سامانه آموزشیار را می‌توان یکی از مهم‌ترین اقدامات دانشگاه آزاد اسلامی در راستای ارائه یکپارچه خدمات آموزشی در واحدهای مختلف این دانشگاه دانست. راه‌اندازی این سامانه همزمان با شرایط کرونایی کشور باعث شد تا روند آموزش‌های آنلاین این دانشگاه نظم بیشتری به خود بگیرد. با این حال، آموزشیار بنا به جدید بودن و گستردگی آن طبیعتا با مشکلاتی نیز مواجه است که مسئولان دانشگاه آزاد اسلامی درصدد رفع برخی از مشکلات این سایت هستند. در این گزارش ایمان عطارزاده، مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی به سوالات و مشکلات مطرح‌شده ازسوی دانشجویان درخصوص آموزشیار پاسخ داده که در ادامه می‌خوانید.
1 _ چرا برخی دانشجویان برای انتخاب واحد در سامانه آموزشیار با مشکل مواجه هستند؟
بهمن امسال، ماه بسیار پرمشغله‌ای هم برای سیستم دانشگاه و هم برای دانشجویان بود، چراکه این ماه زمان برگزاری امتحانات دانشجویان و به‌موازات آن حسب تقویم آموزشی که دانشگاه اعلام کرده بود بحث انتخاب واحد ترم آینده را هم داشتیم. همچنین در عین حال ثبت‌نام از ورودی‌های جدید را هم باید در این ماه انجام می‌دادیم و این دانشجویان نیز درحال اضافه شدن به جمعیت دانشجویی هستند. آنها نیز به‌ترتیب انتخاب واحد و بارگذاری و رسیدگی به مدارک و... را داشته‌اند. از طرف دیگر تعدادی از واحدهای دانشگاهی‌مان درحال تثبیت برنامه‌ریزی درسی جدید برای دانشجویان و ارائه آن هستند، به همین دلیل بهمن 99، ماه پرمشغله‌ای برای دانشگاه بود. طبیعی است که این مهم باعث ایجاد فشارهایی برای دانشجویان جدید و دانشجویانی که هم درگیر فرآیند انتخاب واحد و هم درگیر امتحانات‌شان بودند، شد. همان‌طور که قبلا گفته بودم، هفته گذشته به‌علت اینکه استرس دانشجویان و دغدغه‌های دانشجویان را می‌شنیدیم، تصمیم به اعلام برنامه انتخاب واحد تکمیلی در سایت دانشگاه گرفتیم تا از این طریق دانشجویان از آن بهره‌مند شوند. به همین دلیل دانشجویان برای انتخاب واحد نگران نباشند. انتخاب واحد تکمیلی در یکم و ششم بهمن‌ماه به‌علاوه حذف و اضافه برنامه‌ریزی شده است و دانشجویان زمان کافی را برای انتخاب واحد در اختیار دارند و جای نگرانی نیست.
2 _ بسیاری از دانشجویان اعلام کردند علی‌رغم پرداخت شهریه نمی‌توانستند ثبت‌نام و انتخاب واحد را انجام دهند، دلیل این مشکل چه بود؟
فرآیند انتخاب واحد از چند بخش تشکیل می‌شود؛ زمانی که دانشجو به انتهای ترم می‌رسد، تعرفه‌هایی به شهریه دانشجو تعلق می‌گیرد؛ به این معنی که دانشجو را براساس مبلغ شهریه ثابت بدهکار می‌کنند و روالی هم که وجود دارد، این است که معمولا باید دانشجویان بدهی‌های قبلی خود را (در قالب وام یا مدل‌هایی که معرفی شده) تسویه کنند. پس عملا دانشجو زمانی می‌تواند انتخاب واحد انجام دهد که پیش‌نیاز‌های آن که شامل بدهی قبلی دانشجو و مبلغ شهریه ثابتی است که پرداخت می‌کنند را رعایت کرده باشد. البته ما دو پیش‌نیاز دیگر هم داریم که مختص دانشجویان ورودی جدید است، آنها باید دو مبلغ دیگری که به شهریه اضافه شده را هم بپردازند، یکی مبلغ پنج هزار تومان برای بیمه و دیگری مبلغ سه هزار تومان مربوط به خدمات آموزشی که فقط یک‌بار در طی دوره پرداخت می‌کنند؛ از این‌رو ممکن بود برخی دانشجویان به دلایلی موفق به پرداخت این مبلغ نشوند که درنتیجه جزء بدهی آنها درنظر گرفته شده و روی بدهی‌شان اضافه شده است. بعضی دانشجویان که ورودی جدید نبودند و باتوجه به اینکه مبلغ بیمه یک‌بار در سال گرفته می‌شود فراموش کرده بودند که آن را بپردازند و از ترم قبل مانده بود و هنگام انتخاب واحد در ترم جدید سیستم به‌طور خودکار جلوی آنها را می‌گیرد.
