به گزارش «فرهیختگان آنلاین»، ارائه خدمات مطلوب در جهت پاسخگویی به سوالات، رسیدگی به شکایات، دریافت پیشنهادها و انتقادهای دانشجویان و خانواده آنان، اساتید، اعضای هیات‌علمی و کارکنان دانشگاه آزاد اسلامی یکی از دغدغه‌های مسئولان این دانشگاه است. بر همین اساس، مدیران دانشگاه آزاد اسلامی تصمیم دارند سامانه‌ای راه‌اندازی کنند که خانواده این دانشگاه بتوانند پیشنهادها و حتی انتقادهای خود را به‌راحتی با بدنه مدیریتی در میان بگذارند؛ پیشنهادها و نقدهایی که می‌تواند از مسائل کلان تا حتی مسائل موردی باشد. دیروز جلسه‌ای هم برای این موضوع با عنوان هماهنگ‌سازی و به‌روزرسانی نظام‌های پاسخگویی دانشگاه و تبدیل آن به نظام جامع برگزار شد.

در این جلسه گزارشی از وضعیت نظام‌های پاسخگویی بخش‌های مختلف دانشگاه آزاد اسلامی به مراجعه‌کنندگان مطرح شد و پیشنهادهایی هم برای بهبود ارائه خدمات ارائه شد. درنهایت قرار بر این شد یک نظام انتقادات و پاسخگویی برخط دانشگاه راه‌اندازی شود تا نه‌تنها سریع‌تر از گذشته به سوالات، پیشنهادها و انتقادهای خانواده دانشگاه پاسخ داده شود بلکه پاسخگویی مطلوب‌تر و شایسته شود. با این اوصاف از این به بعد شاهد بهینه‌سازی سامانه‌های پاسخگو در دانشگاه خواهیم بود. حالا قرار است کمیته‌ای هم در این خصوص تشکیل شود. البته سیستم‌های مختلفی برای پاسخگویی و رسیدگی به شکایات در دانشگاه فعال است، اما با تجمیع آنها علاوه‌بر جلوگیری از عملکرد جزیره‌ای، یک نظام جامع و برخط راه‌اندازی می‌شود؛ نظامی که موجب می‌شود فاصله کف دانشگاه با بدنه مدیریتی کاهش پیدا کند.

 کاهش بروکراسی‌های اداری

در این نظام پاسخگویی، تمام مراحل ثبت درخواست، رسیدگی، ارجاعات و نتیجه نهایی آنها با حفظ هویت کاربران در سامانه قابل رصد و پیگیری خواهد بود و با پیاده‌سازی این نظام علاوه‌بر سرعت و دقت بیشتر در رسیدگی و پاسخگویی به درخواست‌ها از مراجعه حضوری ارباب‌رجوعان به سازمان مرکزی و واحدهای دانشگاهی جلوگیری می‌شود. درواقع این سیستم به‌صورت چشمگیری از بروکراسی‌های اداری هم جلوگیری خواهد کرد؛ بروکراسی‌هایی که گاهی موجب می‌شود وقت دانشجو در رفت‌وآمد به این ساختمان و آن ساختمان اداری تلف شود.

 دسترسی به نظام پاسخگویی با تمام راه‌های ارتباطی

بهروز طهماسب‌کاظمی، رئیس مرکز حوزه ریاست و روابط‌عمومی دانشگاه آزاد اسلامی در گفت‌وگو با «فرهیختگان» از جزئیات این نظام پاسخگویی می‌گوید. به گفته او، در این نظام یک اکوسیستم کامل برای پاسخگویی به سوالات، رسیدگی به شکایات، دریافت پیشنهادها و انتقادها طراحی می‌شود. دسترسی به این نظام پاسخگویی از همه راه‌های ارتباطی نیز امکان‌پذیر خواهد بود؛ امکاناتی همچون فضای وب، تلفن، پیام‌کوتاه و اپلیکیشن‌های تلفن همراه.  آن‌طور که کاظمی می‌گوید، تمام واحدها پیش از این نیز سیستم پاسخگویی داشته‌اند اما سامانه‌های پاسخگویی دانشگاه آزاد اسلامی در کل دانشگاه یکپارچه نیست و هر واحدی سامانه پاسخگویی خود را دارد. به‌طور مثال حوزه بازرسی، پژوهش، آموزش، دبیرخانه و... هرکدام یک سامانه پاسخگویی مربوط به خود را دارند.

رئیس مرکز حوزه ریاست و روابط‌عمومی دانشگاه آزاد اسلامی توضیح داد: «تمام مراکز و واحدها یک سامانه پاسخگویی الکترونیکی و یک سامانه پاسخگویی حضوری دارند. همچنین چندین تلفن چهاررقمی در دانشگاه وجود دارد که پاسخگوی سوالات دانشجویان و کارمندان است. در بسیاری مواقع نیز براساس ذائقه و توانمندی واحدها، سیستمی برای پاسخگویی طراحی شده است، اما یک نظام هوشمند آلارم در دانشگاه وجود ندارد که بتواند به اعتراضات، شکایات و درخواست‌های خانواده دانشگاه رسیدگی کرده و صدای استاد، دانشجو، کارمند و... را به گوش لایه‌های مدیریتی دانشگاه برساند.»

