علی حاجی‌شمسایی، مدیرکل امور هماهنگی معاونت بازرسی دبیرخانه هیات‌موسس دانشگاه آزاد: مستند‌سازی یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران یک مجموعه است؛ چرا‌که این مستندسازی‌ است که به‌عنوان یادگاری ماندگار از تجربه زیسته مدیران باقی می‌ماند و در بهبود تصمیم‌گیری‌ها، افزایش بهره‌وری و خلاقیت مدیران جدیدالورود تاثیرگذار خواهد بود. البته از دیگر فواید مستندسازی می‌توان به دسترسی آسان و مجدد به اطلاعات و محافظت از آنها به‌عنوان سرمایه سازمان‌ها یاد کرد. همچنین هدف نهایی مستندسازی را می‌توان ایجاد یک سازمان یادگیری، مشارکتی و جریان بین مخازن اطلاعاتی
ایجاد شده دانست. همچنین باید اشاره کرد مستندسازی با تمام فوایدی که دارد، در ایران با چالش‌ها و موانع بسیاری همراه است که در این گزارش به آن خواهیم پرداخت.

انتقال تجارب زیسته مدیریتی برای دانشگاه اهمیت دارد
بهره‌گیری از دانش سازمانی و تجارب مدیریتی در دانشگاه آزاد یکی از اصول اساسی کیفی‌سازی فعالیت‌ها و برنامه‌ها به‌شمار می‌رود. اکثر مدیران نیز در این زمینه که «تدوین هر برنامه بر پایه دانش سازمانی و تجربیات مستند شده، به کیفی‌سازی آن کمک می‌کند» اتفاق‌ نظر دارند و تصریح این نکته که محتوای ارائه شده بر چه اندیشه‌ها و دستاوردهایی مبتنی بوده و لازمه پیروی از موازین اخلاق علمی و حرفه‌ای می‌دانند. به این ترتیب مستندسازی دانش شکل گرفته، معیاری برای محک زدن درجه اعتبار و اصالت برنامه یا فعالیت ارائ‌شده محسوب می‌شود. در رابطه با تجربیات مدیریتی، تغییر مدیران موضوعی معمول در سازمان‌هاست؛ هرچند ممکن است دلایل تغییرات، تفاوت‌هایی در دانشگاه با سایر موسسات دولتی و غیردولتی باشد، اما اگر از مزایا و معایب این تغییرات چشم‌پوشی کنیم آنچه برای دانشگاه مهم است انتقال تجارب زیسته مدیریتی در دوران تصدی مسئولیت توسط مدیران است. این انتقال تجربیات در دانشگاه با مشکلات و موانعی روبه‌رو است که شناسایی این مشکلات و تلاش برای رفع آن می‌تواند به برنامه‌ریزی و سیاستگذاری در این حوزه کمک کند. تجربه مدیر حتی در شکل ناموفق بیش از هر چیزی می‌تواند برای مدیر بعدی مفید باشد. مخصوصا اگر فرد جدید خواهان اصلاح فرآیندها، عملکردها و به‌دنبال اعتلا است، می‌طلبد که به‌دنبال گزارش‌های راهبردی حاصل دانش سازمانی و همچنین تجربیات
مستند شده در بعد آموزشی، پژوهشی، فرهنگی، مدیریتی و سایر موارد باشد. علاوه بر آن، بنا به یکی از دلایلی که در ادامه بیان می‌شود، مستندسازی دارای اهمیت است. از‌جمله این دلایل می‌توان به افزایش مشارکت و همکاری، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در زمان، تشویق و ترغیب به خلاقیت و نوآوری، تشخیص اطلاعات اضافی (نامناسب) و تعیین اطلاعات مناسب و مورد‌نیاز، تسهیل روند دسترسی به دانش تولید شده درون دانشگاه بدون محدودیت زمان و مکان، ثبت و ضبط دانش و تجربه مدیران قبل از اینکه ماموریت‌شان در همکاری با دانشگاه به اتمام برسد و اطمینان از اینکه ارزش دانش و تجربه آنها حتی با ترک دانشگاه حفظ می‌شود، جلوگیری از تکرار اشتباهات، افزایش آگاهی از خلأ‌های دانش سازمانی، کمک به دوام دانشگاه‌ با افزایش میزان شناخت سیاست‌ها، راهبردها، خط‌مشی‌ها، محصولات و کارکردهای نوین رقبا، بهبود خدمات‌رسانی به ذینفعان و افزایش رضایتمندی اشاره کرد.

