«تحول در نظام اداری» ازجمله تغییرات جدیدی است که در دانشگاه آزاد به وقوع پیوسته است؛ تحولی که شامل سه‌ضلع تحول اداری، نظام ارجاعات و نظام مکاتبات بوده و مسئولیت به سرانجام رساندن آن نیز معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه است. به گفته دکتر طهرانچی نظام اداری گذشته، در مسیر خدمت، بستر رشد و شکوفایی برای کارمندان نبود و حقوق و دریافتی کارمندان یکسان بود و تفاوتی با یکدیگر نداشت؛ موضوعی که از معایب بزرگ نظام اداری سابق به حساب می‌آمد، بنابراین مسئولان دانشگاه سعی کردند فضای ارائه خدمت را از فضای حقیقی به فضای مجازی و هوش مصنوعی تغییر دهند.

به همین دلیل براساس سند تحول و تعالی دانشگاه و راه‌کنش‌های سامانه‌سپاری، چابک‌سازی و هوشمندسازی ساختار تشکیلاتی و البته تکمیل فرایند‌ها و نظام مدیریتی، موضوع مکاتبات اداری و اصلاح فرایند‌ها و بازمهندسی نیروی انسانی در دستور کار معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه قرار گرفت. درواقع قرار شد سامانه‌های هوشمندی در دانشگاه آزاد طراحی و استفاده شوند که موضوع تعاملات و ارتباطات سازمانی نیرو‌ها را پشتیبانی کند در همین راستا سامانه جدید مکاتبات و سامانه ایمیل پایه (رایانامه) به بهره‌برداری رسید که تسریع و تسهیل‌کننده جریان پاسخگویی به مکاتبات و درخواست‌های مخاطبان (دانشجویان، کارکنان و اعضای هیئت‌علمی) در سطح دانشگاه آزاد خواهد بود. در گفت‌وگو با داریوش جاوید معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد به جزئیات و ضرورت تغییر نظام اداری دانشگاه پرداخته‌ایم.

به گفته جاوید طرح «حامی استادان» و «حامی کارمندان» آماده و تمامی مراحل اجرایی آن انجام شده است و نهایتاً در ابتدای سال 1404 ابلاغ می‌شود. آن‌طور که او گفته در طرح «حامی دانشجو» بین ۲۵۰ تا ۶۰۰ دانشجو به یک حامی متصل می‌شوند، در طرح کارکنان و اعضای هیئت‌علمی نیز تعداد مشخصی از اعضا به یک یا حداکثر سه همیار مرتبط خواهند شد. مشروح این گفت‌وگو را در ادامه از نظر می‌گذرانید. 

تحول در نظام اداری دانشگاه آغاز شده است. به‌طور مشخص ضرورت این تحول را تشریح و هدفی را که دانشگاه باید به آن برسد، بیان کنید. 
دانشگاه آزاد در سال‌های گذشته، حرکت براساس سند تحول و تعالی را دنبال کرده است. در ذیل این سند، سه محور راهبردی، 10 بسته کاری و 600 راه‌کنش تعریف شده است. یکی از این محور‌های راهبردی و بسته کاری هم به بحث سامانه‌سپاری و هم به سازمان یادگیرنده اختصاص دارد. خلأ‌هایی احساس شد و بر این اساس، مطابق با رهنمود‌های ریاست دانشگاه، مقرر شده است که سه موضوع به‌صورت هم‌زمان اجرایی شوند؛ تحول اداری، نظام ارجاعات و نظام مکاتبات. 

اجازه دهید ابتدا از نظام ارجاعات آغاز کنم. همان‌طور که مستحضرید باید پاسخ‌دهنده نیاز‌های دانشجویان عزیز باشیم. نکته قابل‌ذکر این است که طبق رهنمود‌های ریاست دانشگاه، دانشجویان نباید تحت هیچ شرایطی به‌جز برای فعالیت‌های آموزشی، نیاز به حضور فیزیکی در دانشگاه داشته باشند، بنابراین تمامی نیاز‌های دانشجویان به غیر از آموزش و کلاس درس باید از طریق بستر‌های الکترونیکی و ایمیل‌پایه، پاسخ داده شود؛ به همین دلیل، نظام ارجاعات تغییراتی را تجربه کرده است. در این چهارچوب، مقرر شده است که بین ۲۵۰ تا ۶۰۰ دانشجو به یک «حامی دانشجو» متصل شوند. 