او می‌گوید: «ما یک سامانه اطلاع‌رسانی و ارتباط بین اعضای خانواده دانشگاه با لایه‌های مدیریتی به‌صورت یکپارچه طراحی کردیم، کارهای مقدماتی راه‌اندازی آن نیز انجام شده است و اولین هماهنگ‌سازی و به‌روزرسانی نظام‌های پاسخگویی دانشگاه نیز در این راستا برگزار شد.»

طهماسب‌کاظمی ادامه می‌دهد: «در این جلسه که با حضور مدیران‌کل ستادی سازمان تشکیل شد، قرار بر این شد با نظارت مرکز نظارت و رسیدگی به شکایات مسائل در این خصوص را پیگیری کرده تا کار راه‌اندازی این نظام سریع‌تر انجام شود. از حدود یک‌ماه پیش گفت‌وگوهای آن در سطح مدیریت بالایی سازمان در دانشگاه انجام شده و حالا به‌صورت عملیاتی اولین جلسه آن را کلید زدیم تا بتوانیم طرح را به یک نتیجه مطلوب برسانیم.»

 خانواده دانشگاه صدای خود را با سیستم‌های هوشمند به گوش بدنه مدیریتی برسانند

به گفته او، از این پس اعضای خانواده دانشگاه می‌توانند به‌سادگی با لایه‌های مختلف مدیریتی ارتباط داشته باشند. به‌عبارتی، اعضای هیات‌علمی، کارمندان، دانشجویان و... می‌توانند روی سیستم‌های هوشمند خود به طرق مختلف (از موبایل گرفته تا فضای وب و...) با بدنه مدیریتی ارتباط برقرار کرده و پیام خود را به گوش مجموعه مدیریتی دانشگاه برسانند تا سطح پاسخگویی سازمان نسبت به اعضا افزایش پیدا کند.

رئیس مرکز حوزه ریاست و روابط‌عمومی دانشگاه آزاد اسلامی می‌گوید: «ما به سمت سامانه‌های هوشمند سریع در حرکت هستیم، یعنی همه دانشجویان و کارمندان حتی روی موبایل خود نیز می‌توانند به‌سرعت هم سوال و هم پاسخ را دریافت کنند. البته مدت زمان پاسخگویی بستگی به نوع موضوع دارد ولی کد رهگیری و سیستم پاسخگویی برای پیگیری در اختیار آنهاست. خانواده دانشگاه می‌توانند پیام خود را هم به‌صورت مکتوب و هم به‌صورت صوتی ارسال ‌کنند. حتی می‌توانند سند آپلود کرده و موضوع را با مدیریت در میان بگذارند.»

به گفته او، گاهی یک پیشنهاد کلان درمورد تغییرات کلان و بزرگ است و گاهی شکایات موردی است که باید در بازه زمانی کوتاه بررسی و به فرد گزارش شود.»
 
 نظارت در دانشگاه دقیق‌تر خواهد شد

طهماسب‌کاظمی توضیح داد: «با نظام‌هایی که تجربه‌های آن هم در کشور وجود دارد؛ سعی می‌کنیم ناظر به موضوع به افراد تایم اعلام کنیم که به‌طور مثال در این بازه زمانی حتما موضوع شما را بررسی و پاسخ خواهیم داد. شاید برخی از موضوعات را حتی در کمتر از یک روز به آن پاسخ دهیم. این سیستم، پاسخگویی را سریع‌تر کرده و سازمان را به‌لحاظ عملیاتی شفاف‌تر و نظارت را دقیق‌تر می‌کند. بنابراین می‌توانیم در راستای تعالی سازمانی در حوزه‌های مختلف گام برداریم.»

او در پاسخ به این سوال که این نظام چه زمانی راه‌اندازی می‌شود، می‌گوید: «ان‌شاءالله این نظام زودتر به نتیجه رسیده و راه‌اندازی شود. در اولین جلسه نمی‌توان یک بازه زمانی مشخص برای آن در نظر گرفت، اما قرار است جلسات در این خصوص هفته‌ای یک‌بار برگزار شود. کارگروه‌های عملیاتی برای ایجاد این نظام پاسخگویی در کمیته‌ای که قرار است تشکیل شود، شکل خواهد گرفت. این کارگروه‌ها می‌توانند حوزه‌های مختلف پاسخگویی و تنوع سوالات و محورها را مشخص کنند تا سامانه‌های هوشمند پاسخگویی متناسب با آنها طراحی شود. قرار بر این است که یک برآورد زمانی از کار داشته باشیم و به‌زودی اعلام می‌کنیم که بازه زمانی راه‌اندازی سامانه در چند ماه آینده خواهد بود.»

 

* نویسنده : سارا طاهری روزنامه نگار