3 _ چرا برخی از دانشجویانی که از وام دانشجویی استفاده می‌کنند به‌رغم پرداخت اقساط‌شان باز امکان انتخاب واحد را نداشته‌اند؟
دانشجویانی که مبلغ بیمه و خدمات دانشجویی را پرداخت نکرده باشند، فقط با پرداخت آن فایل آموزشی برای انتخاب واحد برایشان باز می‌شود. این دسته از دانشجویانی که سیستم هنگام انتخاب واحد یا امتحانات برایشان بدهکاری اعلام می‌کند باتوجه به توافقی که بین سازمان وجود دارد ازطریق سازمان مطبوع‌شان این مبلغ عملا پرداخت می‌شود، پس لازم نیست دانشجو ولو اینکه بدهی‌ای برای او درنظر گرفته شده وجهی را واریز کند. اگر کسانی هستند که برای انتخاب واحد دچار مشکل هستند، ما در هر واحد دانشگاهی نماینده داریم که می‌توانند به آنها مراجعه کنند. به تمام نماینده‌ها دسترسی داده شده تا مشکلات را برطرف کنند. از سوی دیگر بعضی دانشجویان مبلغی را به‌عنوان شهریه در سیستم مشاهده می‌کنند، اما می‌توانند آن را کامل نپردازند. در اصل ما دو امکان را برای این گروه در سامانه آموزشیار فراهم کردیم؛ حالت اول این است که با هماهنگی صورت‌گرفته با مدیران مالی واحدهای دانشگاهی، اگر دانشجویان بتوانند بخشی از شهریه را پرداخت کنند، این امکان برای آنها وجود دارد که از طرف حوزه مالی فایل دانشجو باز شود، اما حتما باید پیش‌پرداختی را داشته باشند. در حالت دوم که باز هم با هماهنگی واحد دانشگاهی صورت گرفته، دانشجو درخواست وام را در سامانه آموزشیار می‌دهد، البته باید توجه داشت که وام‌ها متفاوت هستند (وام بانکی یا وام صندوق رفاه دانشگاهی) براساس درخواست نوع وام و طی کردن فرآیند مربوطه به شرطی که شرایط آن را داشته باشد مشمول وام شده و فایل دانشجو به‌صورت اتوماتیک توسط مدیر مالی واحد باز می‌شود تا انتخاب واحد خود را انجام دهد.
