ارتباطات سازمانی موثر چیست و چرا اهمیت دارد؟ بودِ آن چه آثار مثبتی را به همراه دارد و نبودِ آن چه عوارض منفی‌ای را در پی خواهد داشت؟ در سازمان‌ها، ارگان‌ها، نهادها و مراجع کاری، ارتباطات سازمانی موثر چه جایگاهی دارد و مدیران تا چه حد باید به این موضوع پایبند باشند؟
 
اهمیت ارتباطات سازمانی موثر

برای ایجاد هماهنگی میان منابع مادی و منابع انسانی سازمان جهت شکل‌گیری یک شبکه موثر کارآمد، برقراری ارتباطات سازمانی موثر و مطلوب ضروری است. در غیر این صورت، سازمان متوقف می‌شود و شکست خواهد خورد. سازمان به‌عنوان یک نهاد اجتماعی نیازمند ارتباطات است. ارتباطات موثر مدیران با کارکنان و درک‌انگیزه‌های ارتباطی آنان در توفیق مدیران برای دستیابی به اهداف طراحی‌شده سازمان، یک عامل موثر است تا جایی که ارتباطات موثر را می‌توان «قلب مدیریت» دانست.
 
تعریف ارتباطات سازمانی و چرایی اهمیت آن

ارتباطات سازمانی، فرآیندی است که مدیران به انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم و افکار با افراد داخل سازمان می‌پردازند. ارتباطات موثر برای هر سازمانی مانند خون در بدن انسان است و کارآمدترین و موفق‌ترین مدیران کسانی هستند که فرآیند ارتباطات را درک کرده و به سبک موثری به کار ببرند.

ارتباط مابین افراد سازمان می‌تواند به صورتی سرد و بی‌روح انجام شود. در اغلب سازمان‌ها داشتن حداقل ارتباط هنگام کار کفایت می‌کند، اما منظور ما از موثر بودن یک ارتباط در محیط کار، ارتباطی است که هر دو نفر یا گروه از علاقه و اشتیاق برای ادامه ارتباط برخوردار باشند.

برقراری ارتباط موثر می‌تواند روند انجام بسیاری از کارها را تسهیل کند و سطح رضایتمندی بیرونی از عملکرد آن سازمان را افزایش دهد. اهمیت ارتباط موثر در محیط کار، پیش از هرچیز به فرهنگ ارتباطی در داخل یک سازمان بستگی دارد که بخشی از این فرهنگ به فرهنگ اجتماعی و عادات رفتاری افراد شاغل مربوط می‌شود و بخش دیگر به رفتارهای نهادینه‌شده در یک سازمان وابسته است.

این بخش از فرهنگ سازمانی ناشی از مسائلی همچون خواست و اراده مدیران ارشد سازمان، انتصاب و انتخاب و استخدام کارکنان با رفتارهای مشابه و آموزش‌های داخل سازمانی است. از این رو، در برخی سازمان‌ها کارکنان از بودن در محیط کار لذت می‌برند و این در حالی است که سازمان‌های بسیاری وجود دارند که به دلیل عدم وجود تبادلات مناسب بین کارکنان، افراد همواره از کار شکایت داشته و در انجام وظایف‌شان اهمال و کوتاهی می‌کنند و خود را از اهداف جدا دانسته و تلاش کافی در انجام امور ندارند. وجود ارتباط موثر در سازمان باعث بالا رفتن کارایی کارکنان، خشنودی از بودن در محیط کار و تلاش مضاعف در انجام امور محوله خواهد شد.

مزایای برقراری ارتباطات سازمانی

دریافت اطلاعات لازم در مورد اهداف سازمانی، اطلاع کارکنان از عملیات و رویه سازمانی، دریافت بازخورد کارکنان از مدیران در مورد عملکرد کاری، ایجاد هماهنگی برای تحقق اهداف فردی و سازمانی، افزایش بهره‌وری و رضایتمندی کارکنان و مراجعان از عملکرد سازمان و نیز ارائه راهنمایی‌های لازم از سوی مدیران به کارکنان برای انجام صحیح و دقیق وظایف از مهم‌ترین مزایای برقراری ارتباطات سازمانی به‌شمار می‌رود.

عوامل قابل‌توجه در ارتباطات سازمانی

با وجود اینکه یکی از نکات مهم و اساسی در رابطه با روابط مدیر-کارکنان، نقش ارتباطات در توسعه و تکامل این روابط است اما متاسفانه توجه چندانی به اینکه یک فرد چگونه می‌تواند رابطه بهتری ایجاد کند، نشده است. برای برقراری ارتباطات موثر سازمانی لازم است اصول زیر از سوی مدیران رعایت شود:

1- گوش دادن (گوش شنوا داشتن): هنر خوب گوش کردن، یکی از مهارت‌های برقراری ارتباط موثر است. نباید فراموش کرد که گوش دادن با شنیدن فرق دارد چراکه شنیدن فقط گرفتن ارتعاشات صوتی است اما گوش دادن معنابخشی به شنیده‌هاست. بسیاری از مدیران، به جای گوش دادن، فقط می‌شنوند که این موضوع، آغاز اختلال در ارتباطات آنها با سازمان‌شان را کلید خواهد زد.

2- صریح و صادق بودن: ابهام و بی‌صداقتی در ارتباطات، سر منشأ بسیاری از مسائل و مشکلات خواهد شد. اگر ارتباطی فاقد صداقت باشد ارتباط یا قطع شده یا به شکل مخدوش، مبهم و ناسالم ادامه می‌یابد.