تولید و طبقه‌بندی اطلاعات و اشاعه؛ 3 فرآیند مهم در مستند‌سازی
فرآیند مستند‌سازی دارای سه مرحله است، مرحله اول تولید، مرحله دوم طبقه‌بندی اطلاعات و مرحله سوم اشاعه و دستیابی است. برای تولید، نیاز به ایجاد یک نقشه یا طرح کلی از دانش است که به ورودی‌ها و خروجی‌ها مربوط می‌شود. ورودی‌های کلیدی ممکن است شامل داده، اطلاعاتی خاص، ارتباطات نوشتاری و مشارکت دانش تلویحی و آشکار مانند تجربیات مفید باشد. خروجی‌های کلیدی نیز ممکن است اسناد داخلی، گزارش‌های راهبردی، تحقیقات، خط‌مشی‌ها، معیار و ملاک‌های داخلی را در برگیرد.
طبقه‌بندی و تهیه اطلاعات دقیق از آثار تولید شده مرحله دیگری برای مستندسازی است. طبقه‌‌بندی در واقع برای هدایت درست کاربران به‌‌سوی منابعی با موضوعات مورد دلخواه کاربران است. اصول اساسی طبقه‌بندی عبارت است از گروه‌‌بندی منابع مطابق با حوزه‌های تعریف شده و موضوعات خاص در درون هر حوزه، به نحوی که استفاده کنندگان بتوانند منبع مورد نظر خود را به ساده‌‌ترین شکل ممکن بیابند. اشاعه و دستیابی به اطلاعات از دیگر مراحل این فرآیند است. اشاعه اطلاعات مناسب باعث دوام سازمان مادر خواهد بود و بالعکس تعلل در ارائه خدمات بهنگام موجبات مسکوت ماندن رسالت یا عدم‌تحقق هدف نهایی سازمان مادر را به‌دنبال دارد.
اشاعه و دستیابی از دیگر مراحل مستند‌سازی است که در ادامه آن را بررسی می‌کنیم. مجموعه‌سازی و سازماندهی انواع دانش با استفاده از بهترین روش‌ها، بسیار بی‌‌معنی است اگر کاربران نتوانند به‌‌هنگام نیاز، اطلاعات سازمان را بازیابی کنند. بنابراین آخرین قدم در فرآیند مستندسازی دانش، توجه و اهمیت به ایجاد مکانیسمی برای بهبود قابلیت دسترسی به این دانش است. به‌طوری‌که این مکانیسم بتواند عمل بازیابی، اشاعه و اشتراک را انجام داده همچنین قابل فهم و تکرار‌پذیر باشد.

چالش دسترسی به داده‌ها از موانع مستند‌سازی در دانشگاه آزاد
مستند‌سازی در دانشگاه آزاد چالش‌های فراوانی را دارد، از‌جمله این چالش‌های می‌توان به نیاز به نقش و اهمیت دانش سازمانی و تجارت مدیریتی در کیفی‌سازی و بهبود فعالیت‌ها و برنامه‌های دانشگاه، نبود زیرساخت‌های مستندسازی دانش سازمانی و تجارب مدیریتی، نیاز به تقویت فرهنگ مستندسازی و توجه به اهمیت آن، نگرش سرمایه انسانی در رابطه با مستندسازی دانش سازمانی و تجارب مدیریتی، نیاز به شناخت انواع گزارش‌های راهبردی، ساختار، چهارچوب شکلی و محتوایی گزارش و مهارت و دانش گزارش‌‌نویسی، چالش دسترسی به داده‌‌ها و اطلاعات مناسب برای مستندسازی انواع دانش سازمانی و تجارب مدیریتی، سایر موارد مانند مشغله مدیران، اقدامات انگیزشی، فرهنگ سازمانی، حساسیت و پیچیدگی پروژه، ساختار سازمانی، روش‌های اجرایی مستندسازی، فشار زمانی و... ازجمله موانع مستندسازی در دانشگاه به‌‌شمار می‌روند.