پاسخ به دانشجویان با بهره‌گیری از هوش مصنوعی 
شرایط انتخاب حامی دانشجو چیست؟ 
در کتابچه‌ای که در اختیار همکاران قرار دارد، شرایط انتخاب «حامی دانشجو» تشریح شده است. این فرد باید با سامانه‌های دانشگاه آشنایی کامل داشته باشد، از حسن خلق و روحیه اجتماعی برخوردار بوده و روی مقررات و ضوابط حوزه‌های مختلف تسلط کافی داشته باشد. به‌طورکلی، از بدو ورود یک دانشجو به دانشگاه تا زمان فارغ‌التحصیلی، ارتباط او با یک «حامی دانشجو» برقرار خواهد بود و تمامی نیاز‌های خود را از طریق این فرد مطرح خواهد کرد. در صورتی که «حامی دانشجو» قادر به پاسخ‌گویی باشد، مستقیماً اقدام خواهد کرد.

در غیر این صورت، از سایر کارشناسان دانشگاه که تحت عنوان کارکنان پشتیبان فعالیت می‌کنند، پاسخ را دریافت و به دانشجو منتقل خواهد کرد. به این ترتیب، تمامی درخواست‌های دانشجویان، از نقطه شروع تا پایان، از طریق حامیان دانشجو پیگیری و به سرانجام خواهد رسید. خبر خوب این است که در آینده نزدیک، بسیاری از پاسخ‌ها با بهره‌گیری از هوش مصنوعی ارائه خواهد شد؛ چراکه بخش زیادی از سؤالات دانشجویان پرتکرار هستند و این روش می‌تواند فرایند  پاسخگویی را تسهیل کند. 

یکپارچه‌سازی نظام مکاتبات در بستر یک سامانه واحد 
اشاره کردید که سه بخش تحول اداری، نظام ارجاعات و نظام مکاتبات به‌صورت همزمان قرار است پیگیری شود. درخصوص نظام مکاتبات توضیح دهید. قرار است چه اتفاقی بیفتد؟ 
یکی از چالش‌های رایج در بسیاری از سازمان‌ها و دانشگاه‌ها، تعدد سامانه‌های مورد استفاده است. نخستین اقدام در این زمینه، یکپارچه‌سازی نظام مکاتبات در بستر یک سامانه واحد خواهد بود که این امر باعث ایجاد اشراف اطلاعاتی و بهبود مدیریت مکاتبات خواهد شد. نکته دوم این بود که در گذشته، تمامی کارکنان عزیز و اعضای هیئت‌علمی دارای پست اجرایی به سامانه مکاتبات، دسترسی داشتند. در این ساختار جدید، سطوح دسترسی تعریف شده و تنها تعداد مشخصی از افراد تحت عنوان راهبر، دستیار و دبیر، به سامانه مکاتبات دسترسی خواهند داشت. سایر عزیزان که در سطوح کاردار و کاربر قرار دارند، ارتباطات خود را از طریق ایمیل‌پایه برقرار خواهند کرد. 

با این تغییر شاهد چه اتفاق یا مزیت جدیدی خواهیم بود؟ 
این تغییر، یک مزیت مهم در نظام مکاتبات محسوب می‌شود. اما مزیت عمده‌ای که در ساختار جدید در نظر گرفته شده، ایجاد سلسله‌مراتب منطقی است. در گذشته، در نظام مکاتبات، ارسال یک نامه از یک واحد دانشگاهی به سازمان مرکزی و برعکس، مسیر‌های پیچیده و طولانی را طی می‌کرد. در ساختار جدید، تمام نیاز‌های دانشگاه در قالب ۱۰۳ خوشه طبقه‌بندی شده‌اند تا هر بخش بتواند مستقیماً با متناظر خود در سطح واحد‌ها ارتباط برقرار کند. 

