سارا طاهری، خبرنگار گروه دانشگاه: «فرآیند انتخاب‌واحد دانشجویان دانشگاه آزاد با رونمایی از نسخه جدید سایت آموزشیار آغاز شد.» این خبری بود که دیروز مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه نوید آن را داد تا از این پس شاهد تحولی شگرف در کیفیت آموزشی این دانشگاه باشیم.  اما راه‌اندازی سامانه آموزشیار از چه زمانی کلید خورد؟ دانشگاه آزاد در کنار همه دستاوردها، قابلیت‌ها، امکانات و پتانسیل‌های نهان و پنهان خود دارای یک نقیصه بود. نبود داده‌های متمرکز و برخط از فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی، مالی و... که امکان تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و آینده‌نگری فعالیت‌های دانشگاه آزاد را فراهم کند، به‌عنوان بزرگ‌ترین نقیصه دانشگاه در دوره‌های مختلف به چشم می‌خورد؛ چراکه توجه به آمار و اطلاعات درست و برخط در سازمان‌ها بسیار نقش مهمی در مدیریت کارآمد و اثربخش مجموعه فراهم می‌کند. مسئولان دانشگاه تصمیم گرفتند این نقص را رفع کنند تا بتوان از این ساختار گسسته و ناهمگن و غیرشفاف، به ساختار، نظامی هماهنگ، یکپارچه و برخط از داده و اطلاعات رسید. طرح نظام هوشمند و یکپارچه داده همان طرحی بود که به ذهن مسئولان دانشگاه رسید و این طرح در دانشگاه آزاد از سال 1398 کلید خورد. برای این طرح دو چشم‌انداز عمده و چند ماموریت درنظر گرفته شده بود؛ چندسالی است که دکتر طهرانچی چشم‌‌اندازی را برای دانشگاه آزاد ترسیم کرده است؛ چشم‌اندازی که براساس آن این دانشگاه نه‌تنها به‌عنوان انتخاب اول داوطلبان در سال 1404 شناخته شود، بلکه یک دانشگاه اجتماعی، کارآفرین و حل مساله نیز باشد. بنابراین مسئولان دانشگاه با راه‌اندازی سامانه آموزشیار تصمیم گرفتند این دو هدف را محقق کنند. یعنی در وهله اول این دانشگاه یک دانشگاه کارآفرین و در وهله دوم به‌عنوان انتخاب اول متقاضیان ورود به دانشگاه باشد. اما این سامانه ماموریت‌هایی را نیز دنبال می‌کرد؛ توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه، چابک‌سازی ساختارهای آموزشی، پژوهشی، اداری، مالی، گسترش ارائه سرویس‌ها و خدمات برخط و... نیز از ماموریت‌هایی بود که مسئولان دانشگاه با راه‌اندازی این سامانه دنبال کردند.

  هدف از راه‌اندازی سامانه آموزشیار چه بود؟
 اما اهدافی که مسئولان دانشگاه دنبال می‌کردند چه بود؟ مسئولان دانشگاه با طرح نظام هوشمند و یکپارچه داده در دانشگاه آزاد اسلامی تصمیم گرفتند تمرکزگرایی را کاهش و یکپارچگی سیستمی را افزایش دهند. راهبری مدل شبکه‌ای دانشگاه و انضباط‌بخشی اجرای فعالیت‌ها، برنامه‌ها و قوانین و مقررات در واحدهای دانشگاهی از دیگر اهداف این طرح بود. البته قرار شد نظارت جامع، شفاف‌سازی و آمار و اطلاعات یکپارچه و هوشمندسازی در فرآیندها نیز با راه‌اندازی این سامانه دنبال شود. براساس همین، بیست‌ونهم مردادماه سال 1399 بود که بالاخره از سامانه مدیریت یکپارچه امور آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی (آموزشیار) رونمایی شد تا اهداف این طرح محقق شده و نقیصه دانشگاه یعنی نبود داده‌های متمرکز و برخط از فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی، مالی و... مرتفع شود. با راه‌اندازی این سامانه قرار شد دانشجویان برای انجام امور مختلف خود اعم از آموزشی، پژوهشی، مالی و... نیازی به طی کردن بروکراسی مرسوم اداری نداشته باشند. البته از آنجا که راه‌اندازی هر سامانه‌ای در ابتدای امر با مشکلاتی روبه‌رو است، این سامانه در ابتدا با مشکلاتی مواجه شد و بسیاری از دانشجویان را گله‌مند کرد. مهم‌ترین مشکلاتی که عمده دانشجویان با آن مواجه بودند، کند بودن دسترسی به سامانه در زمان‌های انتخاب‌واحد و قطع و وصل دسترسی به سامانه در زمان‌های مراجعات زیاد دانشجویان بود. ایمان عطارزاده، مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد به «فرهیختگان» می‌گوید وجود چهار نوبت زمان‌بندی برای انتخاب‌واحد به تفکیک استان‌ها، که گاه نوبت انتخاب‌واحد برخی استان‌ها در زمان عصر درنظر گرفته می‌شد یکی دیگر از مشکلاتی بود که دانشجویان را درگیر کرده بود. البته به گفته عطارزاده محدودیت و عودت مبالغ در درگاه‌های پرداخت شهریه نیز یکی دیگر از مشکلات دانشجویان بود که در ترم‌های قبل اعلام کرده بودند. نیاز به امکان پرداخت شهریه و نیز انجام امور آموزشی در بازه‌های خارج از زمان انتخاب‌واحد دانشجویان و جست‌وجوی محدود دروس برای انتخاب‌واحد دو مشکل دیگری بود که باعث شده بود دانشجویان در استفاده از سامانه قبلی با مشکلاتی مواجه شوند.

