سارا طاهری، خبرنگار گروه دانشگاه: روز روابط‌عمومی بهانه‌ای شد تا با هفت فعال حوزه روابط‌عمومی در معاونت‌ها و واحدهای دانشگاه آزاد به گفت‌وگو بنشینیم و پاسخ سه پرسش را از آنها جویا شویم؛ اول اینکه پیشنهاد شما برای تقویت فضای روابط‌عمومی چیست؟ دوم، چگونه باید از فضای سنتی خارج شد و به فراگیرتر شدن علم کمک کرد؟ و سوم اینکه در حوزه روابط‌عمومی با چه چالش‌هایی روبه‌رو هستید؟ پاسخ‌های مدیران روابط‌عمومی را در ادامه می‌خوانید.
مهم‌ترین چالش‌مان وابستگی روابط‌عمومی به مدیریت سازمان است
محبوبه پرگو، مدیر ارتباطات معاونت علوم انسانی و هنر دانشگاه آزاد:
1. توجه جدی به افکار همه همکاران در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان‌سازی سالم و ایجاد روحیه تعامل‌گرایی بر پایه اعتماد و دفاع از جایگاه روابط‌عمومی در مقابل دخالت‌های غیرمسئولانه واحدها و افراد غیرمسئول در این حوزه از مهم‌ترین پیشنهادها برای تقویت فضای روابط‌عمومی است. همچنین روابط‌عمومی باید از موضع انفعالی خارج و به موضع فعال از طریق ارتباط قوی با جریان رسانه‌های اجتماعی و خبری وارد شود. تغییر فرهنگ سازمانی غلط را باید مولفه دیگری دانست.
2. روابط‌عمومی قلب تپنده یک دستگاه و نهاد است و وظایف سنگین و رسالت‌های خطیری را در بخش‌های مختلف از ارتباط با رسانه‌ها تا پاسخگویی به شبهات و انتقادها و تکریم مراجعه‌کنندگان برعهده دارد. یک روابط‌عمومی موفق برای بهبود عملکرد دستگاه متبوع و افزایش تاثیرگذاری در جامعه باید عناصر زیادی مانند مخاطب‌شناسی و زمان‌شناسی را بشناسد که منجر به اقدام به‌موقع و تاثیرگذار روی جامعه هدف و افزایش بهره‌وری می‌شود. اقدامات روابط‌عمومی‌ها در دستگاه‌ها باید با بهره‌گیری از عنصر هنر انجام شود، چون بهترین راه برای تاثیرگذاری بر روح و روان مخاطبان، مولفه هنر است و مسئولان روابط‌عمومی باید از این عنصر بسیار مهم به نحو احسن استفاده کنند.
3. چالش اول روابط‌عمومی را می‌توان دو بخش اصلی (تشکیلات، اعتبارات، آموزش، نحوه عمل، نیروی انسانی و وجود نگرش‌های منفی) و فرعی (نداشتن متولی مشخص، نبود تشکل‌های حرفه‌ای کافی و نبود قانونمندی مسئولیت‌های استراتژیک و حرفه‌ای روابط‌عمومی) تقسیم کرد. چالش دوم روابط‌عمومی، وابستگی صرف روابط‌عمومی به مدیریت سازمان است. این وابستگی کامل گاه خطر مدیریت‌مداری را در روابط‌عمومی یک سازمان افزایش می‌دهد. چالش سازمانی سوم آمیختگی تشکیلاتی روابط‌عمومی با سایربخش‌های تشکیلاتی سازمان چون اطلاعات و حوزه ریاست است.
چالش دیگر روابط‌عمومی، چالش حرفه‌ای بودن کارکنان و کارشناسان آن است.
