به گزارش «فرهیختگان»،  مدیریت دانش مفهومی است که در علوم مدیریتی نقش مهمی دارد؛ سازمان‌های کنونی، اهمیت بیشتری جهت درک، انطباق‌پذیری و مدیریت تغییرات محیط پیرامون قائل شده و در کسب و به‌کار‌گیری دانش و اطلاعات روز، به‌منظور بهبود عملیات و ارائه خدمات و محصولات مطلوب‌تر به ارباب‌رجوعان خود پیشی گرفته‌اند. چنین سازمان‌هایی نیازمند به‌کارگیری سبک جدیدی از مدیریت به نام مدیریت دانش هستند. مسئولان دانشگاه آزاد اسلامی معتقدند مدیریت دانش به ‌عنوان یکی از ارکان مهم و کلیدی در تصمیم‌گیری‌های دانشگاه همواره باید موردنظر باشد. در همین راستا دانشگاه آزاد اسلامی این روزها طرح توسعه شبکه علمی هوشمند را دنبال می‌کند؛ طرحی که هدف آن چابک‌سازی دانشگاه آزاد اسلامی است.  دکتر طهرانچی، رئیس دانشگاه آزاد اسلامی چند روز پیش از این طرح سخن گفت و ماموریت این طرح را چابک‌سازی ستاد دانشگاه با استفاده حداکثری از ظرفیت سامانه‌سپاری ازطریق برنامه‌ریزی، طراحی، راهبری و گسترش یکپارچه سامانه‌های علمی عنوان کرد. به اعتقاد دکتر طهرانچی با توجه به ساختار شبکه‌ای دانشگاه در کشور که یک مزیت اساسی است، لازم است در ستاد مرکزی دانشگاه برنامه‌ریزی لازم برای کاهش تمرکزگرایی اداری و افزایش یکپارچگی سیستمی صورت پذیرد. نکته دیگری که در این طرح مدنظر قرار گرفته است، انضباط‌بخشی در فعالیت‌های دانشگاه مبتنی‌بر مدیریت یکپارچه داده‌ها و اطلاعات است که می‌تواند تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در سطح کلان دانشگاه، استان‌ها و واحدهای دانشگاهی را بیشتر اثربخش کند. نمونه بارز این مدیریت یکپارچه داده‌ها را می‌توان در سامانه پژوهشیار دید که به‌صورت برخط می‌تواند مساله‌های طرح‌شده در نظام پژوهشی دانشگاه را به‌طور اثربخش رصد و پایش کند.

به گفته دکتر طهرانچی، اطلاعات ارزشمند حاصل از این سامانه در نظام آموزش و پژوهش کشور پیشرو و منحصربه‌فرد بوده و مبین کارآمدی شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی است. ایمان عطارزاده، مجری طرح توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه است که قرار است در یک برنامه‌ریزی مناسب با بهره‌گیری از تمام امکانات دانشگاه اجرای این طرح را پیگیری کند. آنطور که رئیس دانشگاه آزاد اسلامی گفته است با اجرای طرح نظام هوشمند و یکپارچه داده در دانشگاه آزاد اسلامی می‌توان بسیاری از این مشکلات را مرتفع کرد. در فاز اول طرح مذکور، اولویت یکسان‌سازی و یکتاسازی اسامی، سرفصل رشته‌ها، کد رشته‌ها و اطلاعات دروس در تمامی واحدهای دانشگاهی موردنظر است که با همکاری حوزه‌های سنجش و پذیرش دانشگاه، حوزه فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه و حوزه برنامه‌ریزی درسی معاونت‌های موضوعی درحال اقدام است. عطارزاده در گفت‌وگو با «فرهیختگان» از  اهداف این طرح سخن گفت.  به گفته او مهم‌ترین اهداف و مأموریت‌های این طرح، چابک‌سازی ستاد دانشگاه با استفاده حداکثری از ظرفیت سامانه‌سپاری از طریق برنامه‌ریزی، طراحی، راهبری و گسترش یکپارچه سامانه‌های علمی و ارائه مدل یکپارچه از داده‌های استراتژیک دانشگاه تعریف شده است. او می‌گوید هوشمندسازی و انضباط‌بخشی تمام بخش‌های دانشگاه در همه سطوح در دستورکار قرار دارد. مشروح این گفت‌وگو را در زیر می‌خوانید.