 مشکلات سامانه پژوهشیار مرتفع شد
اما خبر جدید این است که نسخه جدید سایت آموزشیار دیروز رونمایی شد و حالا دانشجویان می‌توانند بدون مواجه شدن با مشکلات قبلی وارد این سامانه شوند. در فاز اول فرآیند انتخاب‌واحد دانشجویان دانشگاه آزاد از طریق این سامانه مهیا شده است. آن‌طور که مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد گفته است از روز گذشته یعنی دوازدهم شهریورماه فرآیند انتخاب‌واحد دانشجویان دانشگاه آزاد براساس جدول زمان‌بندی انتخاب‌واحد استانی آغاز شده و همزمان با این فرآیند، نسخه جدید سایت آموزشیار به آدرس edu.iau.ir و نسخه آزمایشی سامانه جدید آموزشیار نیز رونمایی شده و در اختیار تمام دانشجویان قرار گرفته است.
بنابراین حالا دیگر دانشجویان برای فرآیند انتخاب‌رشته خود باید به این سامانه مراجعه کنند. البته انتخاب‌واحد دانشجویان صرفا در بازه زمانی معرفی‌شده در سایت (جدول زمان‌بندی انتخاب‌واحد استانی) قابل انجام است و در زمان‌های دیگر این امکان وجود ندارد.

 اجرای آزمایشی نسخه جدید آموزشیار در استان تهران برنامه‌ریزی شد
 نکته مهم این است که اجرای آزمایشی نسخه جدید سامانه آموزشیار در مرحله اول در استان تهران برنامه‌ریزی شده و قرار است به مرور برای سایر استان‌ها نیز فعال شود. البته این فرآیند به‌زودی برای سایر استان‌ها نیز فعال خواهد شد.
آن‌طور که مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد گفته است در این دوره انتخاب‌واحد، دانشجویان خارج از بازه زمانی انتخاب‌واحد استانی می‌توانند وارد سامانه آموزشیار شده و پرداخت شهریه و نیز سایر خدمات آموزشی ازجمله خدمات فارغ‌التحصیلی، امور آموزشی و... را انجام دهند. البته انتخاب‌واحد دانشجویان صرفا در بازه زمانی معرفی‌شده طبق جدول زمان‌بندی انتخاب‌واحد استانی قابل انجام است و دانشجویان در خارج از این بازه می‌توانند از سایر خدمات آموزشی سامانه آموزشیار بهره‌مند شوند.