برای درک بهتر این تغییر، می‌توان به مثالی اشاره کرد. در گذشته، اگر اطلاعاتی در مورد بیمه نیاز بود، یک کارشناس در سطح سازمان مرکزی باید درخواست خود را از طریق سلسله‌مراتب اداری ارسال می‌کرد، به این صورت که ابتدا نامه‌ای به رئیس اداره ارسال می‌شد، سپس رئیس اداره به مدیر کل اداری، مدیر کل اداری به من به‌عنوان معاون توسعه، من به رئیس استان، رئیس استان به معاون هماهنگی و درنهایت به کارشناس مربوطه در واحد دانشگاهی می‌رسید، سپس پاسخ از طریق همین مسیر برگشت داده می‌شد. این فرایند  طولانی، علاوه بر اتلاف زمان، موجب می‌شد گاهی اطلاعات به دست آمده کارایی خود را از دست بدهد. 

در ساختار جدید نظام مکاتبات، یک فرد در سازمان مرکزی به‌عنوان متولی بیمه مشخص شده که مستقیماً با متناظر خود در استان و متناظرش در سطح واحد دانشگاهی ارتباط برقرار می‌کند، بنابراین دیگر نیازی به ارسال مکاتبات از طریق رئیس استان، معاون هماهنگی یا بنده یا سایر عزیزان نیست. در این ساختار، حدود ۱۰۰ تا ۱۰۳ فرایند  از پیش تعریف شده‌اند که به صورت خوشه‌ای با یکدیگر در ارتباط بوده و پاسخگوی نیاز‌های واحد‌ها خواهند شد. 

بنابراین مشکلات پیشین در نظام مکاتبات به مزیت تبدیل شده‌اند؟ 
بله، اگر بخواهم جمع‌بندی کنم در نظام مکاتبات سازمان مرکزی، ابتدا آسیب‌شناسی کردیم. چندین مشکل عمده در ساختار پیشین شناسایی شد؛ «وجود سلسله‌مراتب اداری پیچیده با سطوح متعدد»، «عدم تمرکز و یکسان نبودن سامانه‌های مکاتباتی»، «توزیع نامتوازن سطوح دسترسی در تعاملات سازمانی»، «هزینه‌های بسیار زیاد نگهداری زیرساخت‌ها»، «پشتیبانی و بایگانی اطلاعات» و «عدم یکپارچگی فرایند های کل مکاتبات». تمامی این مشکلات، در ساختار جدید نظام مکاتبات، بهبود یافته و تبدیل به مزایا شده‌اند. 

یکی از اقدامات کلیدی در این ساختار جدید بحث تحول اداری است. این تحول برای رفع چه چالشی کلید خورد؟ 
همانطور که گفتید تحول اداری یکی از اقدامات کلیدی در این ساختار جدید محسوب می‌شود. یکی از مشکلات عمده‌ای که در سازمان‌ها، ازجمله دانشگاه آزاد وجود داشت، تعدد سطوح سازمانی بود. در ساختار جدید با تغییر رویکرد‌ها، تعداد این سطوح کاهش یافته و به پنج سطح اصلی تقسیم شده است؛ راهبر، دستیار، دبیر، کاردار و کاربر. این تغییرات، در راستای بهینه‌سازی فرایندها و کاهش پیچیدگی‌های اداری صورت گرفته است. در ادامه به سایر اهداف و مزایای این تحول اداری می‌پردازم. 

نکته مهمی که باید مورد توجه کارکنان قرار گیرد، این است که در گذشته پرداختی‌ها و پیشرفت شغلی کارکنان بر مبنای جایگاه سازمانی تعیین می‌شد. به این معنا که یک همکار فقط زمانی می‌توانست حقوق و مزایای بالاتری دریافت کند یا امکان ارتقا داشته باشد که در یک جایگاه سازمانی مشخص قرار گیرد، اما در ساختار جدید تحول اداری، علاوه بر جایگاه سازمانی، مشخصات فردی نیز در این فرایند تأثیرگذار خواهند بود. 

برای نمونه، در میان اعضای هیئت‌علمی  همچنین روندی وجود دارد؛ یک عضو هیئت‌علمی می‌تواند از طریق جایگاه‌های سازمانی، مسیر ترقی را طی کند و به سمت‌هایی همچون استاد دانشگاه، مدیر گروه، معاون دانشکده و رئیس دانشکده ارتقا یابد، از سوی دیگر می‌تواند از طریق رشد فردی، مراتب علمی خود را از مربی به استادیار، دانشیار و در نهایت استادتمام ارتقا دهد. در ساختار جدید تحول اداری، این الگو برای کارکنان نیز پیاده‌سازی شده است. 

متن کامل این گزارش را در روزنامه فرهیختگان بخوانید.