  به‌دنبال یکپارچه‌سازی اطلاعات در مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی هستیم

طرح توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی چیست؟ قرار است چه اتفاقی در دانشگاه بیفتد؟ ماموریت شما به‌عنوان مجری چیست؟

امروزه در سازمان‌های بزرگ بحث مدیریت داده‌ها بسیار ارزشمند بوده و دانشگاه آزاد اسلامی نیز به‌عنوان یک سازمان بزرگ نیازمند مدیریت داده به‌صورت یکپارچه است. سازمان‌های بزرگ توجه زیادی به بحث مدیریت دانش دارند تا جایی که این موضوع در تصمیم‌گیری‌های دانشگاه نیز به‌عنوان یکی از ارکان مهم و کلیدی مطرح است. امروزه سازمان‌ها، ادارات و صنایع بزرگ با بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیون، داده‌های عظیمی را تولید می‌کنند که درصورت تحلیل و آنالیز داده‌ها و کسب دانش از داده‌ها می‌توان از این دانش در جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در سطح کلان بهره‌برداری اثربخشی را داشت. در این مرحله ما به‌دنبال یکپارچه‌سازی اطلاعات در مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی هستیم؛ با توجه به ساختار شبکه‌ای دانشگاه می‌طلبد مدیریت داده‌های دانشگاه در نظر گرفته شود. ماموریت ابلاغ‌شده به این حوزه انضباط‌بخشی در ساختار داده‌ها و یکپارچه‌سازی داده‌های موردنیاز دانشگاه است.

  کاهش هزینه‌ها با ارائه یک مدل یکپارچه

با توجه به هزینه‌های احتمالی، اجرای چنین طرحی چه ضرورتی دارد؟

نظام فعلی داده‌ها در دانشگاه سبب بروز مشکلاتی در حوزه‌های دانشگاهی و در‌نتیجه افزایش هزینه‌ای نیروی انسانی و مکاتبات در دانشگاه شده است. لذا در جهت مدیریت این هزینه‌ها با ارائه یک مدل یکپارچه و منسجم از داده‌ها به‌دنبال کاهش هزینه‌های موجود در دانشگاه  هستیم.

از حیث هوشمندی (بهره‌مندی از سامانه‌ها و...) دانشگاه آزاد اسلامی در میان دانشگاه‌های کشور چه جایگاهی دارد؟

دانشگاه آزاد اسلامی از پتانسیل و ظرفیت بالایی برخوردار است؛ این دانشگاه با بیش از 400 واحد و مرکز دانشگاهی در سراسر کشور، مدل شبکه‌ای بودن این دانشگاه، حضور بیش از یک میلیون دانشجو، وجود تشکیلات اداری و سازمانی در ستاد و صف (واحد‌های دانشگاهی)،  زیرساخت‌ها و خدمات آموزشی، پژوهش و فناوری، فرهنگی، دانشجویی، اداری و مالی و ورزشی می‌تواند نقش مهمی در این راستا بازی کند.

همچنین حضور بیش از 11هزار کارگاه و آزمایشگاه، مراکز تحقیقاتی و البته در کنار همه این موارد وجود سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط در جهت مدیریت این حوزه‌ها سبب شده است روزانه حسب فعالیت‌های صورت‌گرفته در این حوزه‌ها حجم عظیمی از داده مرتبط تولید شود که با تحلیل و کسب دانش از آنها می‌توان به مدل کارآمد و اثربخشی درخصوص مدیریت دانش و تصمیم‌گیری‌های کلان مدیریتی دانشگاه آزاد اسلامی به عنوان انتخاب اول دانشجویان در سال 1404 تبدیل شود.

با این اوصاف می‌توان گفت دانشگاه آزاد اسلامی جایگاه ویژه‌ای را از حیث هوشمندی یعنی بهره‌گیری از سامانه‌ها و... در میان سایر دانشگاه‌های کشور داشته و به‌عنوان یک دانشگاه  پیشرو در ارائه خدمات الکترونیکی گام بر می‌دارد.

  چابک‌سازی ستاد دانشگاه هدف طرح توسعه شبکه علمی

هدف از اجرای این طرح چیست؟ ابعاد مختلف طرح توسعه شبکه علمی را توضیح دهید.

دانشگاه آزاد اسلامی سامانه‌های متعددی را در حوزه‌های کاری مختلف در دست بهره‌برداری دارد که می‌توان با ارائه مدل یکپارچه از داده‌های استراتژیک دانشگاه و طراحی ساختار داده‌ای استاندارد در راستای کسب دانش و ایجاد سیستم‌های تصمیم یار مدیریتی گام موثری برداشت.

بر این اساس ازجمله مهم‌ترین اهداف و ماموریت‌های این طرح، چابک‌سازی ستاد دانشگاه با استفاده حداکثری از ظرفیت سامانه‌سپاری از طریق برنامه‌ریزی، طراحی، راهبری و گسترش یکپارچه سامانه‌های علمی و ارائه مدل یکپارچه از داده‌های استراتژیک دانشگاه تعریف شده است.