3- همدلی و همدردی: در حقیقت، همدردی تلاشی است برای درک دنیای ذهنی طرف مقابل. برای همدلی باید خود را جای دیگران بگذاریم و از دریچه چشم آنها نگاه و احساس کنیم.

4- رفتار توأم با عزت نفس: به این معنا که با تعمق در ژرفای وجود از دنیای درون خود آگاه شویم، به نقاط ضعف خود پی ببریم و به فکر اصلاح‌شان باشیم. اینجاست که با کمک حرمت ذات و ارزشی که برای خودمان قائل هستیم ارتباط‌مان با دیگران به نحو چشم‌گیری بهبود خواهد یافت.

5- کشف زمینه‌های مشترک و نکات مشابه: برای ارتباط موثر باید در جست‌وجوی زمینه‌های مشترک باشیم و از مشترکات استفاده کنیم. بر این مبنا، برای درک شرایط، باید اهداف، نیازها و نگرانی‌ها را از نظر و زاویه دید طرف مقابل نگاه کنیم. نکات مشترک زمینه‌های مساعدی هستند که شالوده همدلی، وحدت و تفاهم را می‌توان روی آن بنا کرد.

6- موقعیت‌دانی و وقت‌شناسی: از گفتن کلماتی که بار اخلاقی و فرهنگی مناسبی ندارند خودداری کنیم و یاد بگیریم چه زمان شوخ و چه زمان جدی باشیم چراکه «هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد.» باید سعی کنیم حد اعتدال را نگاه داریم، برای سخنان‌مان ارزش قائل شویم و زمانی که از ما نظر می‌خواهند، نظر بدهیم.

خودشناسی و افزایش آگاهی: شناسایی دنیای ذهنی دیگران و همدردی کردن با آنها نیازمند خودشناسی و تلاش برای افزایش اطلاعات خود جهت شناخت دیگران است. آگاهی از نقاط قوت و ضعف و نیازهای خود و پذیرش آنها کمک می‌کند خصوصیات دیگران را واقع‌بینانه‌تر ببینیم و بپذیریم.

8- مخالفت و نقد به شیوه مناسب: اگر بتوانیم بپذیریم که دیگران مانند ما نیستند می‌توانیم به شیوه مناسب با عقاید آنها مخالفت کنیم. برای نقد و مخالفت، زبان تند و آزاردهنده لازم نیست، بلکه باید با زبان ملایم نقد و مخالفت کرد.

9- انعطاف‌پذیری در سبک‌های رهبری و مدیریت: یک مدیر برای برقراری ارتباط موثر سازمانی با کارکنان خود باید در شیوه‌های مدیریتی خود منعطف باشد و به فراخور اقتضای شرایط، در سبک رهبری خود تغییر ایجاد کند.

سبک‌های ارتباط سازمانی

ارتباطات سازمانی سبک‌های گوناگونی دارد که برخی از این سبک‌ها عبارتند از «سبک کنترلی، سبک برابری، سبک ساختاری، سبک پویا، سبک تفویضی و سبک اجتناب». در این میان، سبک‌های برابری، پویا و ساختاری جزء مدل‌های مثبت و موثر ارتباطات سازمانی به شمار می‌روند و مدیرانی که این سبک‌ها را در مدیریت سازمان خود به کار می‌گیرند، می‌توانند با مدیریت صحیح منابع انسانی، سازمان خود را به سمت موفقیت و رضایتمندی درونی و بیرونی پیش ببرند. در سبک برابری، ارتباطات دوطرفه است و طرف‌های ارتباطی سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظرات‌شان دارند. در سبک پویا، فرآیند ارتباطات بسیار سریع صورت می‌گیرد و طرفین ارتباط باید زیرک و باهوش باشند تا به درک واقعی از مقصود ارتباطی برسند. در سبک ساختاری نیز، با تاکید رویه‌ها، قوانین، مقررات و استانداردها سعی در ترغیب کارکنان می‌شود و هدف، نظام‌مند کردن محیط سازمان است. به‌طور ذاتی و اختصاصی، فرآیند ارتباطات سازمانی در سازمان‌های دولتی و خصوصی تفاوت‌هایی با هم دارد که این تفاوت‌ها ریشه در ماهیت‌های دولتی و خصوصی این سازمان‌ها دارند. ریچارد دفت در کتاب مدیریت می‌گوید که: «مدیریت ارتباطات در یک سازمان تمامی آن را در برمی‌گیرد. ارتباطات جامع سازمانی در سه جهت انجام می‌پذیرد؛ بالا به پایین، پایین به بالا و افقی. مدیران موظف هستند که کانال‌های رسمی ارتباطی را برای تمامی این جهات در سازمان خود ایجاد و اطمینان حاصل کنند که چرخش اطلاعات در این کانال‌ها به‌طور منظم در جریان است.»

سخن پایانی

بی‌تردید، تعهد و پایبندی یک مدیر به برقراری ارتباطات سازمانی موثر، رشد، پویایی و توسعه سازمانش را توأم با رضایتمندی درونی و بیرونی از عملکرد سازمانش در پی خواهد داشت و بی‌توجهی به ارتباطات موثر سازمانی، عقبگرد، شکست و اختلال در سازمان و نارضایتی درونی و بیرونی از عملکرد آن را به دنبال خواهد داشت. به بیان دیگر، بی‌توجهی مدیر به ارتباطات سازمانی موثر، به منزله از کار افتادن قلب سازمان است؛ قلب که از کار بیفتد چه اتفاقی خواهد افتاد؟