ردیف بودجه خاص به روابط‌عمومی اختصاص پیدا کند
محمدحسن پیشداد، کارشناس مسئول روابط‌عمومی دانشگاه آزاد واحد کاشمر:
1. روابط‌عمومی را می‌توان قلب تپنده در هر سازمان و اداره‌ای دانست که بدون آن امکان ادامه فعالیت در آنها با مشکلاتی مواجه می‌شود. به‌عبارت بهتر تقریبا موفقیت هیچ‌نهاد و سازمانی بدون‌فعالیت‌های این بخش، اعم از ارزیابی نقاط ضعف و قوت سازمان‌ها تا شکل‌دهی افکار عمومی و برقراری ارتباطات داخلی و خارج سازمانی، بیش‌ازپیش دور از ذهن است.
2. برای دور شدن از فضای سنتی در روابط‌عمومی‌ها و همچنین فراگیر شدن علم نیاز است تا ردیف بودجه خاص به روابط‌عمومی اختصاص پیدا کند که بتوانند با فراغ‌بال روی مباحث مختلف و تولید محتواها و به‌ویژه خرید لوازم و امکانات به‌روز برنامه‌ریزی کند، مثل بودجه اختصاصی فرهنگی که در بعضی ادارات و دانشگاه دارند. به‌روز شدن و آشنایی بیشتر مدیران با علم و استفاده از امکانات روز رسانه، فضاهای مختلف و متنوع مجازی، تهیه محتوا نیز می‌تواند به این مهم کمک کند.
3. استفاده از افراد غیرحرفه‌ای در حوزه روابط‌عمومی مهم‌ترین چالشی است که با آن روبه‌رو هستیم. بنده مدتی خبرنویسی و تولید محتوا می‌کردم و در زمینه فضای مجازی کار و فعالیت داشتم و پایگاه خبری هم دارم، ولی همکارانی را می‌شناسم که چون رئیس دفتر ریاست بودند یا کار آموزشی انجام داده‌اند به حوزه روابط‌عمومی وارد شده‌اند.
باید از روش‌های قدیمی فاصله بگیریم
سمیرا محمدی، رئیس اداره روابط‌عمومی واحد هنرهای اسلامی-ایرانی استاد محمود فرشچیان:
1.روابط‌عمومی‌ها در همه عرصه‌ها و راهبرد اهداف سازمان‌ها نقش بسزایی دارند؛ به عبارت بهتر از آنجایی که روابط‌عمومی‌ها همواره در کنار روسا و مدیران هستند باید هم در حوزه خبری و هم در حوزه‌های اجرایی اختیارات لازم به آنها داده شده و در هر شرایطی به آنها اعتماد کرد. روابط‌عمومی باید به قدری قوی باشد که بتواند در هر مساله‌ای تصمیم‌گیرنده باشد و در جریان همه امور قرار گیرد. روابط‌عمومی‌ها در تبلیغات و رساندن به اهداف سازمان‌ها پرچم‌دار هستند و می‌توانند توانایی‌های زیادی داشته باشند.
2.در بحث فضای سنتی و فراگیر شدن علم اول باید خودمان را به‌روز کنیم؛ یعنی از متدهای قدیمی فاصله گرفته و به سمت روش‌های جدید حرکت کنیم. همچنین باید از کلاس‌ها و کتاب‌های تخصصی روز دنیا استفاده کرده و برای این کار باید سواد علمی داشته باشیم و جریان‌شناسی و آسیب‌شناسی کنیم. به عبارت بهتر برای فاصله گرفتن از فضای سنتی باید تولید علم کنیم.
3.یکی از چالش‌های روابط‌عمومی نداشتن اختیارات و شرکت نکردن در برنامه‌هاست؛ چراکه امروزه در بیشتر مراکز از روابط‌عمومی در چند حوزه استفاده می‌شود و این باعث پایین آمدن کارایی روابط‌عمومی‌ها شده است.