  سامانه‌های مختلفی درحال حاضر در دانشگاه آزاد اسلامی مورد استفاده دانشجویان، اساتید و کارکنان قرار دارد، آیا این سامانه‌ها دستخوش تغییر یا بازطراحی خواهند شد؟

سیاست کلی برخورد با سامانه‌های موجود در دانشگاه این است که از تمام پتانسیل‌ها و سامانه‌های موجود به نحو احسن استفاده شود و در گام اول فقط یکپارچه‌سازی و انضباط‌دهی داده‌های موجود در دستور قرار دارد، اما چنانچه نیاز به تغییر یا بازطراحی در سامانه‌ای احساس شود یا درخواست جدیدی در این خصوص به این حوزه واصل شود، قطعا در دستور کار قرار خواهد گرفت و پس از بررسی، نیازسنجی و تشخیص کارآمد بودن به فاز اجرا منتقل خواهد شد.

  هوشمندسازی و انضباط‌بخشی تمام بخش‌های دانشگاه

چه بخش‌هایی از دانشگاه درحال حاضر نیاز جدی‌تری به هوشمند‌سازی دارند؟

 با عنایت به سیاست‌های جاری دانشگاه در نظر است دانشگاه آزاد اسلامی به یک دانشگاه هوشمند، اجتماعی، کارآفرین، حل مساله و انتخاب اول داوطلبان در سال 1404 تبدیل شود. بنابراین هوشمندسازی و انضباط‌بخشی تمام بخش‌های دانشگاه در همه سطوح به‌منظور نیل به این مهم در دستورکار قرار دارد.

اجرای چنین طرحی در چه مدت‌زمانی اتفاق می‌افتد؟ برنامه زمان‌بندی اجرایی این طرح چیست؟ برآوردی از میزان هزینه‌های احتمالی دارید؟

با توجه به برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته این طرح در سه فاز برنامه‌ریزی شده است. در مرحله اول طرح مذکور، اولویت یکسان‌سازی و یکتاسازی اسامی، سرفصل رشته‌ها، کد رشته‌ها و اطلاعات دروس در تمامی واحدهای دانشگاهی موردنظر است که با همکاری حوزه‌های سنجش و پذیرش دانشگاه، حوزه فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه و حوزه برنامه‌ریزی درسی معاونت‌های موضوعی درحال اقدام است. مرحله دوم استقرار نظام یکپارچه نظام هوشمند و یکپارچه داده در دانشگاه آزاد اسلامی است که از مردادماه آغاز خواهد شد و پس از آن اجرای مدل هوشمند‌سازی در فرآیندها و برنامه‌های آموزشی و پژوهشی دانشگاه موردنظر خواهد بود.

  استفاده از توان علمی اعضای هیات‌علمی در طرح توسعه شبکه علمی

چه میزان از توان علمی دانشجویان و اساتید دانشگاه آزاد اسلامی در این طرح استفاده خواهد شد و چگونه؟

با توجه به وجود نیروی متخصص در حوزه‌های مختلف دانشگاه آزاد اسلامی اعم از کارکنان و اعضای هیات‌علمی دانشگاه، با همفکری و مشارکت این افراد در ستاد و استان‌ها اجرای این طرح برنامه‌ریزی خواهد شد.

  انضباط‌بخشی و شفافیت‌دهی به فعالیت‌های دانشگاه

طرح توسعه شبکه علمی هوشمند می‌تواند در ایجاد شفافیت فعالیت‌های دانشگاه آزاد اسلامی موثر باشد؟

بحث سیستم‌های تصمیم یار مدیریتی (Decision Support System)  امروزه در سازمان‌های بزرگ بسیار موردتوجه قرار گرفته و سبب انضباط‌بخشی و مدیریت یکپارچه در تصمیم‌گیری‌های سازمانی شده است. لذا توجه و دیدگاه دانشگاه به این مساله بسیار مهم است و با توجه به اینکه این طرح باعث انضباط‌بخشی، یکپارچه‌سازی و شفافیت‌دهی به فرآیندهای پذیرش، آموزش، مالی، پژوهش و... در سراسر دانشگاه آزاد اسلامی خواهد شد، این شفافیت خود باعث جلوگیری بروز ناهماهنگی‌ها در سطوح مختلف دانشگاه شده و درنتیجه می‌تواند در ایجاد شفافیت و انضباط هرچه بیشتر فعالیت‌های دانشگاه موثر باشد.

 * نویسنده: سارا طاهری، روزنامه‌نگار