4_ دانشجویان عملا تصور می‌کنند ازطریق آموزشیار نمی‌توانند برای ادامه تحصیل از وام دانشجویی بهره ببرند. این مشکل از کجا نشات می‌گیرد؟
همان‌طور که در رابطه با انتخاب واحد در ترم قبل به دانشجویان اطمینان دادیم، در این‌باره نیز اطمینان می‌دهم که دانشجو باتوجه به این دو فرآیند گفته‌شده و مراجعه به مدیر مالی واحد می‌تواند وام را دریافت کند. معتقدم اشکال عدم آگاهی دانشجویان در فرآیند گرفتن وام است. البته باید به این مساله اشاره کنم که برخی دانشجویان باوجود پرداخت اقساط وام نیز به مشکلاتی برخورد کردند، علت آن این بود که این وام‌ها، وام‌های خارج از دانشگاه و بانکی بودند، درحالی‌که برای وام‌هایی که ازطریق صندوق رفاه دانشجویی دانشگاه به دانشجو ارائه می‌شود و مدیریت آن به‌وسیله مدیر مالی انجام می‌گیرد، این مشکل وجود ندارد. درحقیقت پروسه وام بانک‌های خارج از دانشگاه در اختیار ما نیست، بانک وضعیت اقساط دانشجو را فعال می‌کند و از طرف دیگر ارتباطی که بانک مربوطه برای لیست دانشجوها با سازمان مرکزی دانشگاه دارد ممکن است زمان‌بر باشد. فکر می‌کنم با رایزنی‌هایی که در این زمینه صورت گرفته، کارها براساس رویکرد راحت‌تر و شفاف‌تر انجام شود و تسهیل خوبی در این زمینه صورت بگیرد. البته این مهم بدان شرط است که مساعدت و همکاری دانشجو با واحد دانشگاهی موثرتر باشد. همچنین باید توجه کرد که حدود یک‌هفته برای گرفتن وام‌های داخلی دانشگاه زمان لازم است. اگر دانشجو فرآیند را تکمیل کرده و مدیر مالی واحد آن را تایید کند، پرداخت وام در لحظه انجام می‌شود و یک تیک در آموزشیار فعال می‌شود که دانشجو از این تسهیلات استفاده می‌کند و فایل دانشجو باز خواهد شد، اما فرآیند بانکی مقداری زمان‌بر است که باید حل شود.
5 _ اموری که در سامانه آموزشیار انجام نمی‌شود مربوط به خود سیستم است یا کارمندان دانشگاه‌ها باید آن را انجام دهند؟ آیا مدیران دانشگاه به امور مالی دسترسی دارند؟
سامانه آموزشیار یک ابزار است، اما قابلیت‌های اجرایی‌اش به‌طور کلی دراختیار واحدهای دانشگاهی است. همان‌طور که واحدهای دانشگاهی در ترم‌های قبل یا دانشجویان برای اضافه کردن ظرفیت کلاس در ترم‌های قبل به حوزه فناوری دانشگاه یا به مدیر گروه یا حوزه آموزش مراجعه می‌کردند، امروز هم همان روال حاکم است و تنها تفاوتش این است که سامانه یکپارچه‌ای در دانشگاه به‌وجود آمده؛ با این‌حال تمام اختیارات مربوط به ظرفیت در اختیار حوزه‌های ذی‌ربط در واحدهای دانشگاه است. صراحتا اعلام می‌کنم تمامی اختیاراتی که برای تسهیل کار دانشجو لازم است، در واحدهای دانشگاهی لحاظ شده و مسئولان ذی‌ربط از امور مالی تا حوزه آموزش و مدیر و حوزه برنامه‌ریزی واحد برای اضافه کردن واحدها و ظرفیت‌ها کلا در اختیار واحد است.
6 _چرا شماره‌های تعیین‌شده برای رفع اشکال دانشجویان پاسخگو نیستند؟ اگر دانشجویی به هر دلیل با مشکلی مواجه شود، می‌تواند به بازرسی مراجعه کند؟
من این پیشنهاد را نمی‌کنم، اما فکر می‌کنم دانشجو باید مشکلات را منعکس کند تا پیگیری‌های لازم انجام شود یا تذکر لازم به واحدهای دانشگاهی مربوطه داده شود. در پاسخ به سوال اول نیز باید بگویم ازطریق شماره تماسی که در سایت اعلام کردیم همکاران پاسخگو هستند، اما حجم تماس‌ها بالا است. با این‌حال به تمام واحدهای دانشگاهی نیز ابلاغ شده که باید پاسخگویی داشته باشند و ما از کانال‌های موجود مشکلات دانشجویان را پیگیری می‌کنیم. هدف اصلی ما حل مشکلات دانشجو است.