روابط‌عمومی‌ها با ورود به تکنولوژی روز از فضای سنتی خارج شوند
محمدحسن بهزادی، مدیرکل حوزه ریاست و روابط‌عمومی واحد علوم‌وتحقیقات:
1.روابط‌عمومی در شرایط جهان کنونی همچون دیده‌بان و تحلیلگر باید به تغییرات محیط عمومی، تغییرات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، جمعیت‌شناسی و تغییرات فناورانه حساس باشد تا بتواند با ارائه تحلیل‌های درست سازمان را در اتخاذ استراتژی مناسب در مسائل مختلف یاری کند. روابط‌عمومی به‌عنوان پل ارتباطی بین سازمان و مخاطبان باید بتواند در مرحله اول به شناسایی مخاطبان خود بپردازد و سپس با تولید محتوای قوی و باکیفیت، با مخاطبانش ارتباط برقرار کند که این ارتباط از مسیرهای مختلفی مانند رسانه، سخنرانی، شبکه‌های اجتماعی، بیانیه مطبوعاتی و... ایجاد می‌شود.
2.روابط‌عمومی‌ها باید با ورود به تکنولوژی روز دنیا ازجمله فضای دیجیتال و هوش مصنوعی، از فضای سنتی خارج شده و شرایط جدید را شناسایی و طبق آن گام بردارند. به‌عبارت دیگر باید بتوانیم روابط‌عمومی‌ها را با چالش‌های جدید فناوری به‌روز نگه داریم. از آنجا که برخی صاحبنظران به روابط‌عمومی لقب هنر هشتم را داده‌اند، این مساله نشان می‌دهد با هنری ممتاز و چندوجهی روبه‌رو هستیم که می‌توانیم از طریق آن به تعالی سازمان و تقویت ارتباط با مخاطبان و ذی‌نفعان کمک کنیم.
3.پیشرفت‌های سریع در حوزه‌های ارتباطات، هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها باعث می‌شود پیرامون ما با سرعت درحال تغییر باشد. روابط‌عمومی برای حفظ اثربخشی و موفقیت خود نیازمند اتخاذ رویکردی خلاقانه، نوآورانه و آینده‌نگر است تا از این تغییرات عقب نماند. به‌رغم وجود اندیشه‌ها و ایده‌های نو برای توسعه روابط‌عمومی و توجه جدی به آنها توسط برخی سازمان‌ها، متاسفانه گاهی مشاهده می‌شود اقدام عملی بنیادی در برخی حوزه‌ها صورت نگرفته که این مساله موجب‌شده روابط‌عمومی بعضی از سازمان‌ها عمدتا به اجرای وظایف جاری و روزمرگی دچار شوند.
مهم‌ترین چالش، نبود نیروی انسانی باتجربه است
امیر دلداری، مدیر روابط‌عمومی دانشگاه آزاد واحد تهران غرب:
1. در ابتدا روز ارتباطات و روابط‌عمومی را به همه دوستان و همکاران عزیزم در این حوزه تبریک عرض می‌کنم. زندگی اجتماعی انسان‌ها در طول تاریخ همواره با موضوع ارتباط و نحوه برقراری آن خودنمایی کرده و تاثیرات مداوم این موضوع کیفیت زندگی بشر را تحت‌الشعاع قرار داده است. با توجه به پیچیدگی جوامع امروزی، سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند کارایی فعالیت‌ها زمانی خواهد بود که از تمام ظرفیت‌های سازمانی و امکانات و شرایط لازم بهرمند می‌شوند و در عرصه جامعه حضوری فعال و موثر داشته باشند.
2.در دنیای امروز با رشد تکنولوژی‌های نوین، برقراری ارتباط تغییر کرده است و دیگر نیازی نیست به‌منظور ایجاد ارتباط، صرفا از رسانه‌های کلاسیک و مطبوعات استفاده کرده یا برای انتشار اخبار و اطلاعات مربوطه از روش‌های سنتی و محیطی استفاده کنیم.
