ویراستاری فرآیندی است که طی آن، نوشتار ازلحاظ شکل و محتوا مورد بازبینی کارشناسانه قرار می‌گیرد و کاستی‌ها و ایرادات ساختاری، زبانی و فنی آن برطرف می‌شود. درواقع، به نوشته‌ای تا حد امکان بی‌نقص که مشوق نوعی فرهیختگی باشد، تبدیل می‌شود.

گزارش انواع مختلفی چون «تخصصی»، «محتوایی-ساختاری»، «زبانی»، و «فنی» دارد.

آثار علمی و تحقیقی در سطح دانشگاهی، اگر تالیفی باشند، به ویرایش تخصصی نیاز دارند. ویراستار باید ازنظر احاطه در نویسنده، حتی بالاتر از او باشد.

در ویرایش محتوایی-ساختاری، تغییراتی در نوشته ایجاد می‌شود که این تغییرات به چند نوع تغییر تقسیم می‌شود. در «حذف با تقلیل و تلخیص مطالب»، اظهارنظرهایی که اعتبار و حجت نداشته باشد، تکرارها، حاشیه‌روی‌های غیرضروری، مطالب لغو، تعارف‌های بیجا، توضیح واضحات و... حذف می‌شود. در «جابه‌جایی»، مطالب به تناسب موضوع و ربط آنها به یکدیگر جابه‌جا می‌شود که به یکپارچگی و انسجام بیشتر مطالب می‌انجامد. «توضیح، اصلاح، تبدیل و تعدیل» برای مطالبی صورت می‌گیرد که در آنها ابهام و پیچیدگی وجود دارد. در «بازبینی و تصحیح»، نقل‌قول‌ها، ابیات و آیات مورد بازبینی قرار می‌گیرد و با اصل تطبیق داده می‌شود. در «برقراری نظم و اسلوب»، مطالب و نکات براساس درجه اهمیت مرتب می‌شود و در «افزایش»، بخش‌هایی که لازم است در نوشتار آورده شود و از قلم افتاده است به آن اضافه می‌شود.

ویرایش زبانی ناظر بر رفع خطاهای دستوری، زدودن ابهام، روشنی و سلاست بیان، حذف تعبیرهای نادرست جهت بخشیدن وقار به کلام و از بین بردن ناهماهنگی‌های سبکی است.

و در آخر ویرایش فنی جنبه صوری دارد و به اثر نظم و آراستگی و جلوه‌ای دیگر می‌دهد. اثر در پرتو ویرایش فنی، ارزش تازه‌ای پیدا می‌کند و در نگاه اول خواننده را جذب می‌کند.

با بیان توضیحات فوق، به ذکر چند نکته و تذکر ویرایشی بر مبنای رایج‌ترین اشتباهات ویرایشی موجود در نشریات دانشجویی می‌پردازیم.

1.  از نیم‌فاصله استفاده حداکثری کنید

شواهد حاکی از آن است که زبان فارسی به‌سمت جدانویسی می‌رود تا آسان‌تر خوانده شود. جمع با «ها» و فعل با «می» و کلمه‌های مرکب از رایج‌ترین موارد نیم‌فاصله‌اند؛ مانند کتاب‌ها، می‌شود، راست‌گرا. همچنین کلماتی نظیر «علیه‌السلام» نیز به‌صورت کامل و با نیم‌فاصله نوشته می‌شوند. در آنجایی که استفاده از نیم‌فاصله به دشواری خواندن منجر شود یا بخش‌های مختلف یک کلمه قابل تشخیص نباشد، نیم‌فاصله گذاشته نمی‌شود؛ مثلا معمولا «همواره» نوشته می‌شود نه «هم‌واره».

2. اعداد را به شکل صحیح بنویسید

اعداد ترتیبی (مثل دوم و سوم) و اعداد یک تا هشت با حروف نوشته می‌شوند. عدد 9 چون ممکن است با کلمه «نه» اشتباه گرفته شود به عدد نوشته می‌شود. برای سهولت خواندن، میلیون و هزار و... هم به حروف نوشته می‌شوند.

3. کلمات را درست جمع ببندید

جای جمع با «ین» و «ون»، با «ان» جمع ببندید. برای مثال جای مسئولین و روحانیون بنویسید مسئولان و روحانیان.

4. علائم نگارشی را درست به‌کار ببرید

علاوه‌بر استفاده از علائم نگارشی صحیح، آنها را به کلمه‌هایی که به آن تعلق دارند بچسبانید و بین علامت نگارشی و کلمه بعدی فاصله‌ای بیندازید نه اینکه بین علامت و هر دو کلمه فاصله باشد یا کلا فاصله‌ای نباشد.

5. از لغات بیگانه استفاده نکنید

از لغات بیگانه استفاده نکنید یا معادل فارسی مناسب آنها را به کار ببرید. ممکن است به‌دلیل استفاده زیاد از برخی لغات بیگانه یا عدم توجه به بیگانه یا غیربیگانه بودن آن، این نکته مورد غفلت واقع شود.

6. شکل صحیح فعل را بنویسید

افزون بر استفاده از افعالی با کاربرد صحیح، باید آنها را با فاعل، در مفرد و جمع بودن تطابق داد. برای اشیا (حالت جمع) می‌توان از هر دو فعل مفرد و جمع استفاده کرد.

7. اصطلاحات و ضرب‌المثل‌ها را درست به‌کار گیرید

اصطلاحات و ضرب‌المثل‌ها را بدون تغییر بنویسید. همچنین عباراتی را که ضرب‌المثل نیستند ضرب‌المثل عنوان نکنید یا قول غیرمعروف را قول معروف نگویید.

8. از همزه استفاده حداقلی کنید

همزه متعلق به زبان فارسی نیست. البته زبان عربی بخشی از فرهنگ ایرانی است، اما خط فارسی با عربی متفاوت است. به همین جهت از آن به‌طور حداقلی و فقط در مواقع لازم استفاده کنید.

نکات بسیار دیگری را نیز می‌توان درکنار این نکات جمع‌آوری و استفاده کرد و آنها را مورد لحاظ قرار داد تا نوشتار به استاندارد لازم نزدیک شده و بر جذابیت آن افزوده شود.