7_ در سامانه برای پرداخت شهریه دو گزینه به‌صورت الکترونیک و پرداخت وجود دارد، تفاوت این دو گزینه چیست؟
در ترم گذشته برای همراهی و مساعدت با دانشجویان مبلغ شهریه باقیمانده به سه قسط تقسیم‌بندی شد. البته بسیاری از دانشجویان می‌گفتند ما تقاضای قسط نکردیم، اما معلوم نیست چرا در صفحه دانشجویی ما قسط به‌وجود آمده است. در این‌باره باید بگویم عددی که در اقساط مشاهده شده، عدد وام نیست و سودی به آن تعلق نگرفته است، بلکه به‌صورت خودکار بهخاطر تسهیل در فرآیند کار تمام بدهی دانشجو به سه قسط تبدیل شده است. این سه‌قسط در بازه زمانی 15 آذر و دی و بهمن تنظیم شد. برخی دانشجویان آن را پرداخت و برخی دیگر اصلا پرداخت نکرده بودند. زمانی‌که فرآیند انتخاب واحد شروع شد، باوجود اطلاع‌رسانی انجام‌شده عدد بدهی به‌جای اینکه از آنجا پرداخت شود از جای دیگر اقدام به پرداخت کردند، به همین دلیل برخی دانشجویان در این‌باره دچار مشکل شدند. البته ما از دانشجویان گله‌مند هستیم که چرا پیام‌ها را بادقت نمی‌خوانند. هفته گذشته کل بدهی‌های دانشجویان را به بخش پرداخت الکترونیک متصل کردیم و امروز یک محل برای پرداخت که همان پرداخت الکترونیکی شهریه باشد، وجود دارد و اگر دانشجو از همان محل پرداخت را انجام دهد، کاری به اقساط ندارد؛ ازسوی دیگر گزینه پرداخت الکترونیکی شهریه روال عادی و پرداخت الکترونیک برای شهریه مبلغ اختیاری است. دانشجویانی که می‌خواهند بخشی از شهریه را پرداخت کنند می‌توانند با هماهنگی مدیر مالی این‌کار را انجام دهند.
8_ باتوجه به اینکه تاریخ انتخاب واحد تمام شده است، جاماندگان چگونه می‌توانند انتخاب واحد انجام دهند؟
ما با طیف دانشجویان سروکار داریم، چراکه دانشجویانی را داشتیم که در بازه زمانی تعیین‌شده نتوانستند انتخاب واحد را انجام دهند و روزهای بعد اقدام به این کار کردند. قطعا سیستم بهخاطر کنترل بار ترافیکی جلوی این عده را می‌گیرد، اما این اطمینان را به همه دادیم تا انتخاب واحد خودشان را کامل انجام دهند و جای نگرانی نیست. ما برای انتخاب واحد جدول زمان‌بندی داریم که نوبت صبح، عصر و شب را برای این مهم درنظر گرفته است. زمان شب برای دانشجویانی است که نتوانستند در نوبت اول و دوم انتخاب واحدشان را تکمیل کنند. این نوبت از ساعت ۱۰شب تا 6 صبح روز تعیین شده و شامل حال همه دانشجویان می‌شود. به‌ازای تمام روزهایی که در جدول وجود دارد، زمان (صبح 8 تا 2 بعدازظهر) و شب (6 صبح تا 10 شب) برای انتخاب واحد دانشجویان به‌صورت عمومی درنظر گرفته شده است. علاوه‌بر آن طبق جدول جدید برای انتخاب واحد تکمیلی تاریخ یکم و بیستم درنظر گرفته شده است. همچنین بازه زمانی نهم و چهاردهم هم حذف و اضافه است و امکان جدیدی که درحال اضافه شدن است و اطلاع‌رسانی آن انجام می‌شود، مربوط به نوبت شب خواهد بود که این بخش را به دو دسته تقسیم کرده‌ایم؛ یکی مربوط به ورودی‌های ۹۷ و ماقبل و گروه دوم برای ورودی‌های ۹۸ و ۹۹ است. تصمیم داریم نوبت شب را به‌صورت پشت‌سر هم داشته باشیم. به‌طور مثال امشب را برای دسته اول و فردا شب را برای دسته دوم قرار دادیم و دوباره همین الگوریتم را برای روزهای آینده خواهیم داشت.