 ویژگی‌های سامانه جدید آموزشیار چیست؟
برای ارتقای زیرساخت سامانه آموزشیار نیز اقداماتی انجام شده و حالا نسخه جدید با قابلیت‌ها و ویژگی‌های جدیدی در اختیار دانشجویان قرار گرفته است. به گفته عطارزاده نسخه جدید سایت آموزشیار با قابلیت‌ها و امکانات جدید برای سهولت در دسترسی به اطلاعات توسط دانشجویان ارائه شده است. او می‌گوید: «نسخه آزمایشی سامانه جدید آموزشیار نیز ارائه شده و مرحله اول اجرای نسخه آزمایشی در استان تهران است و به مرور برای سایر استان‌ها نیز فعال می‌شود.» آن‌طور که مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد گفته است در نسخه جدید، پنجره خدمات آموزشی یکپارچه دانشجویان، تغییر UI/UX سامانه برای سهولت در دسترسی و سایر خدمات در جهت تسهیل‌گری که اطلاع‌رسانی می‌شود. او می‌گوید: «امکان ورود تمام دانشجویان صرفا برای پرداخت شهریه در هر زمانی (خارج از بازه زمانی انتخاب‌واحد استانی) فراهم شده است. همچنین امکان ورود تمام دانشجویان برای استفاده از خدمات آموزشی (مشاهده نمره، درخواست فارغ‌التحصیلی و...) در هر زمانی (خارج از بازه زمانی انتخاب‌واحد استانی) نیز فراهم شده است.» به گفته عطارزاده تعداد نوبت‌های انتخاب‌واحد از 4 نوبت در روز (از حدود ساعت 7:30 تا 23) به دو نوبت مفید صبح و عصر (از ساعت 8 تا 13:30 و 14 تا 19:30) تبدیل شد. در این خصوص فرصت بیشتری به دانشجویان برای انتخاب‌واحد ارائه می‌شود یعنی از 3.5 ساعت به 5.5 ساعت در هر نوبت).
تشکیل «ستاد متمرکز پاسخگویی» از دیگر خدماتی است که به گفته عطارزاده برای پاسخگویی برخط و راهنمایی و پرسش و پاسخ دانشجویان فراهم شده است. راهنمای لازم هم در صفحه اول سایت اطلاع‌رسانی شده است. همچنین سامانه مدیریت پاسخگویی برای راهنمایی و پرسش و پاسخ واحدهای دانشگاهی و رسیدگی فرآیندمحور به درخواست‌ها فراهم شده است.
مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد می‌گوید به مرور خدمات جدید سامانه آموزشیار فعال شده و در دسترس دانشجویان گرامی و واحدهای دانشگاهی قرار خواهد گرفت.

جزئیات زمان‌بندی انتخاب‌واحد دانشگاه آزاد اسلامی

تمام دانشجویانی که در دانشگاه آزاد مشغول تحصیل هستند باید پیش از آغاز هر نیمسال تحصیلی واحدهای درسی هر ترم را براساس چارت دروس ارائه‌شده رشته آموزشی خود انتخاب کنند. براساس این، جزئیات برنامه‌ زمان‌بندی انتخاب واحد نیمسال اول سال تحصیلی دانشگاه آزاد سال 1402-1401 اعلام شده ‌است.
 براساس برنامه زمان‌بندی‌شده، انتخاب‌واحد دانشجویان این دانشگاه در نیمسال نخست توسط سامانه آموزشیار دانشگاه انجام شده و از 12 تا 22 شهریورماه برای ورودی‌های سال 1398 و قبل از آن و ورودی سال‌ 1399 و 1400 در دو نوبت زمانی 8 تا 13:30 و 14 تا 19:30 ادامه دارد. این برنامه‌ریزی در دو هفته انجام شده که انتخاب‌واحد هفته اول از دیروز(شنبه 12 اردیبهشت‌ماه) در سه گروه اول، دوم و سوم(برای هر گروه دو روز تعیین شده) آغاز شده و تا روز پنجشنبه 17 شهریورماه ادامه دارد. از طرفی دیگر انتخاب واحد هفته دوم دانشجویان نیز از روز شنبه 19 شهریورماه در دو گروه اول و دوم آغاز شده و تا 22 همین ماه به همان روند برگزاری انتخاب واحد دانشجویان هفته نخست ادامه دارد. همچنین نوبت تکمیلی انتخاب واحد دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی تمامی استان‌ها چهارشنبه و پنجشنبه یعنی 23 و 24 شهریورماه برای ورودی‌های سال 1398 و قبل از آن و ورودی‌های سال 1399 و 1400 در چهار نوبت زمانی 7:30 تا 10 صبح، 11 تا 14، 14:30 تا 17:30 و 18 تا 21 انجام می‌شود. قابل ذکر است که دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی برای انتخاب واحد در نیمسال اول سال جاری نیز باید به سامانه آموزشیار به آدرس http://edu.iau.ac.ir مراجعه کنند.