزشمندی آن، حرف و حدیث‌های زیادی درباره‌اش مطرح است. برخی مشکلات عملکردی این سامانه هنوز برطرف نشده و باعث نارضایتی کاربران شده است.
اگر بخواهیم درباره مسائل و چالش‌های این سامانه توضیح دهیم، باید اشاره کنیم فرایند استقرار و بهره‌برداری هر سامانه، بسته به ماهیت آن، متفاوت است و باید مشکلات آن مرحله به مرحله شناسایی و رفع شوند. در برخی موارد، سامانه‌ها پیچیدگی‌های متفاوتی دارند. برای مثال، زمانی که یک سامانه مانند «اتوماسیون اداری» خریداری و راه‌اندازی می‌شود، تنها به یک آموزش ساده نیاز دارد، اما در مقابل، سامانه‌های حسابداری دارای پیچیدگی‌های تخصصی‌اند که نیاز به دانش فنی بیشتری دارند. از سوی دیگر، برخی سامانه‌ها دارای تنوع زیادی در میان کاربران و بهره‌برداران خود هستند که مدیریت و یکپارچه‌سازی آن‌ها را دشوارتر می‌کند.
در خصوص یکپارچگی سامانه‌های آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی، باید در نظر داشت پیش از این، حدود ۵۰۰ نرم‌افزار آموزشی مختلف با مدل‌ها و فرایندهای گوناگون در قالب ۹ دسته‌بندی متفاوت در واحدهای دانشگاهی به صورت مجزا و جزیره‌ای فعالیت می‌کردند. در نگاه نخست، این موضوع ممکن است صرفا به عنوان تنوع نرم‌افزاری تلقی شود، اما زمانی که وارد حوزه مهندسی و تحلیل داده می‌شویم، متوجه تفاوت‌های اساسی میان سبک‌های داده‌ای، نحوه پردازش اطلاعات و حتی ادبیات مورد استفاده در این سامانه‌ها می‌شویم.
یکی از چالش‌های اساسی در یکپارچه‌سازی این سامانه‌ها، یکتا‌سازی داده‌ها، استانداردسازی کُدینگ و یکسان‌سازی فرایندها بود. در بسیاری از واحدهای دانشگاهی، روش‌های متفاوتی برای ثبت و پردازش داده‌ها اتخاذ شده بود، به‌گونه‌ای که برخی واحدها بر اساس رویه‌های خاص خود عمل می‌کردند و در نهایت مشخص می‌شد این رویه‌ها در سایر بخش‌ها به شیوه‌ای متفاوت اجرا شده‌اند؛ بنابراین پیچیدگی برخی سامانه‌ها قابل مقایسه با یکدیگر نیست. نمی‌توان یک سامانه اتوماسیون اداری را با یک سامانه آموزشی که از ترکیب و یکپارچه‌سازی ۵۰۰ سامانه مختلف به وجود آمده، در یک سطح در نظر گرفت. از منظر مهندسی نرم‌افزار، هر سامانه دارای سطح، مدل داده‌ای، حساسیت و شیوه بهره‌برداری خاص خود است که آن را از سایر سامانه‌ها متمایز می‌کند.
سامانه‌های آموزشی به دلیل گستردگی کاربران و ذینفعان خود، پیچیدگی ویژه‌ای دارند. از دانشجویان گرفته تا کارشناسان آموزشی، مسئولان مالی، پژوهشی، فرهنگی و سایر بخش‌های سازمان، همگی به عنوان بهره‌برداران این سامانه محسوب می‌شوند. این گستردگی باعث می‌شود مدیریت و بهینه‌سازی چنین سامانه‌هایی چالش‌برانگیز باشد.
با توجه به تجربه چندین ساله در اجرای این پروژه، می‌توان سامانه «آموزشیار» را یک مگاپروژه در نظر گرفت. یکی از سخت‌ترین بخش‌های این پروژه، فرایند انتقال اطلاعات (Data Convert) و آموزش کاربران بود که نیازمند تلاش و هماهنگی گسترده‌ای در سطح واحدهای دانشگاهی بود. در خصوص چالش‌های این سامانه، باید اشاره کرد که ایجاد هیچ سامانه‌ای به معنای پایان توسعه آن نیست. سامانه «آموزشیار» که در سال ۱۳۹۹ راه‌اندازی شد، از آن زمان تاکنون تغییرات و به‌روزرسانی‌های بسیاری را تجربه کرده است و همچنان در مسیر تکامل و بهبود قرار دارد.