3. توجه ویژه مسئولان به روابط‌عمومی در راستای کادرسازی و تشکیلات ساختاری مناسب در حوزه روابط‌عمومی، اختصاص بودجه ویژه جهت انجام برنامه‌های تبلیغاتی، استفاده از افراد باتجربه، دلسوز و متخصص در این حوزه و دارا بودن تجهیزات مورد نیاز روابط‌عمومی بسیار مهم است و می‌توان مهم‌ترین چالش را نبود بودجه کافی برای تهیه و به‌روزرسانی امکانات و تجهیزات و همچنین نیروی انسانی با تجربه و با‌انگیزه دانست.
پوست‌اندازی روابط‌عمومی‌ها از شکل سنتی به مدرن ضروری است
اعظم خواجه‌وندی، رئیس اداره روابط‌عمومی باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان:
1. تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط‌عمومی و جایگاه و اهمیت آن، ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، معاونان و مدیران سازمان، تقویت ارزش‌ها و ویژگی‌های مطلوب انسانی و تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن می‌تواند باعث تقویت فضای روابط‌عمومی شود. همچنین با روابط‌عمومی مدرن می‌توان فضای روابط‌عمومی را در سازمان‌ها تقویت کرد.
2. سرعت پیشرفت تکنولوژی در دهه‌های اخیر باعث ایجاد تغییرات فراوانی در عرصه‌های مختلف اجتماعی شده است. دگرگونی در فناوری‌های مرتبط با بخش ارتباطات جمعی و انتقال اطلاعات که از ارکان اساسی در روابط‌عمومی هستند، پوست‌اندازی در این صنعت را امری ناگزیر می‌کند. دنیای مجازی هم‌اکنون فضای غالب اطلاع‌رسانی مردم، جامعه و سازمان‌ها محسوب می‌شود و پوست‌اندازی روابط‌عمومی‌ها در سازمان از شکل سنتی به مدرن قطعا ضروری است.
3. اگر چه جایگاه روابط‌عمومی در رشد و اعتلای حرکت یک سازمان و مجموعه بسیار تاثیرگذار است اما متاسفانه کمتر به این جایگاه توجه شده است. همچنین نداشتن تعریف مشخصی از روابط‌عمومی می‌تواند یکی دیگر از چالش‌های روابط‌عمومی باشد.
چالش‌مان بی‌اعتقادی به پژوهش و تحقیق در مدیریت سازمان‌هاست
محمدجواد ملکی، مدیر ارتباطات و اطلاع‌رسانی معاونت علوم تربیتی و مهارتی دانشگاه آزاد:
1. بی‌شک توجه جدی به جریانات فکری و ارتباطی و روابط انسانی درون سازمانی و تشکیل روابط‌عمومی واحد و مسستقل که به دنبال فعالیت‌های تخصصی به دور از سوگیرهای سیاسی و شخصی باشد در تقویت فضای روابط‌عمومی‌ها موثر واقع خواهد بود. بهره‌مندی از چارت سازمانی مناسب و کارآمد، برخورداری از نیروی انسانی متخصص، حرفه‌ای و توانمند و تجهیزات متناسب با فناوری‌های روز در تقویت فعالیت‌ها و دستاوردهای حوزه روابط‌عمومی موثر خواهد بود.
2. باید استفاده از فناوری اطلاعات و دانش روز به بهترین وجه ممکن استمرار یابد. ما باید استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی را فرصت‌های ارتباطی جدید بدانیم و برای استمرار ارتباطات نوین برنامه‌ریزی کنیم.
3. بی‌اعتقادی به پژوهش و تحقیق در مدیریت سازمان‌ها می‌تواند چالش مهمی باشد که روابط‌عمومی‌های با آن مواجه‌اند. البته که ساختارها با توجه به وضع سازمانی و نوع ماهیت دستگاه‌ها تعریف می‌شوند ولی نباید در ترکیب اصلی بدنه تشکیلاتی سازمان تفاوتی میان واحدهای مختلف وجود داشته باشد. عدم تخصیص اعتبار برای انجام طرح‌های پژوهش هم از جمله موانع رشد روابط‌عمومی‌هاست.
جهت مشاهده متن کامل گزارش، اینجا را بخوانید.