افراد چرا از اشتراک دانش خود سر باز می‌زنند؟
همچنین از دیگر چالش‌‌ها این است که افراد از اشتراک دانش خود سر باز می‌زنند. از دلایل این موضوع این است که برخی از افراد گمان می‌‌کنند دانش آنها ارزش بیان کردن ندارد یا مشغله زیاد برخی باعث می‌شود دچار روزمرگی شوند. برخی از مدیران مایل نیستند با اشتراک دانش مسئولیت‌‌های اضافی گریبان‌‌گیر شود. ترس از اینکه از استعداد و توانایی آنها هیچ استفاده‌‌ای در پروژه‌‌ها به عمل نیاید از دیگر دلایل است. احساس اینکه اشتراک دانش یا تجارب مدیریتی ممکن است مانع از پیشرفت فردی‌شان شود؛ احساس وحشت‌‌زدگی در بحث‌‌‌های گروهی مبنی‌بر اینکه آنها چیزی برای گفتن ندارند؛ اعتمادی به دانش دیگران برای سهیم شدن دانش‌‌شان با آنها ندارند؛ از اینکه نظرات آنها مورد تمسخر یا انتقاد قرار گیرد و این موجب تنبیه آنها بشود هراس دارند؛ باورشان این است که اشتراک دانش جزء فرهنگ سازمانی نیست، پس احساس تعهدی برای آن وجود ندارد؛ از‌جمله دلایل عدم‌اشتراک‌گذاری علمی است.

راهکارهایی که برای چالش‌های مستندسازی وجود دارد، چیست؟
اولین راهکار ایجاد زیربناهای ساختاری شامل تشکیل گروه، دفتر یا دبیرخانه مستندسازی به‌‌منظور مرور ارزیابی و انتشار دانش سازمانی و تجربیات، تخصیص امکانات و بودجه کافی به‌‌منظور گسترش نظام مستندسازی، توسعه فعالیت‌‌های مدیران و کارکنان برای مستندسازی، ارائه ابزارها و امکانات مناسب جهت فعالیت نظام مستند‌سازی دانش سازمانی و تجربیات، نگهداری اسناد به‌گونه‌‌ای که بازیابی آسان و سریع آنها امکان‌پذیر باشد، سطح محرمانگی اطلاعات مندرج آنها محافظت شوند، ایجاد شبکه اطلاعاتی برای شناسایی صحیح کلیه اسناد، ایجاد بانک اطلاعات فرآیندهای اجرایی (عناوین فرآیندهای اجرایی و مستندسازی) دانشگاه، بازنگری و بازاندیشی بنیادی هر یک از فرآیندهای اجرایی (مهندسی مجدد) است.
دومین راهکار، ایجاد زیربناهای فرهنگی شامل فرهنگ‌ مستندسازی، ارائه آموزش‌‌های دانشی، مهارتی و نگرشی به‌‌منظور بهبود نگرش دانش و مهارت مدیران و کارکنان، همکاری و تعامل مستمر و موثر متولیان فرآیندهای اجرایی در مرحله مستندسازی با کارشناسان ذیربط و تنظیم اخلاق حرفه‌‌ای و اصول و قواعد انجام فعالیت مستندسازی است.
راهکار سوم، ایجاد زیربناهای قانونی شامل حمایت قانونی، مالی و ارتقای شغلی جهت مستند‌سازی فرآیند‌ها با ایجاد فضای امن و مطمئن جهت انتشار ایده‌‌ها و تجربیات مدیران و کارکنان، پاداش مستند‌سازی و مستند‌سازان و ارائه دستورالعمل تشویقی مستندسازان است تا برخی افراد تجارب ارزشمند خود را مستند‌سازی ‌کنند.
راهکار پایانی هم شامل تدوین خط‌‌مشی (دستورالعمل و شیوه‌‌نامه) جهت استقرار نظام مستندسازی منطبق بر اهداف و امکانات شامل گستره، نوع، موضوع، محتوا و حجم مستندات و... می‌‌‌شود.