هر دانشجو، مهندس نرم‌افزار یا همکار مرتبط با این حوزه، به تدریج متوجه فرایند بهبود گام به گام سامانه‌ها می‌شود. این بهبودها بر اساس نیازهای شناسایی‌شده صورت می‌گیرد. در برخی موارد، پس از مدتی مشخص می‌شود که یک فرایند نادرست است، بنابراین اصلاح آن در دستورکار قرار می‌گیرد.
این اشتباهات چگونه شناسایی می‌شوند؟
واحدهای مختلف سازمانی مشکلات را گزارش می‌کنند و پیشنهادهای اصلاحی ارائه می‌دهند؛ بر همین اساس، بهبود در فرایندها اتفاق می‌افتد. نکته مهم صحبت‌های من این است که هیچ سامانه‌ای از ابتدا کامل و جامع نیست، بلکه به مرور زمان، متناسب با نیازهای جدید، توسعه می‌یابد و قابلیت‌های تازه‌ای به آن افزوده می‌شود. برای نمونه، در سامانه «آموزشیار»، نسخه اولیه تفاوت‌های بسیاری با نسخه جدید دارد؛ چرا‌که به مرور زمان بهبود یافته و در اختیار کاربران قرار گرفته است. روند توسعه این سامانه نشان می‌دهد مرحله به مرحله پیشرفت‌هایی حاصل شده و میزان رضایت کاربران افزایش یافته است. البته اشکالاتی نیز در این مسیر وجود داشته، اما تیم توسعه بر اساس بازخوردهای دریافتی از کاربران، همواره در جهت بهبود عملکرد سامانه تلاش کرده است.
اشاره کردید از سال ۱۳۹۹ تاکنون، این روند بهبود همواره ادامه داشته است، اما در این میان، سؤالاتی که از سوی دانشجویان مطرح می‌شود، قابل توجه است. به عنوان نمونه، برخی دانشجویان در خصوص مشکل زبان فارسی سامانه «آموزشیار» و نحوه انتخاب واحد گلایه دارند. چرا این مشکل زبان فارسی برطرف نمی‌شود؟
باید منشأ مشکلات را شناسایی کنیم. بررسی‌ها نشان می‌دهد برخی از این مسائل ماهیت فنی دارند. برای مثال، در برهه‌ای با مشکلاتی همچون خروج ناگهانی یک نودِ سرور از دسترس یا اختلال در سیستم پرداخت مواجه بوده‌ایم. بدیهی است چنین مسائلی، حتی در سامانه‌های بانکی یا سایر سامانه‌های دولتی نیز رخ می‌دهد.
برای مثال، گاهی اوقات پیامک‌های اطلاع‌رسانی ارسال نمی‌شوند که می‌تواند به دلایل فنی مختلفی از جمله اختلال در پنل پیامکی باشد، اما نکته مهم این است که تیم فنی، تمامی این موارد را به صورت لحظه‌ای رصد کرده و نسبت به رفع آن‌ها اقدام کرده است. البته میزان این مشکلات در شرایط مختلف متفاوت بوده است؛ به‌ویژه در بازه‌های زمانی انتخاب واحد، مسئله‌ای تحت عنوان کاربران همزمان (Concurrent Users) مطرح می‌شود؛ به این معنا که تعداد زیادی از کاربران به طور همزمان قصد استفاده از سامانه را دارند.
برای مدیریت این حجم از درخواست‌ها، معمولا از یک تقویم و جدول زمان‌بندی استفاده می‌شود تا بار سامانه به درستی توزیع شده و از ایجاد اختلال جلوگیری شود. با این حال، در طول این سال‌ها، همواره تلاش شده مشکلات در سریع‌ترین زمان ممکن برطرف شده و رضایت دانشجویان تأمین شود.
پس پاسختان به دانشجویان این است که تا زمانی که این مشکلات وجود دارد، روند بهبود مستمر ادامه خواهد داشت؟
بهبود مستمر در حال وقوع است. امیدواریم که بتوانیم به‌زودی این مسائل فنی را برطرف کنیم؛ مسائلی که به نظر می‌رسد عامل ایجاد برخی اختلالات هستند. هدف ما دستیابی به رضایت کامل کاربران است. در صورت رونمایی از سامانه‌های جدید، حتما اطلاع‌رسانی خواهیم کرد.