9 _ برخی دانشجویان از اینکه هنگام انتخاب واحد به ظرفیت صفر برخوردند گله‌مند هستند، این مشکل چه زمانی و چطور رفع خواهد شد؟
بحث ظرفیت مربوط به حوزه آموزش است و اگر دانشجویانی با این مشکل مواجهند، حتما با مدیر گروه مربوطه و حوزه آموزش درمیان بگذارند، زیرا کنترل ظرفیت‌ها دراختیار این افراد است. با مدل‌هایی که اعلام کردیم، دانشجویان می‌توانند یک‌شب درمیان این انتخاب را تکرار کنند. اولویت انتخاب واحد با کسانی است که در زمان صبح در زمان مقررشده برای آنها این کار را انجام دهند، اما زمان شب برای تمام کشور است.
10 _ چرا دانشجویان قبل از انتخاب واحد نمی‌توانند نمرات خود را در ترم قبل در سامانه مشاهده کنند؟
باتوجه به بار ترافیکی که روی سامانه بود، ما مجبور بودیم روزهای اول انتخاب واحد کنترل زمانی داشته باشیم، اما از روز شنبه دسترسی کل سامانه باز شده است، با این‌حال دوستانی که هنوز برهه زمانی انتخاب واحدشان فرانرسیده، امکان انتخاب واحد و حذف و اضافه ندارند و صرفا می‌توانند نمرات خود را ببینند. مساله دیگر بحث ارزشیابی اساتید است که روی آن تاکید داشتیم و عده‌ای از دانشجویان آن را به‌درستی انجام دادند، اما عده‌ای دیگر این کار را نکردند، به همین دلیل پیش‌فرض سامانه برای این دانشجویان آن است که ارزشیابی اساتید را انجام دهند و بعد از آن فایل برایشان قابل‌مشاهده خواهد شد. ازطرف دیگر برخی اساتید هم هنوز نمرات را ثبت نکرده‌اند، چون هنوز در بازه امتحانات هستیم.
11 _ برخی دانشجویان که امکان دسترسی به گزینه ارزشیابی اساتید را ندارند، چه کاری باید انجام دهند؟
این دانشجویان قبلا ارزشیابی را انجام داده‌اند که الان باز نمی‌شود و باید ازطریق ارتباط با کارشناسان دلیل این مشکل مشخص شود.
12 _چرا سامانه اجازه مشاهده چارت دروس را به دانشجو نمی‌دهد؟
زمانی‌که دانشجویان ازطریق حوزه آزمون به دانشگاه وارد می‌شوند، چارتی در اختیارشان قرار می‌گیرد که برنامه درسی آنها است و داخل آن چارت به‌طور مشخص هم جدول زمان‌بندی و پیشنهادی ترمی، واحدهای پیش‌نیاز و درس‌های ارائه‌شده مشخص است و دانشجویان می‌توانند از آن جدول کمک بگیرند. ما در آموزشیار کار مفیدی نسبت‌به ترم قبل انجام دادیم و آن یکسان‌سازی سرفصل‌ها و دروس است.البته هنوز بخشی از این کار باقی مانده و تا زمانی که تکمیل نشود امکان تثبیت همه دروس پیش‌نیاز و هم‌نیاز وجود ندارد.
قطعا چارت درسی به‌صورت رسمی از سمت دانشگاه به دانشجویان اعلام می‌شود و معمولا هر واحدی چارت مخصوص خود را دارد؛ از این‌رو هر گروه آموزشی با ورود به دانشگاه تقویم و جدول درسی را دراختیار دانشجو قرار می‌دهد و هرکدام از آنها نیز سایت خاص خودشان را دارند که ازطریق آن جداول مربوط به برنامه‌های پیشنهادی ارائه و دراختیار دانشجو قرار می‌گیرد. هرچند انتظار دانشجویان این است که در آموزشیار چارت را مشاهده کنند، اما بعد از یکسان‌سازی سرفصل‌ها دانشجو می‌تواند فقط برنامه درسی خود را مشاهده کند و ان‌شاءالله تا انتهای ترم دوم بتوانیم آن را تکمیل کنیم.
13_ چرا امکان جست‌وجوی دروس در سامانه آموزشیار برای دانشجویان وجود ندارد؟
یک مشکل فنی در سیستم هست که در اولویت‌های بعدی ما قرار دارد، اما حتما این مساله را حل خواهیم کرد. تمامی واحدهای دانشگاهی ما چارت درسی دانشجو را دارند و دانشجو حتما ازطریق ارتباط با مدیر گروه و بخش آموزش می‌تواند چارت را دریافت کند.
14_ تفاوت انتخاب واحد ازطریق دانشکده و انتخاب ازطریق رشته دانشجو در چیست؟
ما دو مقوله داریم که در وهله اول هر گروه آموزشی دروس مربوط به خودش را ارائه می‌کند، اما در یک سطح بالاتر دانشکده را داریم؛ یعنی چند گروه زیرمجموعه یک دانشگاه هستند و برخی از دروس این گروه مشترکند و دانشگاه این دروس مشترک را برای گروه‌های مربوطه تعریف می‌کند. برنامه‌ریزی در اختیار واحد دانشگاهی است.
زمانی که درس ارائه می‌شود، گروه مربوطه و دانشگاه اعلام می‌کنند که کدام دانشجویان مجاز به گذراندن این درس هستند؛ یعنی اینکه درس برای کدام گروه و برای کدام ورودی گذاشته شده، به‌طور کامل تعریف شده است. به‌عبارت دیگر وقتی واحد دانشگاهی درسی را ارائه می‌کند، باید برای آن درس شرایطش را نیز لحاظ کند، با این‌حال اگر درسی ارائه شود و جنسیت آن تعیین نشود، طبیعی است که سامانه جلوی دانشجو را می‌گیرد. این مساله به برنامه‌ریزی‌ای برمی‌گردد که توسط گروه واحد دانشگاهی و براساس ویژگی دروس صورت گرفته است. اگر در سامانه قبلی هم درسی تعریف می‌شد که وضعیت جنسیت توسط ارائه‌دهنده درس مشخص نمی‌شد، جلوی ثبت‌نام در آن گرفته می‌شد.
15 _ متاسفانه گاهی می‌بینیم که دانشجویان در داخل دانشگاه بین معاونت‌های مختلف سرگردان می‌شوند. نقش آموزش پرسنل دانشگاهی در این زمینه چیست؟
ما یک ساختار سازمانی را در کل کشور فراهم کردیم، اما در شرایط کرونا به واحدها اعلام کردیم که ستادی را برای پاسخگویی حضوری و غیرحضوری به دانشجویان داشته باشند. همچنین در واحدها نماینده آموزشیار (مدیر فناوری اطلاعات واحد) و هم پاسخگویی به مشکلات همکاران در ارتباط با سیستم را داریم. بنده سایت واحدهای دانشگاهی را دیدم که هم ستاد پاسخگویی گذاشتند و هم کلیپ و فایل‌های راهنما را آماده کرده‌اند. نماینده مدیر فناوری اطلاعات وظیفه مدیریتی دارد، اما برای پاسخگویی آموزشی صرفا حوزه آموزش و مدیرگروه است.